Wat is een Verlofreglement?

In een verlofreglement staan de voorwaarden voor het gehele verlof proces beschreven. Met het gehele verlof proces wordt bedoeld: het krijgen van verlof, het aanvragen van verlof tot aan de regels omtrent het annuleren van verlof. Kortom, het verlofreglement zorgt voor duidelijkheid in het bedrijf hoe alles rondom verlof is geregeld. Heel waardevol voor werkgever en werknemer; iedereen weet waar hij aan toe is als het om verlof gaat.

Waarom een verlofreglement?

Verlof is een belangrijk element uit de arbeidsvoorwaarden van de medewerker. Het opnemen van verlof is belangrijk voor werkgever en werknemer; het voorkomt ziekteverzuim en het verminderd personeelsverloop.
Om te zorgen dat iedereen snel en goed verlof opneemt, is het goed om kenbaar te maken aan medewerker en managers wat de regels zijn rondom verlof. Zo zorg je er samen voor dat verlof goed geregeld is!

Wat is er vastgelegd in een verlofreglement?

Zoals gezegd staan alle afspraken rondom het proces van verlof in het verlofreglement. Hieronder een aantal onderdelen om vast te leggen in jouw verlofreglement.

Opbouw verlofsaldo en vervaldata

Allereerst staat er in een verlofreglement beschreven hoeveel verlofdagen je als medewerker krijgt. Het is belangrijk om het verlofbudget uit te splitsen naar wettelijk en bovenwettelijk verlof. Maar ook handig om vastgelegd te hebben: hoe wordt er omgegaan met verlof wat dreigt te vervallen?

Aanvragen van verlof

Daarnaast staat er in het verlofreglement beschreven hoe het proces rondom verlof aanvragen werkt. Is er bijvoorbeeld een maximaal termijn voor het indienen van een verlofaanvraag (bij veel bedrijven minimaal 2 weken of 4 weken van te voren)? En wellicht een maximale lengte van een verlofaanvraag? Of het mogelijk is om halve dagen op te nemen, of dat juist alleen hele dagen zijn toegestaan?

Daarnaast staat er in het verlofreglement hoe je verlof moet aanvragen. Gebeurd dit per e-mail, via een Excel-bestand of juist met een handige HR-tool (bijvoorbeeld HoorayHR). En wie moet het verlof goedkeuren?

Zo weet iedereen vooraf de spelregels voor het aanvragen van verlof.

Feestdagen en verplichte vrije dagen

Ook goed om vast te leggen in een verlofreglement: hoeveel feestdagen zijn er, hoe wordt er omgegaan met feestdagen die in het weekend vallen en zijn er nog speciale dagen die toebehoren aan het bedrijf? Zo is het goed om het verlofreglement aan te geven als er verplichte vrije dagen worden ingezet. Het is hierbij goed om te weten dat bedrijven geen wettelijk maximum hebben als het gaat om het opleggen van verplichte vrije dagen.

Bijzonder verlof

In een verlofreglement staan ook de condities vastgelegd waaronder medewerkers van een bedrijf verlofaanvragen kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van buitengewoon verlof, kort of langdurend zorgverlof, verlof voor een begrafenis, verhuizing of regulier verlof. Voor sommige verlofsoorten geldt dat wettelijk is vastgesteld of het van het verlofbudget wordt gehaald, in andere gevallen wordt dit vastgesteld in het verlofreglement. Het is sowieso waardevol voor de medewerker om dit vast te leggen in het reglement.

Ziekte en verlof

En wat te doen als een medewerker ziek is tijdens een verlofdag? Wat veel medewerkers niet weten is dat zij dan meestal recht hebben op een terugvordering van het verlof.

Intrekken van verlof

Als medewerker mag je niet zomaar je verlof intrekken. Toch is het prettig om dit te faciliteren als medewerker. In het verlofreglement leg je vast onder welke voorwaarden verlof mag worden ingetrokken door medewerker en werkgever. Denk hierbij aan een termijn voor intrekken of wellicht redenen wanneer je verlof mag intrekken.

Samenvattend kunnen we dus zeggen dat het verlofreglement alles regels bevat over verlof. Zo zorg je er samen voor dat je met elkaar Dit om eventuele discussies uit de weg te gaan.