Firmenwagen ohne 1 %-Regelung und ohne Fahrtenbuch: Was du als HR-Verantwortliche wissen musst

Der Firmenwagen ist für viele Unternehmen ein attraktives Mittel, um Mitarbeitende zu motivieren und an das Unternehmen zu binden. Doch sobald es um die private Nutzung geht, stellt sich eine entscheidende Frage: Wie wird der Geldwerte Vorteil korrekt versteuert? Die zwei bekanntesten Optionen sind die 1 %-Regelung oder das Führen eines Fahrtenbuchs. Doch was, wenn du einen Firmenwagen ohne 1 %-Regelung und ohne Fahrtenbuch bereitstellen möchtest? Gibt es Ausnahmen für die Nutzung des Firmenwagens? Was musst du als Unternehmer wissen?

In diesem Artikel erfährst du, ob und wie das möglich ist, welche Voraussetzungen für diese Art der PKW-Nutzung erfüllt sein müssen und was du als HR-Verantwortliche beachten solltest – auch im Bezug auf die Behandlung vor dem Finanzamt.

Firmenwagen und Steuer: Die Ausgangslage

Sobald ein Mitarbeitender einen Firmenwagen auch privat nutzen darf und ein Privatanteil entsteht, bildet sich ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Üblicherweise erfolgt dies über:

• Die 1-Prozent-Regelung: Pauschale Versteuerung von 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat.
• Das Fahrtenbuch: Exakte Dokumentation aller privaten und beruflichen Fahrten zur genauen Berechnung des Vorteils.

Beide Methoden bringen Vor- und Nachteile mit sich. Die 1 %-Regelung ist einfach umzusetzen, aber oft steuerlich nachteilig. Das Fahrtenbuch ist präziser, aber sehr aufwendig. Daher fragen sich viele GmBH Gesellschafter, Geschäftsführer und Unternehmen: Geht ein Firmenwagen ohne 1 %-Regelung und ohne Fahrtenbuch überhaupt?

Ist ein Firmenwagen ohne 1 %-Regelung und ohne Fahrtenbuch möglich?

Die klare Antwort: Ja, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Entscheidend ist, dass der Firmenwagen ausschließlich beruflich genutzt wird – und das auch nachweisbar ist.

Voraussetzungen im Überblick:

• Die Privatnutzung des Fahrzeugs ist arbeitsvertraglich ausdrücklich ausgeschlossen. Das Fahrzeug wird zum Geschäftswagen und gehört dem Arbeitgeber.
• Die tatsächliche Nutzung wird regelmäßig kontrolliert oder organisatorisch verhindert.
• Das Fahrzeug bleibt grundsätzlich auf dem Betriebsgelände, wenn es nicht dienstlich benötigt wird.
• Eine private Nutzung ist auch technisch oder logistisch nicht möglich (z. B. durch Schlüsselverwaltung).

Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, entfällt der geldwerte Vorteil – und damit auch die Pflicht zur Versteuerung. Ein Firmenwagen ohne 1 %-Regelung und ohne Fahrtenbuch ist dann rechtlich zulässig.

Welche Rolle spielt die HR-Abteilung dabei?

Als HR-Verantwortliche bist du oft in die Gestaltung und Verwaltung von Dienstwagenregelungen eingebunden. Du solltest:

• Verträge klar formulieren: Stelle sicher, dass der Ausschluss der Privatnutzung eindeutig im Arbeitsvertrag oder in einer Dienstwagenvereinbarung geregelt ist. Der Wagen steht also nur Belastungen zur Verfügung, wenn diese für den Betrieb sind.
• Transparenz schaffen: Informiere Mitarbeitende klar über die Regeln zur Nutzung. Privatvermögen und Betriebsvermögen werden klar getrennt.
• Dokumentation vorbereiten: Hinterlege, wie die berufliche Nutzung kontrolliert oder technisch eingeschränkt wird.
• Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Lohnbuchhaltung sicherstellen, um rechtssichere Abläufe zu garantieren.

