Firmenwagen bei Krankengeld: Rechte und Pflichten für Arbeitnehmer

Wenn ein Arbeitnehmer krank wird, stellt sich schnell die Frage: Wie geht man in der Lohnabrechnung mit dem Dienstwagen bei (netto) Krankengeld um? Gerade im Bereich Human Resources ist es wichtig, hier klare Regelungen zu kennen, um Fehler zu vermeiden und rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen. In diesem Beitrag erfährst du alles, was du über die Weiternutzung und Besteuerung eines Firmenwagens bei Krankengeld laut Arbeitsrecht wissen solltest.

Firmenwagen bei Krankengeld: Die Grundlagen

Ein Firmenwagen zählt in der Regel zum sogenannten geldwerten Vorteil, wenn er auch privat vom Mitarbeiter genutzt werden darf. Dieser Vorteil wird monatlich versteuert – entweder über die 1-%-Regelung oder mithilfe eines Fahrtenbuchs.

Doch was passiert, wenn ein Mitarbeitender langfristig krank wird und laut Anspruch Krankengeld statt Arbeitsentgelt von der Krankenkasse erhält? Bleibt der Firmenwagen dann erhalten (Dienstwagenüberlassung)? Und wenn ja, wer übernimmt die Kosten?

Nutzung des Firmenwagens während der Krankheit

Grundsätzlich gilt: Wird der Firmenwagen auch während der Krankschreibung weiterhin zur Verfügung gestellt – also nicht zurückgefordert – dann besteht der geldwerte Vorteil fort. Das heißt, der Firmenwagen ist auch bei Krankengeld weiterhin zu versteuern, solange der Mitarbeitende ihn nutzen darf und dennoch wegen der Krankstellung keine Arbeitsleistung erbringt.

Mögliche Szenarien im HR-Alltag:

• Der Mitarbeitende ist krank, darf den Wagen aber weiter privat nutzen (Privatnutzung):
  → Der geldwerte Vorteil bleibt bestehen.
• Der Firmenwagen wird während der Krankheit zurückgegeben oder gesperrt (Widerruf):
  → Der geldwerte Vorteil entfällt ab diesem Zeitpunkt.
• Die Krankheit dauert nur wenige Tage:
  → In der Regel bleibt alles unverändert.

Diese Szenarien machen deutlich, dass eine saubere Kommunikation und Dokumentation wichtig ist. Idealerweise sollten im Dienstwagenvertrag bereits klare Regelungen für den Firmenwagen bei Krankengeld festgelegt sein.

Lohnabrechnung während der Entgeltfortzahlung

In den ersten sechs Wochen der Arbeitsunfähigkeit erhält der Mitarbeitende weiterhin Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber. Während dieser Zeit läuft die Lohnabrechnung inklusive des geldwerten Vorteils weiter wie gewohnt.

Nach Ablauf der sechs Wochen wird Krankengeld von der Krankenkasse gezahlt. Jetzt wird es für die HR-Abteilung besonders wichtig, die Versteuerung des Firmenwagens korrekt zu regeln.

Firmenwagen bei Krankengeld: Steuerliche Behandlung

Wird der Firmenwagen auch nach Beginn des Krankengeldbezugs weiterhin zur privaten Nutzung überlassen, ist der geldwerte Vorteil nicht automatisch beendet. Der geldwerte Vorteil muss dann entweder:

• vom Mitarbeitenden selbst versteuert werden, oder
• der Arbeitgeber übernimmt weiterhin die Versteuerung – auch ohne laufenden Lohn bzw. Gegenleistung.

Dies sollte im Arbeitsvertrag geregelt sein.

Steuerliche Konsequenzen auf einen Blick:

• Es kann sein, dass du als Arbeitgeber eine pauschale Versteuerung des Vorteils vornimmst.
• Alternativ wird der geldwerte Vorteil dem Mitarbeitenden in Rechnung gestellt, um ihn selbst zu versteuern.
• Ein weiterer Weg ist, dass der Firmenwagen temporär entzogen wird, um steuerliche Verpflichtungen zu vermeiden.

HR-Tipps zur Handhabung in der Praxis

Damit du im Falle einer längerfristigen Erkrankung vorbereitet bist, solltest du folgende Punkte berücksichtigen:

Klare Regelungen im Dienstwagenvertrag:

• Darf der Wagen bei längerer Krankheit behalten werden?
• Was passiert mit der Versteuerung nach der Lohnfortzahlung?
• Wie lange darf der Wagen maximal genutzt werden?

Dokumentation ist alles:

• Notiere den Beginn der Arbeitsunfähigkeit und die Übergabe oder Rücknahme des Wagens.
• Halte die Entscheidung zur privaten Nutzung schriftlich fest.

Firmenwagen bei Krankengeld: Häufige Fehler vermeiden

Gerade in der Praxis tauchen immer wieder Unsicherheiten auf. Folgende Fehler solltest du vermeiden:

• Keine Anpassung nach sechs Wochen Krankmeldung: Die Weiterversteuerung muss aktiv geregelt werden.
• Mangelnde Dokumentation: Wenn die Nutzung nicht klar geregelt ist, drohen Nachzahlungen und Ärger mit dem Finanzamt.
• Unklare Kommunikation mit dem Mitarbeitenden: Gerade bei langen Krankheitsphasen entstehen schnell Missverständnisse.

Im Zweifelsfall sollte in einem solchen Szenario ein Rechtsanwalt bzw. Fachanwalt befragt werden, der sich mit dem SV Freibetrag, der Freigrenze und der Handhabung durch Sachbezüge und Fahrzeug im Krankheitsfall auskennt.

So gehst du als HR sicher mit dem Firmenwagen bei Krankengeld um

Nutze die folgende Übersicht als schnelle HR-Referenz:

• Prüfe die Vertragslage: Ist die Nutzung bei Krankheit geregelt?
• Kommuniziere klar mit dem Mitarbeitenden: Nutzung ja oder nein?
• Dokumentiere jede Entscheidung und Änderung schriftlich.
• Passe die Lohnabrechnung rechtzeitig an, insbesondere ab Woche sieben.
• Kläre die steuerliche Behandlung mit dem Steuerberater oder der Lohnbuchhaltung.

Fazit: Firmenwagen bei Krankengeld braucht klare Regeln

Für dich als HR-Verantwortliche:r ist es essenziell, bereits im Vorfeld eindeutige Vereinbarungen zur Nutzung des Firmenwagens bei Krankengeld zu treffen. So vermeidest du Unsicherheiten und sorgst für steuerliche und rechtliche Sicherheit. Der Umgang mit Firmenwagen bei Krankengeld sollte standardisiert und gut dokumentiert sein – damit du im Ernstfall schnell und korrekt handeln kannst.

Weiterführende Infos und Tools

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FAQ: Firmenwagen bei Krankengeld

 

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