Bewaartermijn personeelsdossier: Hoe lang mag je het personeelsdossier bewaren?

Als werkgever verzamel je in de loop van tijd erg veel informatie over je werknemers die je opslaat in het digitale personeelsdossier. De herkomst bewaartermijn komt voort vanuit de privacaywetgeving, genaamd AVG. Vanuit de AVG gegevens (algemene verordening gegevensbescherming) zijn er de nodige regels vastgesteld rondom bewaartermijnen personeelsdossier. Wat is wettelijke bewaartermijn van het personeelsdossier? Daarnaast zijn er verschillende bewaartermijnen voor diverse documenten, denk aan bewaartermijn functioneringsgesprek, bewaartermijn sollicitatiegegevens, bewaartermijn loonstrook. In dit kennisartikel helpen we je met een overzicht van alle wettelijke bewaartermijnen voor personeelsdossiers.

Wat is de wettelijke bewaartermijn personeelsdossiers?

De wettelijke bewaartermijn personeelsdossier verschilt per type document/gegevens en hangt af van de wetgeving in jouw regio. In Nederland worden over het algemeen de meeste personeelsdossiers 7 jaar bewaard na einde dienstverband. Dit is in de basis regel omtrent de wettelijke bewaarplicht. Het bewaartermijn personeelsdossier hangt af van het type document, denk aan sollicitatieformulieren, contracten, loonstroken, evaluaties en andere gerelateerde documenten.

Voor sommige documenten, zoals informatie voor boekhouding/belastingen, zijn de bewaartermijnen soms langer. Het is goed om voor deze specifieke zaken navraag te doen bij een specialist, zodat je het exacte antwoord hebt van de dan geldende wetgeving.

Welke werknemersgegevens moet ik verplicht bewaren in het digitaal personeelsdossier?

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen voor personeel, zijn er verschillende documenten en bestanden die een werkgever voor een langere periode moet bewaren. Dit geldt ook een document voor nieuw personeel, een nieuwe medewerker heeft namelijk vele nieuwe documenten. Deze documenten vormen het digitale personeelsdossier en zijn van groot belang voor een efficiënt document management systeem. Enkele voorbeelden van wettelijk verplichte informatie zijn onder andere de salarisadministratie en loonbelastingverklaringen.

Het is van cruciaal belang om personeelsdossiers gedurende het dienstverband van medewerkers zorgvuldig bij te houden. Het is echter ook essentieel om van tijd tot tijd te controleren of er bestanden zijn die opgeschoond kunnen worden, met inachtneming van de AVG-wetgeving en dataminimalisatie. Het bewaartermijn voor de HR administratie kan variëren, soms slechts één jaar, maar in andere gevallen twee, vijf of zelfs zeven jaar.

Wat is het bewaartermijn personeelsdossier na ontslag of einde dienstverband?

Na het vertrek van een medewerker, hetzij door het vinden van een nieuwe uitdaging, hetzij door pensionering of ziekte, is het noodzakelijk om de werknemersgegevens te bewaren in overeenstemming met de wettelijke bewaartermijnen. Zo geldt er een bewaartermijn voor het arbeidscontract, persoonlijke gegevens van de werknemer, certificaten en andere soorten arbeidscontracten of documentatie.

1 jaar na dienstverband

Sommige documenten van medewerkers hebben slechts een maximale bewaartermijn van één jaar. Dit geldt met name voor sollicitatiegegevens van een werknemer, waaronder de sollicitatiebrief, curriculum vitae, correspondentie met de sollicitant, referenties, getuigschriften, Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), assessments en psychologisch onderzoek. Werkgevers zijn verplicht om deze HR documenten na een jaar uit de systemen, waaronder het personeelsdossier of personeelshandboek, te verwijderen.

2 jaar na dienstverband

Voor het merendeel van de werknemersgegevens opgeslagen in het digitaal personeelsdossier of personeelshandoek geldt een bewaartermijn van twee jaar. Hieronder vallen onder andere de arbeidsovereenkomst inclusief wijzigingen, correspondentie over benoemingen, promoties/demoties, notulen en afspraken, verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen), correspondentie met UWV en bedrijfsarts (bijvoorbeeld bij ziekteverzuim en/of re-integratie), en verslagen met betrekking tot de Wet verbetering poortwachter.

In geval van een arbeidsconflict of lopende rechtszaak, is het raadzaam om de gegevens, zoals de HR documenten van de werknemer voor een langere periode te bewaren, totdat het conflict is opgelost of er duidelijkheid over een uitspraak van de rechter is.

5 jaar na dienstverband

Sommige HR documenten van medewerkers moeten tot vijf jaar na het einde van het dienstverband in het personeelsdossier worden bewaard. Hieronder vallen onder andere kopieën van het identiteitsbewijs en loonbelastingverklaringen.

Welke documenten bewaar ik na 7 jaar in mijn document management?

