Wat is een stageovereenkomst? Alles weten wat je moet regelen voor stagiairs.

Een stageovereenkomst is een juridisch document. In dit contract leg je de afspraken tussen een stagiair en een stageverlener vast, zodat iedereen weet wat de regels zijn tijdens de stage. Het legt de duur van de stage, de werkzaamheden van de stagiair, eventuele vergoeding en andere relevante voorwaarden vast. Daarmee heeft zowel de stagiair als de organisatie grip en zorgt het voor duidelijkheid en transparantie gedurende de stageperiode. Een goede overeenkomst zorgt voor een goede basis om samen te werken, en met plezier te kunnen leren voor de stagiair.

Wanneer gebruik je een stageovereenkomst?

Een stageovereenkomst gebruik je wanneer je organisatie een stagiair (werknemer) aanneemt. Ten eerste om werkervaring op te doen in een bepaalde functie of vakgebied. Ten tweede kan zowel op vrijwillige als verplichte basis zijn. Tot slot hangt af van de eisen van onderwijsinstellingen en/of de wensen van de stagiair. Het document wordt doorgaans opgesteld voordat de stage begint. Het biedt een kader voor de verwachtingen en verplichtingen van beide partijen. Het is ook altijd goed om te checken of er een standaard stageovereenkomst is vanuit de onderwijsinstelling.

Wat zijn de voor- en nadelen van een stageovereenkomst?

Een stagiair verplicht zich met een stageovereenkomst om te komen stagelopen bij de stagegever. Een goede overeenkomst zorgt voor gelijke behandeling, goede arbeidsomstandigheden, heldere stagevergoeding. Ook zorgt het ervoor dat vertrouwelijke informatie ook daadwerkelijk vertrouwelijk blijft (geheimhouding).

Voordelen stageovereenkomst:

1. Duidelijkheid: Een stageovereenkomst zorgt voor duidelijke verwachtingen en afspraken tussen de stagiair en de organisatie. Dit verkomt misverstanden.
2. Juridische bescherming: Het biedt juridische bescherming voor zowel de stagiair als de organisatie in geval van geschillen of problemen tijdens de stageperiode. Gewoon alles goed geregeld.
3. Professionaliteit: Door het opstellen van een stagecontract (stage contract is het arbeidscontract voor de stagiaire) laat je als organisatie zien dat je professioneel en goed georganiseerd bent.
4. Duur stagevereenkomst: een stage overeenkomst is altijd van bepaalde tijd. In het stagecontract staat exact de begin en einddatum gemeld. Het voordeel is dat iedereen weet hoe lang de stage duurt.

Nadelen stageovereenkomst:

1. Complexiteit: Het opstellen van een stageovereenkomst kan complex zijn, vooral als er specifieke wettelijke eisen of richtlijnen zijn waaraan moet worden voldaan.
2. Tijdsintensief: Het kost tijd en moeite om een stageovereenkomst op te stellen en te onderhandelen over de voorwaarden, vooral als er meerdere partijen bij betrokken zijn.
3. Beperkingen: Een stageovereenkomst kan beperkingen opleggen aan zowel de stagiair als de organisatie, zoals verplichte taken of vertrouwelijkheidsclausules.

Hoe bepaal je de hoogte van de stagevergoeding?

Het bieden van een stagevergoeding is een manier om stagiairs (ook wel werknemer) te compenseren. De hoogte van de stagevergoeding varieert en hangt af van verschillende factoren. Denk aan de duur van de stage, de aard van het werk, de financiële situatie van de organisatie. Ook kunnen er wettelijke vereisten zijn voor de stagevergoeding. Daarnaast zijn er meer en minder gewilde opleidingen. Voor bijvoorbeeld de opleiding software ontwikkeling wordt gemiddeld meer stagevergoeding betaald, dan andere opleidingen. Het is daarom belangrijk om een eerlijke en redelijke stagevergoeding aan te bieden.

Is een stagiair verplicht een stageovereenkomst te hebben?

Ja, het is verplicht om een stageovereenkomst te hebben. Hoewel het mogelijk is om zelf een stageovereenkomst op te stellen, wordt het aanbevolen om juridisch advies in te winnen. Zo zorg je ervoor dat het arbeidsovereenkomst aan alle wettelijke vereisten voldoet. Daarmee zijn de belangen van zowel de stagiair als de organisatie beschermt. Professioneel advies kan helpen bij het opstellen van een waterdichte arbeidsovereenkomst die duidelijke afspraken bevat en mogelijke juridische valkuilen vermijdt.

De relatie tussen stagecontract en ketenregeling

Het is belangrijk op te merken dat een stageovereenkomst niet hetzelfde is als een arbeidsovereenkomst. Als een organisatie meerdere stagiairs achtereenvolgens aanneemt, kan dit echter wel gevolgen hebben voor de ketenregeling. Het is essentieel om de regels met betrekking tot de ketenregeling te begrijpen en ervoor te zorgen dat stagiairs niet onbedoeld als werknemers worden beschouwd, om mogelijke juridische complicaties te voorkomen. Let hier bij elk contract even op.

