Wat doet een office manager? Taken en verantwoordelijkheden
Graag helpen we je om inzicht te krijgen hoe jij je team verder uit kan breiden. In een groeiend bedrijf wordt vaak gekeken hoe operationele taken beter belegd kunnen worden. Ben je op zoek naar een office manager of eigenlijk toch een andere HR functies? Daarom duiken de rol van een office manager en verkennen we drie essentiële aspecten die jou helpen begrijpen wat een office manager doet en waarom deze functie wellicht verlichting biedt voor ondernemers.
Als ondernemer of HR-manager is het begrijpen van de functie van een office manager handig om te bepalen welke bijdrage deze functie kan leveren. Het beroep office manager zorgt voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse operaties binnen jouw bedrijf. Of je nu een startup, een MKB-bedrijf of een grotere onderneming bent, de functie office manager kan aanzienlijke voordelen opleveren. Denk aan het verbeteren van organisatorische werkzaamheden, secretariële werkzaamheden, facilitaire ondersteuning en helpen bij personele zaken.
Definitie office manager: wat is een office manager?
Een office manager is letterlijk verantwoordelijk voor de zaken op kantoor. Dit zijn vaak operationele zaken, van een goed werkklimaat (lunch, kantoorbenodigdheden) tot administratieve taken zoals verlofregistratie en boekhouding.
Een office manager is de spil van een kantooromgeving. Het is een duizendpoot voor operationele zaken op kantoor. Hij of zij is verantwoordelijk voor het coördineren en organiseren van administratieve taken en het faciliteren van een soepele werkomgeving voor alle medewerkers. Simpel gezegd; een office manager zorgt voor een fijne werkomgeving, waarbij alle ingrediënten aanwezig zijn voor een goede werkdag (ook de lunch over ingrediënten gesproken). Ook worden bezoekers en klanten vaak ontvangen door de office manager, is daarmee het gezicht van het bedrijf.
In veel opzichten is goed office management een verbindingspunt tussen verschillende afdelingen en medewerkers. Office managers zijn daarmee een belangrijke en onmisbare schakel, zodat communicatie en afspraken soepel verlopen.
Drie signalen wanneer een office manager aan te nemen
Wanneer dien je het office management te verstevigen? Een goede vraag om deze jezelf te stellen, zeker ook omdat sommige zaken ook met automatisering zijn op te lossen. Drie signalen wanneer je een office manager nodig hebt voor je bedrijf:
- Te hoge administratieve last: reden één om een office manager te zoeken is een te hoge administratie last bij het MT of de ondernemer. Een goede office manager helpt bij vergaderingen uitwerken, uitgaande communicatie, zakelijke correspondentie, specifieke taken, personeelsadministratie, voorraadbeheer, facturen. Daarmee kan het soms ook deels een directiesecretaresse of management assistent zijn.
- Verbeteren werkklimaat: je hebt een te gek bedrijf, maar niet alles is op kantoor even goed geregeld. Soms zijn de boodschappen er voor de lunch wel, dan is het kerstdiner weer niet goed geregeld, dan zijn er bepaalde zaken stuk op kantoor en moet er even een nieuwe stoel worden besteld. Allerlei dagelijkse taken die een office manager op zich neemt om te zorgen dat het werkklimaat verbetert. Daarmee hebben office manager direct invloed op de medewerkerstevredenheid!
- Veel vragen uit team: een office manager kan een aanspreekpunt zijn voor het team voor allerhande vragen. Verlofbudgetten, personeelshandboek zaken, aanwezigheid. Secretariële medewerkers worden overbodig.
Of toch geen office manager, maar juist HR software?
Oke, een persoon is altijd beter, zeker voor meer menselijkheid in processen. Maar soms zijn budgetten niet toereikend, of zijn kun je niet een volledige fulltime functie inrichten. Denk ook eens aan automatisering als het om operationele processen gaan. Zo kun je administratie processen, zeker als ze repeterend zijn, goed ondersteunen met software. Bijvoorbeeld de gehele personeelsadministratie kun je met HR software simpeler maken en dus tijd besparen. Zo bespaar je weer tijd en geld!
Office Manager verantwoordelijk voor en belangrijkste taken
De belangrijkste taken van een office manager zijn:
- Administratieve ondersteuning: Opstellen van documenten en contracten, maar ook personeelsadministratie.
- Facilitair beheer: Zorgen dat er een tof kantoor is, en dat alle kantoorbenodigdheden er zijn. Het onderhoud tijdig gepleegd wordt, en een goede lunch beschikbaar is.
- Human resources ondersteuning: Het assisteren bij allerhande HR taken. Daarmee is de office manager ook deels een HR medewerker.
Belangrijkste Competenties om rekening mee te houden
Om effectief te zijn in deze rol, zijn bepaalde competenties essentieel. Enkele van de belangrijkste zijn:
- Organisatorische vaardigheden: Het vermogen om taken te prioriteren, deadlines te halen en meerdere taken tegelijkertijd te beheren.
- Communicatieve vaardigheden: Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden zijn cruciaal voor effectieve interactie met collega’s, klanten en leveranciers.
- Probleemoplossend vermogen: Het vermogen om snel en effectief problemen op te lossen en beslissingen te nemen in een dynamische werkomgeving.