Volgens de Belastingdienst vallen bepaalde onderdelen van de bedrijfsgegevens onder de zogeheten ‘basisgegevens’. Deze gegevens zijn van fiscaal belang. Onder andere de salarisadministratie valt onder deze basisgegevens. Een bewaartermijn van minimaal 7 jaar is voor deze administratie verplicht.

Ook voor de volgende gegevens is een bewaartermijn van 7 jaar verplicht:

• Datum indiensttreding
• Persoonlijke gegevens ex-werknemer (ook wel bekend als de stamkaart)
• Salarisadministratie
• Arbeidsvoorwaarden (inclusief aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
• Arbeidsvoorwaarden over samenleving / partnerschap
• Afstandsverklaring voor het woon-werkverkeer

Je bent wettelijk verplicht om de wettelijke bewaartermijn te volgen voor zowel digitale personeelsdossiers als papieren dossiers.

Wat zijn de gevolgen van het niet naleven van bewaartermijnen voor personeelsdossiers?

De autoriteit persoonsgevens kan een controle uitvoeren op bewaartermijn personeelsdossier. Als je niet voldoet aan de bewaartermijnen voor personeelsdossiers, dan kan dit. Dit kan mogelijk leiden tot boetes voor de organisatie. De reden hiervoor is om de rechten van werknemers te beschermen, maar ook om organisaties te helpen bij het beheren van het personeelsbestand op een verantwoorde en transparante wijze. Langer bewaren van personeelsdossiers is voor werkgever niet toegestaan. Het personeelsdossier mag door werknemer langer bewaren mocht hij dit willen. Het zijn immers zijn eigen gegevens.

Daarnaast dien je jouw personeelsdossiers adequaat en veilig op te slaan, zodat je de informatie niet in verkeerde handen terechtkomen. Gebruik bijvoorbeeld HoorayHR. Dit is HR software met hoge veiligheid, onder andere ISO gecertificeerd en gebruikers dienen in te loggen in een beveiligde omgeving inclusief 2FA optie.

Verschillende bewaartermijnen personeelsdossier; van loonstrook tot functioneringsgesprek

Voor verschillende type documenten gelden verschillende bewaartermijnen. We lichten er nog vier extra toe.

Bewaartermijn functioneringsgesprek: hoe lang mag ik functioneringsgesprekken bewaren?

Er is geen specifieke bewaartermijn vastgesteld voor functioneringsgesprekken. Het is echter wel handig om functioneringsgesprekken voor bijvoorbeeld twee jaar te bewaren. Dit geeft jou als werkgevers de mogelijkheid om de prestaties van werknemers te monitoren en eventuele ontwikkelingen in hun functioneren op lange termijn te volgen. Uiteraard kun je de gegevens langer bewaren, bijvoorbeeld gedurende het complete dienstverband van de medewerker

Het is overigens een goede geste om een kopie van de functioneringsgesprekken te delen met de medewerker. Zo kan de medewerker ook na beëindigen dienstverband zijn ontwikkeling teruglezen, en leren hoe hij/zij zich verder kan ontwikkelen.

Bewaartermijn loonstroken: welke regels gelden voor het bewaren van loonstroken?

Loonstroken zijn belangrijke documenten die de financiële transacties tussen werkgever en werknemer weergeven. Een werkgever dient loonstroken minstens vijf jaar te bewaren na het einde van het kalenderjaar waarop ze betrekking hebben. Dit betekent dat loonstroken van 2023 tot minstens het einde van 2028 waard dienen te worden.

Bewaartermijn sollicitaties: wat is de bewaartermijn van sollicitatie?

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is er geen specifieke bewaartermijn vastgesteld voor sollicitatiebrieven. Echter, wordt algemeen aanbevolen om sollicitaties niet langer dan vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure te bewaren.

Wil je de gegevens langer bewaren, dan kan dit door toestemming aan de sollicitant hiervoor te vragen. De bewaartermijn van sollicitaties kan daarmee worden verlengd naar 1 jaar. Wil je de sollicitaties hierna nog langer bewaren, dan dien je hier wederom schriftelijk goedkeuring om te vragen.

Dit geldt ook voor de sollicitant getuigschriften verklaring, deze dien je hetzelfde te behandelen als de sollicitatiebrief zelf.

Bewaartermijn arbeidsovereenkomst: wat is de bewaartermijn arbeidsovereenkomst volgens de avg?

Volgens de Nederlandse wetgeving moeten arbeidsovereenkomsten minstens zeven jaar worden bewaard na beëindiging van het dienstverband. Dit mag zowel op papier, maar ook digitaal. Gebruik je HoorayHR voor het bewaren van arbeidsovereenkomsten, dan heb je direct een digitale kopie die veilig wordt opgeslagen in het personeelsdossier.

Nu heb je een overzicht van alle bewaartermijnen en bewaarplichten van HR documenten. Bovenstaande gegevens kunnen over tijd wijzigen. Wil je zeker zijn dat je HR administratie en document in het digitaal personeelsdossier correct is aangelegd, check het altijd even bij een jurist om helemaal op de hoogte te zijn.