Vorteile eines Firmenwagens ohne 1 %-Regelung und ohne Fahrtenbuch

Wenn die Bedingungen erfüllt sind, kann dieses Modell für dein Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bringen:

• Keine zusätzliche Steuerlast für Mitarbeitende
• Keine lästige Fahrtenbuchführung
• Kein pauschaler geldwerter Vorteil
• Mehr Klarheit und Rechtssicherheit bei beruflicher Nutzung

Das ist besonders attraktiv bei Poolfahrzeugen oder Außendienstfahrzeugen, die wirklich nur im Job genutzt werden.

Wann ist das Modell nicht empfehlenswert?

Es gibt auch Grenzen: Wenn eine private Nutzung realistisch nicht ausgeschlossen werden kann, solltest du keinesfalls auf Versteuerung verzichten – sonst drohen Nachzahlungen, Bußgelder oder sogar Steuerstrafverfahren. Beispiele:

• Das Fahrzeug wird regelmäßig mit nach Hause genommen.
• Die Schlüssel werden dem Mitarbeitenden dauerhaft überlassen.
• Es gibt keine wirksame Kontrolle der Nutzung.

In diesen Fällen kommst du um die 1 %-Regelung oder ein Fahrtenbuch nicht herum.

Das musst du bei der Umsetzung beachten

Damit du auf Nummer sicher gehst, solltest du folgende Punkte prüfen und dokumentieren:

• Arbeitsvertrag oder Dienstwagenregelung mit klarem Ausschluss der Privatnutzung
• Technische oder organisatorische Maßnahmen zur Verhinderung privater Fahrten
• Protokollierung der Fahrzeugrückgabe nach Dienstschluss
• Kontrolle durch Vorgesetzte oder zentrale Fahrzeugverwaltung
• Dokumentation im HR-Tool oder Lohnsystem

Eine übersichtliche Verwaltung solcher Regelungen kann mit einer modernen HR-Software deutlich vereinfacht werden. Das Verwaltungstool für Arbeitsmittel von Hooray ist die passende digitale Lösungen, um Arbeitsmittel wie Dienstwagen effizient und rechtssicher zu organisieren.

Alternative Einsatzszenarien

In der Praxis kommen Firmenwagen ohne 1 %-Regelung und ohne Fahrtenbuch häufig in folgenden Fällen vor:

• Poolfahrzeuge, die von mehreren Mitarbeitenden genutzt und zentral verwaltet werden.
• Lieferfahrzeuge, die ausschließlich für den Transport von Waren eingesetzt werden.
• Technikerfahrzeuge, bei denen die Nutzung durch Werkzeuge oder fest installierte Ausrüstung klar auf den beruflichen Zweck beschränkt ist.
• Leihfahrzeuge, die nur kurzfristig für Dienstreisen genutzt und danach abgegeben werden.

In all diesen Fällen ist es möglich, auf die übliche Versteuerung zu verzichten – wenn die Rahmenbedingungen stimmen.

Fazit: Mit klaren Regeln zum steuerfreien Firmenwagen

Ein Firmenwagen ohne 1 %-Regelung und ohne Fahrtenbuch ist kein Mythos – sondern eine durchaus realistische Option, wenn du als HR-Verantwortliche die richtigen Rahmenbedingungen schaffst. Wichtig sind klare arbeitsvertragliche Regelungen, organisatorische Maßnahmen zur Einschränkung der Nutzung und eine transparente Kommunikation mit Mitarbeitenden.

Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, arbeite eng mit der Steuerberatung und der Lohnbuchhaltung zusammen. Und setze auf digitale Lösungen, um deine HR-Prozesse rund um Arbeitsmittel wie Firmenwagen effizient und rechtssicher abzubilden. Mehr dazu findest du unter Arbeitsmittel verwalten.

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