Zakenreis maken, waar houdt je rekening mee?

zakenreis

We kennen het begrip allemaal eigenlijk wel, op zakenreis gaan, maar wat betekent het nou eigenlijk precies? Nou, een zakenreis is een reis die door een medewerker wordt ondernomen om professionele taken uit te voeren of deel te nemen aan zakelijke activiteiten op afstand van het kantoor. Deze reis kan zowel nationaal als internationaal plaatsvinden, met inbegrip van overnachtingen, transportkosten en andere gerelateerde uitgaven. 

Gemakkelijk tracken waar jouw werknemers zijn? Check HoorayHR voor al jouw HR-zaken!

Wat is een zakenreis

De gemaakte kosten tijdens een zakenreis kunnen fiscaal worden verrekend bij de Belastingdienst via de aangifte inkomsten- en omzetbelasting. Hierbij kunnen kosten voor voeding, representatie, en reis- en verblijfskosten worden afgetrokken bij de inkomstenbelasting. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om elk kwartaal de betaalde btw tijdens de zakenreis terug te vorderen. Naast deze zakelijke kosten is het tevens toegestaan bepaalde kosten van de werknemer onbelast te vergoeden.

Zakelijk reizen, waar hou je rekening mee

Tijdens de zakenreis is het belangrijk om te bedenken naar wat voor event je gaat. Hierbij hou je rekening met de mensen, de taak van de organisatie bij het bezoek en natuurlijk de formaliteit. Verschillende zakenreizen hebben verschillende hoofddoelen. Hou dan ook rekening met het doel van de zakenreis en overleg vooraf goed wat je wilt bereiken met de reis. 

Ontdek de kracht van HoorayHR

Bekijk videodemo

Adviezen voor prettige zakenreizen

Bespreek voorafgaand aan de zakenreis alle procedures en afspraken met je werknemer.

Tijdens een zakenreis heeft je werknemer veel zaken om te overwegen. Het is daarom essentieel om duidelijkheid te verschaffen over alle regels en procedures. Hierbij horen onder andere afspraken omtrent het gebruik van een zakelijke betaalpas en het bewaren van bonnetjes en tickets. Zorg ervoor dat de medewerker ook op de hoogte is van de benodigde informatie op facturen. Integreer deze informatie eveneens in het inwerkprogramma voor nieuwe werknemers, zodat zij vanaf het begin goed geïnformeerd zijn.

Bewaar zorgvuldig alle bonnen en afschriften.

Het is van groot belang om alle bonnen, facturen en afschriften goed te bewaren, gezien de complexiteit van de administratie rondom zakenreizen en kostendeclaratie. Scan de bonnen direct in om verlies te voorkomen en upload ze in de daarvoor bestemde procesapplicatie.

Activeer een out-of-officebericht.

Zakenreizen kunnen hectisch en intensief zijn, waardoor werknemers mogelijk niet in staat zijn om e-mails en berichten tijdig te beantwoorden. Stel daarom een out-of-officebericht in, zodat collega’s en klanten op de hoogte zijn van de situatie.

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.