Manage een stageovereenkomst goed; bijzondere regeling en tussentijdse beëindiging

Bij het managen van een stageovereenkomst is het belangrijk om rekening te houden met de volgende punten:

• Duidelijke communicatie: Zorg voor duidelijke communicatie met de stagiair over de verwachtingen, taken en verantwoordelijkheden.
• Opvolging: Houd de voortgang van de stage regelmatig bij en geef feedback aan de stagiair om hun ontwikkeling te ondersteunen.
• Juridische naleving: Zorg ervoor dat de stageovereenkomst voldoet aan alle wettelijke vereisten en dat beide partijen zich aan de overeengekomen voorwaarden houden.
• Flexibiliteit: Wees bereid om indien nodig aanpassingen aan de stagecontract aan te brengen, bijvoorbeeld in het geval van veranderende omstandigheden of doelen.

Daarnaast is het goed de arbeidscontracten -dus ook de stagecontracten- te managen op verloopdata. Dit kan middels een Excel Spreadsheet of in je eigen agenda de deadlines te plaatsen. Een andere optie is om simpele HR softwares te kiezen, zoals bijvoorbeeld HoorayHR. HoorayHR heeft de optie om contracten te beheren, zo kun je direct digitaal ondertekenen en krijg je automatische seintjes op proeftijd en einddatum contract. Al deze componenten die te maken hebben met het beheren van personeelsdossiers, overzichtelijk hebben op één vaste plek? Klik hier en bekijk de mogelijkheden die HoorayHR bied.

Voorbeeld van een stageovereenkomst voor een goed stagecontract

Een voorbeeld van een stageovereenkomst bevat verschillende onderdelen. Het is wettelijk verplicht om een stageovereenkomst af te sluiten, maar daarnaast ook gewoon erg prettig om dit goed te regelen. Een stagecontract wordt voor bepaalde tijd aangegaan en is vaak een PDF bestand die door beide partijen wordt ondertekend. De volgende zaken zijn veelvoorkomende onderdelen die doorgaans in een stageovereenkomst terug te lezen zijn:

1. Partijen: De stageovereenkomst begint meestal met de vermelding van de partijen die de overeenkomst aangaan, namelijk de naam stagegever (stageverlener) en de naam stagiair die stage loopt.
2. Doel van de stage: Een duidelijke beschrijving van het doel van de stage en de verwachte leerdoelen en resultaten die de stagiair tijdens de stageperiode moet behalen.
3. Duur van de stage: De begin- en einddatum van de stageperiode, inclusief de eventuele mogelijkheid tot verlenging en de voorwaarden daarvoor.
4. Werkzaamheden en verantwoordelijkheden: Een gedetailleerde beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen van zowel de stagiair als de organisatie tijdens de stageperiode.
5. Stagevergoeding: Indien van toepassing, wordt de hoogte van de stagevergoeding vermeld (ook wel loon voor stagiairs), evenals de betalingsvoorwaarden en de frequentie van de betalingen. Het is goed bij de onderwijsinstelling te vragen waar een gemiddelde stagevergoeding ligt. Door te zorgen voor een goede gemiddelde stagevergoeding, voelt de stagiair zich gewaardeerd. Reiskostenvergoeding betalen de stagiairs vaak zelf in verband met ov jaarkaart. Er is vaak geen wettelijk minimum, tenzij in CAO vastgelegd. Een andere onkostenvergoeding wordt vaak niet gegeven. Goed om daarnaast af te spreken hoe de loonbelasting (met name loonheffingskorting) verloopt.
6. Arbeidstijden: De reguliere werktijden en eventuele afwijkingen daarvan, zoals flexibele werktijden of eventuele avond- en weekendwerk.
7. Begeleiding: De naam en contactgegevens van de stagebegeleider(s) binnen de organisatie die verantwoordelijk zijn voor het begeleiden en ondersteunen van de stagiair tijdens de stageperiode. Een stagebegeleider is iemand in de organisatie voor dagelijkse ondersteuning.
8. Vakantiedagen: De regeling voor vakantiedagen en eventuele feestdagen tijdens de stageperiode, inclusief de procedure voor het aanvragen van verlof.
9. Geheimhouding en intellectueel eigendom: Clauses waarin de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie wordt gewaarborgd en waarin wordt bepaald wie eigenaar is van eventuele intellectuele eigendomsrechten die tijdens de stageperiode worden ontwikkeld.
10. Beëindiging van de overeenkomst: De voorwaarden en procedures voor het voortijdig beëindigen van de stageovereenkomst, zowel door de stagiair als door de organisatie.
11. Handtekeningen: Uiteraard mogen de handtekeningen niet ontbreken. En vaak wordt vermeld dat Nederlands recht van toepassing is.

Dit is slechts een voorbeeld van de mogelijke onderdelen van een stage arbeidsovereenkomst. Het is belangrijk om de specifieke behoeften en omstandigheden van zowel de organisatie als de stagiair in overweging te nemen bij het opstellen van een stageovereenkomst. En een juridische check is altijd fijn!

Daarnaast zijn er ook tal van andere arbeidsovereenkomsten. We hebben in deze blog over soorten arbeidsovereenkomsten, alles op een rij gezet.