Officiële waarschuwing: het waarschuwen van een medewerker

Een officiële waarschuwing is een krachtig instrument dat werkgevers kunnen gebruiken om ongewenst gedrag van medewerkers aan te pakken. Het is een formele manier om duidelijk te maken dat bepaald gedrag niet getolereerd wordt en kan leiden tot verdere disciplinaire maatregelen. Maar hoe zorg je ervoor dat een medewerker het gewraakte gedrag daadwerkelijk afleert?

Wat is een officiële waarschuwing?

In essentie is een officiële waarschuwing een formeel document dat door een werkgever aan een werknemer wordt gegeven om bepaald gedrag te corrigeren of ongewenst gedrag te stoppen. Het kan worden gezien als een laatste waarschuwing voordat er verdere disciplinaire maatregelen worden genomen.

Een dergelijke waarschuwing kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de specifieke situatie en het bedrijfsbeleid. Dit kan variëren van mondelinge waarschuwingen tot schriftelijke verklaringen, waarbij laatstgenoemde vaak als meer bindend wordt beschouwd.

Het doel van zo’n formele waarschuwing is tweeledig: ten eerste wil de werkgever duidelijk maken dat bepaald gedrag onacceptabel is en moet veranderen. Ten tweede biedt het de werknemer ook de mogelijkheid om zijn of haar gedrag aan te passen en verdere gevolgen te voorkomen.

Officiële waarschuwing van een werkgever

Een officiële waarschuwing kan soms nodig zijn om het gedrag van een medewerker te veranderen en corrigeren. Het is een formele manier voor een werkgever om duidelijk te maken dat bepaald gedrag niet acceptabel is en moet worden aangepast. Maar hoe krijg je als werkgever zo’n officiële waarschuwing uitgedeeld?

Ten eerste is het belangrijk om bewijzen en incidentrapportages te verzamelen die het ongewenste gedrag ondersteunen. Denk hierbij aan e-mails, getuigenverklaringen of zelfs camerabeelden indien relevant. Dit zal helpen bij het overtuigen van de hogere autoriteiten binnen het bedrijf dat de actie gerechtvaardigd is.

Daarnaast is communicatie essentieel in dit proces. Praat met de betreffende medewerker over hun gedrag en leg uit waarom dit problematisch is voor zowel henzelf als voor de organisatie als geheel. Bied hen ook de mogelijkheid om hun kant van het verhaal te vertellen en eventuele misverstanden op te helderen.

Medewerker wil officiële waarschuwing niet tekenen; wat nu?

Het kan voorkomen dat een medewerker weigert om de officiële waarschuwing te ondertekenen. Dit kan verschillende redenen hebben. Sommige medewerkers zien het ondertekenen van een formele waarschuwing als een erkenning van foutief gedrag, wat hun professionele reputatie zou kunnen schaden. Anderen kunnen het gevoel hebben dat de waarschuwing onrechtvaardig is of gebaseerd is op misverstanden.

Wat kunt u doen als uw medewerker weigert de officiële waarschuwing te tekenen? Het is belangrijk om eerst naar hun bezwaren en zorgen te luisteren. Probeer openlijk met hen in gesprek te gaan en probeer tot een oplossing te komen die voor beide partijen acceptabel is.

Als de medewerker blijft weigeren, moet u mogelijk stappen nemen om verdere escalatie en mogelijke juridische complicaties te voorkomen. Raadpleeg indien nodig uw HR-afdeling of juridisch adviseur voor begeleiding bij dit proces.

Veelgestelde vragen

Wanneer kan een werkgever een officiele waarschuwing geven?

Een officiële waarschuwing is meestal een schriftelijk bericht dat je als werkgever stuurt naar een werknemer in het geval dat een werknemer kiets heeft gedaan wat niet geaccepteerd of gewaardeerd wordt. Voorbeelden van situaties wanneer een werkgever een officiële waarschuwing kan geven zijn onder andere:

• Een werknemer voert de werkzaamheden onzorgvuldig uit en maakt steeds erge fouten
• Een werknemer komt vaak te laat, neemt te lang pauze of gaat constant te vroeg weg
• De regels van het bedrijf worden niet nageleefd
• Een werknemer gedraagt zich sclecht en handelt niet volgens de huisregels.
• Er wordt slordig omgegaan met eigendommen van het bedrijf, zoals een werklaptop, auto van de zaak of andere bedrijfsmiddelen

Wanneer is een officiële waarschuwing ongeldig of komt deze te vervallen?

Wanneer je als werkgever via een schriftelijk bericht een officiële waarschuwing geeft aan collega’s, zal deze blijven staan en geldig zijn. Er bestaan geen vaste regels over de geldigheid of het laten vervalen van een schriftelijke waarschuwing. Het is wel mogelijk om zelf een vervaldatum toe te voegen, of hierover in gesprek te gaan met de collega. Wanneer je vindt dat een werknemer zich bijvoorbeeld in 3 maanden zou moeten hebben verbeterd, kun je de officiele waarschuwing 3 maanden laten gelden. Komt het probleem nogmaals en toch nog altijd herhaaldelijk voor? Dan kun je ervoor kiezen om een nieuwe officiele waarschuwing te geven indien dit nodig blijkt te zijn.

Echter hopen we dat dit niet snel zal gebeuren. Ga vooral het gesprek aan met de collega en kom erachter waar behoefte aan is. Stel doelen en creëer een performance management proces voor de werknemers. Creëer een duidelijke verwachting en help werknemers, zodat er vanuit beide kanten ontwikkelt zal worden en jullie samen groei realiseren voor de organisatie.

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.