Een nieuwe medewerker voorstellen: zorg voor een krachtige welkomstmail

De eerste dag, voor iedereen spannend. Een belangrijke dag voor de medewerker, maar ook zeker voor de werkgever en het hele team. Samen wil je een succes maken van de introductie en zorgen voor een warm welkom. Maar hoe kun je een nieuwe medewerker goed voorstellen? En waar hou je rekening bij met de aankondiging in de welkomstmail?

We nemen je graag mee waar je op moet letten bij introduceren van een nieuwe collega en waarom het belangrijk is om iemand goed voor te stellen. Van onboardingprogramma, welkomstemail tot de eerste werkdag.

Waarom een goede introductie van een nieuwe collega belangrijk is?

Sociaal: snel je plek vinden

Nieuwe medewerkers kennen nog niemand in de organisatie. Elke nieuwe medewerker wil graag contact maken en snel hun plek vinden. Ook voor bestaande medewerkers is het fijn de nieuwe collega op sociaal vlak te kennen. Zo wordt samenwerken nog prettiger.

Verwachtingen: je team weet wat de nieuwe hire gaat doen.

Voor het team is het goed om te weten wat de nieuwe collega gaat doen. Deel welke functie de nieuwe medewerker gaat invullen, iets over het takenpakket en in welk team de nieuwe collega actief is.

Aan de slag: snel je draai vinden in het team

Tot slot helpt een goede introductie dat iemand snel aan de slag kan. Zie hiervoor ook onze onboarding checklist. Bij een zachte landing hoort ook het vertrouwen om snel je draai te vinden en pro actief aan de slag te gaan.

Bij HoorayHR weten we als geen ander dat het introduceren en goed onboarden van een collega cruciaal is voor een goede samenwerking. Meer weten hoe HoorayHR helpt bij goed onboarden? Ontdek onze onboarding tools!

Belangrijke uitgangspunten voor een goede introductie

Begin tijdig, zorg dat iedereen op de hoogte is, stuur een reminder de dag voor de eerste werkdag. Dit kan per mail maar ook via je workspace zoals Slack of Microsoft Teams. Meer weten lees de blog 8 tips voor een goede introductie van een nieuwe medewerker.

Voorstellen collega: wat staat er in de welkomstmail?

Een belangrijke stap om een collega voor te stellen is een goede introductie. Dit kan in de vorm van een welkomstmail of een goed bericht die je deelt in je workspace, bijvoorbeeld een introductie van Slack of Microsoft Teams. De introductiemail helpt nieuwe collega’s tijdig te begrijpen dat er een nieuw iemand bijkomt en zorgt voor een warm welkom op de eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Voor wie is de introductiemail bedoeld?

De start van een nieuwe collega brengt vaak nieuwe energie in het team. Grijp deze kans daarom aan om de welkomstmail te sturen aan de huidige collega’s; zowel in het directe team als buiten het team.

Inhoud van een welkomstmail

Bij het opstellen van een welkomstmail denk dan aan de volgende vragen om ze te beantwoorden voor je team. Deze onderwerpen willen je huidige medewerkers graag weten en zo weten ze direct meer over hun nieuwe collega!

• Wie is je nieuwe collega?
• Wat is zijn/haar achtergrond? Eventuele relevante werkervaring?
• Welke functie gaat hij/zij bekleden en in welk team?
• Een foto, want een beeld zegt meer dan duizend woorden.
• Wanneer start de medewerker?
• Vertel iets persoonlijks over de nieuwe medewerker, waar komt ze vandaag, wat is haar gezinssituatie en wat doet hij/zij nog meer na werk? Je kunt ook vragen of de nieuwe medewerker zelf iets wel schrijven voor zijn/haar welkomstmail. Zo creëer je samen een mooie welkomstbrief.
• Eventueel socials om alvast iets meer te leren over hem/haar

Voorbeelden van welkomstmail nieuwe medewerker

We helpen je graag bij het opstellen van een goede introductiemail. Hieronder twee sjablonen voor de welkomstmail. Ben je meer een formeel bedrijf, dan is het zakelijke sjabloon meer iets voor je. Is je bedrijfscultuur iets losser, kies van voor een meer persoonlijke introductie in sjabloon 1 ‘Persoonlijke welkomstmail’.

Welkomstmail sjabloon 1: persoonlijk

Hallo allemaal,

Yes! Komende week start Bart als onze nieuwe held bij customer success.

Om het ijs te breken hebben we Bart direct een paar vragen voorgelegd, zodat jullie Bart beter kunnen leren kennen :)!

• Wie is je nieuwe collega?
• Wat is zijn/haar achtergrond? Eventuele relevante werkervaring?
• Welke functie gaat hij/zij bekleden en in welk team?
• Een foto, want een beeld zegt meer dan duizend woorden.
• Wanneer start de medewerker?
• Vertel iets persoonlijks over de nieuwe medewerker, waar komt ze vandaag, wat is haar gezinssituatie en wat doet hij/zij nog meer na werk? Je kunt ook vragen of de nieuwe medewerker zelf iets wel schrijven voor zijn/haar welkomstmail. Zo creëer je samen een mooie welkomstbrief.
• Eventueel socials om alvast iets meer te leren over hem/haar

Welkomstmail sjabloon 2: zakelijk

Hallo allemaal,

Per maandag 1 augustus gaat Bart van der Velden officieel aan de slag als customer success manager bij de afdeling Customer success.

• Wie is je nieuwe collega?
• Wat is zijn/haar achtergrond? Eventuele relevante werkervaring?
• Welke functie gaat hij/zij bekleden en in welk team?
• Een foto, want een beeld zegt meer dan duizend woorden.
• Wanneer start de medewerker?
• Vertel iets persoonlijks over de nieuwe medewerker, waar komt ze vandaag, wat is haar gezinssituatie en wat doet hij/zij nog meer na werk? Je kunt ook vragen of de nieuwe medewerker zelf iets wel schrijven voor zijn/haar welkomstmail. Zo creëer je samen een mooie welkomstbrief.
• Eventueel socials om alvast iets meer te leren over hem/haar

Disclaimer
Belangrijk! De artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies wat voor uw specifieke situatie zal gelden.