Voorbeeld Functieomschrijving voor een Office Manager
Om je te helpen bij het opstellen van een goede functieomschrijving hebben we hieronder een voorbeeld gemaakt. Neem deze zaken gerust over in je vacatures, zodat je weer tijd bespaard!
Voorbeeldtekst
Als office manager ben je de spin in het web van ons kantoor. Je helpt ons bij het soepel laten verlopen van onze dagelijkse operationele activiteiten en creëert een prettige werksfeer op kantoor. Je taken en verantwoordelijkheden zijn breed en daar hou je van. De ene dag help je met administratieve taken, de andere dag juist om de kantoorfaciliteiten te verbeteren en soms help je ook bijhet ondersteunen van het personeel.
Verantwoordelijkheden:
- Administratieve ondersteuning
- Facilitair beheer
- Agenda- en evenementenbeheer
- Personeelsondersteuning
Vereisten:
- Minimaal een MBO-diploma
- Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol
- Werkt gestructureerd en oog voor detail
- Sterke communicatieve vaardigheden
- Probleemoplossend vermogen
- Bekendheid met kantoorsoftware, zoals Microsoft Office, Teams of Slack
- Proactieve en zelfstandige werkhouding
Wat verdient een office manager?
Een gemiddelde salaris voor een office manager ligt tussen de € 2.500,00 en €4.000,00, maar is sterk afhankelijk van factoren zoals locatie, ervaring en de omvang van het bedrijf. Een gemiddelde salaris is dus lastig exact vast te stellen.
Ondersteuning voor office management, of juist specifieke HR taken?
Soms zien we in de praktijk dat office managers een veel breder takenpakket krijgen, en vaak zien we dit met name doorschieten op HR vlak. Bedenk goed of je wel echt een office manager zoekt, of toch niet iemand die gespecialiseerd is in HR zaken. In onze blog alle HR functies op een rij, leer je hier meer over.
Veelgestelde vragen over de office manager
Wat is een office manager en wat doet deze functie?
Een office manager is de spil van de kantooromgeving en verantwoordelijk voor een breed scala aan operationele en administratieve taken. Denk aan het beheren van kantoorbenodigdheden, het ontvangen van bezoekers, het verwerken van personeelsadministratie en het ondersteunen van het management. Een office manager is daarmee een echte duizendpoot die zorgt dat alle ingrediënten aanwezig zijn voor een soepele en prettige werkdag, voor het hele team.
Wanneer is het tijd om een office manager aan te nemen?
Er zijn drie duidelijke signalen dat je een office manager nodig hebt. Ten eerste wanneer de administratieve last bij de ondernemer of het management te hoog oploopt. Ten tweede als het werkklimaat op kantoor verbeterd kan worden, van de lunch tot de facilitaire zaken. Ten derde als het team steeds vaker vragen stelt over verlof, het personeelshandboek of andere dagelijkse zaken. Een office manager neemt al deze taken over, wat direct bijdraagt aan de medewerkerstevredenheid.
Wat zijn de belangrijkste taken van een office manager?
De belangrijkste taken van een office manager vallen uiteen in drie gebieden. Administratieve ondersteuning omvat het opstellen van documenten, contracten en personeelsadministratie. Facilitair beheer draait om een goed ingericht kantoor met de juiste voorzieningen. Daarnaast ondersteunt een office manager bij HR taken, waardoor de rol deels overlapt met die van een HR medewerker. In de praktijk zien we dan ook regelmatig dat het takenpakket van een office manager sterk uitbreidt richting personeelszaken.
Wat verdient een office manager in Nederland?
Het gemiddelde salaris van een office manager ligt tussen de €2.500 en €4.000 bruto per maand. De exacte hoogte is sterk afhankelijk van factoren zoals locatie, ervaring en de omvang van het bedrijf. Voor een meer ervaren office manager met een breed takenpakket, inclusief HR verantwoordelijkheden, kan het salaris daar bovenuit komen.
Welke competenties heeft een goede office manager nodig?
Een effectieve office manager beschikt over sterke organisatorische vaardigheden om meerdere taken tegelijk te prioriteren en deadlines te halen. Uitstekende communicatieve vaardigheden zijn onmisbaar voor de dagelijkse interactie met collega’s, klanten en leveranciers. Daarnaast is probleemoplossend vermogen cruciaal, want een office manager werkt in een dynamische omgeving waar snel schakelen de norm is.
Is een office manager hetzelfde als een HR medewerker, en welke HR-software past daarbij?
Een office manager en een HR medewerker overlappen in de praktijk regelmatig, maar zijn niet hetzelfde. Wil je weten welke functie het beste past bij jouw organisatie, bekijk dan het overzicht van soorten HR functies. Is het budget nog niet toereikend voor een fulltime functie, dan biedt HR-software een goede eerste stap. Met tools voor verlofregistratie en personeelsdossiers automatiseer je repeterende taken en bespaar je direct tijd en geld.
Ontdek de mogelijkheden van HoorayHR
Maak kennis met de alles-in-één HR-tool van HoorayHR.
- Perfect voor het MKB
- ISO 27001 & AVG-proof
- Inclusief mobiele app
