Wat doet een office manager? Taken en verantwoordelijkheden

Graag helpen we je om inzicht te krijgen hoe jij je team verder uit kan breiden. In een groeiend bedrijf wordt vaak gekeken hoe operationele taken beter belegd kunnen worden. Ben je op zoek naar een office manager of eigenlijk toch een andere HR functies? Daarom duiken de rol van een office manager en verkennen we drie essentiële aspecten die jou helpen begrijpen wat een office manager doet en waarom deze functie wellicht verlichting biedt voor ondernemers.

Als ondernemer of HR-manager is het begrijpen van de functie van een office manager handig om te bepalen welke bijdrage deze functie kan leveren. Het beroep office manager zorgt voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse operaties binnen jouw bedrijf. Of je nu een startup, een MKB-bedrijf of een grotere onderneming bent, de functie office manager kan aanzienlijke voordelen opleveren. Denk aan het verbeteren van organisatorische werkzaamheden, secretariële werkzaamheden, facilitaire ondersteuning en helpen bij personele zaken.

Definitie office manager: wat is een office manager?

Een office manager is letterlijk verantwoordelijk voor de zaken op kantoor. Dit zijn vaak operationele zaken, van een goed werkklimaat (lunch, kantoorbenodigdheden) tot administratieve taken zoals verlofregistratie en boekhouding.

Een office manager is de spil van een kantooromgeving. Het is een duizendpoot voor operationele zaken op kantoor. Hij of zij is verantwoordelijk voor het coördineren en organiseren van administratieve taken en het faciliteren van een soepele werkomgeving voor alle medewerkers. Simpel gezegd; een office manager zorgt voor een fijne werkomgeving, waarbij alle ingrediënten aanwezig zijn voor een goede werkdag (ook de lunch over ingrediënten gesproken). Ook worden bezoekers en klanten vaak ontvangen door de office manager, is daarmee het gezicht van het bedrijf.

In veel opzichten is goed office management een verbindingspunt tussen verschillende afdelingen en medewerkers. Office managers zijn daarmee een belangrijke en onmisbare schakel, zodat communicatie en afspraken soepel verlopen.

Drie signalen wanneer een office manager aan te nemen

Wanneer dien je het office management te verstevigen? Een goede vraag om deze jezelf te stellen, zeker ook omdat sommige zaken ook met automatisering zijn op te lossen. Drie signalen wanneer je een office manager nodig hebt voor je bedrijf:

1. Te hoge administratieve last: reden één om een office manager te zoeken is een te hoge administratie last bij het MT of de ondernemer. Een goede office manager helpt bij vergaderingen uitwerken, uitgaande communicatie, zakelijke correspondentie, specifieke taken, personeelsadministratie, voorraadbeheer, facturen. Daarmee kan het soms ook deels een directiesecretaresse of management assistent zijn.
2. Verbeteren werkklimaat: je hebt een te gek bedrijf, maar niet alles is op kantoor even goed geregeld. Soms zijn de boodschappen er voor de lunch wel, dan is het kerstdiner weer niet goed geregeld, dan zijn er bepaalde zaken stuk op kantoor en moet er even een nieuwe stoel worden besteld. Allerlei dagelijkse taken die een office manager op zich neemt om te zorgen dat het werkklimaat verbetert. Daarmee hebben office manager direct invloed op de medewerkerstevredenheid!
3. Veel vragen uit team: een office manager kan een aanspreekpunt zijn voor het team voor allerhande vragen. Verlofbudgetten, personeelshandboek zaken, aanwezigheid. Secretariële medewerkers worden overbodig.

Of toch geen office manager, maar juist HR software?

Oke, een persoon is altijd beter, zeker voor meer menselijkheid in processen. Maar soms zijn budgetten niet toereikend, of zijn kun je niet een volledige fulltime functie inrichten. Denk ook eens aan automatisering als het om operationele processen gaan. Zo kun je administratie processen, zeker als ze repeterend zijn, goed ondersteunen met software. Bijvoorbeeld de gehele personeelsadministratie kun je met HR software simpeler maken en dus tijd besparen. Zo bespaar je weer tijd en geld!

Office Manager verantwoordelijk voor en belangrijkste taken

De belangrijkste taken van een office manager zijn:

1. Administratieve ondersteuning: Opstellen van documenten en contracten, maar ook personeelsadministratie.
2. Facilitair beheer: Zorgen dat er een tof kantoor is, en dat alle kantoorbenodigdheden er zijn. Het onderhoud tijdig gepleegd wordt, en een goede lunch beschikbaar is.
3. Human resources ondersteuning: Het assisteren bij allerhande HR taken. Daarmee is de office manager ook deels een HR medewerker.

Belangrijkste Competenties om rekening mee te houden

Om effectief te zijn in deze rol, zijn bepaalde competenties essentieel. Enkele van de belangrijkste zijn:

1. Organisatorische vaardigheden: Het vermogen om taken te prioriteren, deadlines te halen en meerdere taken tegelijkertijd te beheren.
2. Communicatieve vaardigheden: Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden zijn cruciaal voor effectieve interactie met collega’s, klanten en leveranciers.
3. Probleemoplossend vermogen: Het vermogen om snel en effectief problemen op te lossen en beslissingen te nemen in een dynamische werkomgeving.

Voorbeeld Functieomschrijving voor een Office Manager

Om je te helpen bij het opstellen van een goede functieomschrijving hebben we hieronder een voorbeeld gemaakt. Neem deze zaken gerust over in je vacatures, zodat je weer tijd bespaard!

Voorbeeldtekst

Als office manager ben je de spin in het web van ons kantoor. Je helpt ons bij het soepel laten verlopen van onze dagelijkse operationele activiteiten en creëert een prettige werksfeer op kantoor. Je taken en verantwoordelijkheden zijn breed en daar hou je van. De ene dag help je met administratieve taken, de andere dag juist om de kantoorfaciliteiten te verbeteren en soms help je ook bijhet ondersteunen van het personeel.

Verantwoordelijkheden:

• Administratieve ondersteuning
• Facilitair beheer
• Agenda- en evenementenbeheer
• Personeelsondersteuning

Vereisten:

• Minimaal een MBO-diploma
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol
• Werkt gestructureerd en oog voor detail
• Sterke communicatieve vaardigheden
• Probleemoplossend vermogen
• Bekendheid met kantoorsoftware, zoals Microsoft Office, Teams of Slack
• Proactieve en zelfstandige werkhouding

Wat verdient een office manager?

Een gemiddelde salaris voor een office manager ligt tussen de € 2.500,00 en €4.000,00, maar is sterk afhankelijk van factoren zoals locatie, ervaring en de omvang van het bedrijf. Een gemiddelde salaris is dus lastig exact vast te stellen.

Ondersteuning voor office management, of juist specifieke HR taken?

Soms zien we in de praktijk dat office managers een veel breder takenpakket krijgen, en vaak zien we dit met name doorschieten op HR vlak. Bedenk goed of je wel echt een office manager zoekt, of toch niet iemand die gespecialiseerd is in HR zaken. In onze blog alle HR functies op een rij, leer je hier meer over.