Vrijdagochtend, ik open mijn laptop en spit even door mijn mail. In de lijst valt mijn oog op een mailtje van een van onze medewerkers. Het onderwerp van het mailtje is ‘Hebben jullie straks 5 minuutjes voor mij’. Elke werkgever en teamleider zal dit wel herkennen, wat kan er aan de hand zijn? Diverse scenario’s spelen door je hoofd; is er wat geëscaleerd, misschien iets aan de hand in de thuis-sferen, gaat ‘ie trouwen? Of dan toch …

Je werknemer neemt ontslag. Dat is altijd even een binnenkomer. Misschien had je het zien aankomen tijdens je 1-op-1 gesprekken, misschien ook niet. Het is altijd vervelend als een werknemer zijn ontslag aankondigt. Met name voor kleine teams komt het nog harder binnen omdat je toch een hechtere band hebt met je werknemer en er een gat ontstaat in je capaciteit, kennis en kunde. Hoe ga je nu verder na het ontslag van een medewerker?

Het allerbelangrijkste, word niet boos en blijf dit ook zeker niet. Werknemers gaan en komen. Jij hebt zelf vast en zeker ook een keertje ontslag genomen. In deze blog geef ik een paar tips en stappen hoe jij als werkgever en je werknemer het beste uit elkaar kunnen gaan en hoe jouw ex-werknemer een ambassadeur blijft van jouw bedrijf.

De aankondiging aan de rest van het team

Nu de angel eruit getrokken is en je weet wanneer zijn laatste dag is, is het zaak om je acties goed te plannen. Het allerbelangrijkste is dat jij als werkgever de controle en grip hebt over deze situatie en vooral duidelijkheid schept naar je werknemer en de rest van je team. Stem met je werknemer een datum af wanneer jullie samen zijn ontslag aankondigen aan het team. Hiermee koop je gelijk tijd in om het een en ander uit te zoeken. Wat voor gevolgen heeft dit op je capaciteit, misschien wel de huidige projecten die draaien? Je moet je salarisadministratie op de hoogte brengen van het ontslag en het bespreken in jullie MT-overleg.

Tijdens de aankondiging (bv. tijdens een koffie-break of na de lunch), laat je de werknemer aan het woord. Laat hem in zijn eigen woorden uitleggen wat zijn volgende stap in zijn carriere gaat worden. Als werkgever moet je snappen dat dit voor iemand erg spannend kan zijn, help hem dan ook. Aan het einde, leg uit aan de rest van het team wat de volgende stappen zijn. Laat aan de rest van het team zien dat jij de controle hebt.

Bied ook aan dat wanneer de rest van het team even wilt praten, je hier natuurlijk open voor staat. Bijvoorbeeld: een junior-developer die opeens krijgt te horen dat zijn buddy (een lead-developer) weggaat kan misschien wel een brok in zijn keel krijgen; moet hij opeens de kar gaan trekken van dat ene cloud SaaS-project?

Vervanging zoeken; het biedt ook kansen!

Als jullie tijdens een MT-overleg hebben besloten om vervanging te zoeken, omdat er toch een gat is ontstaan, neem echt weer even de tijd om een juiste profiel op te stellen. Ga niet lukraak 1 op 1 vervanging zoeken. Naast een functie-invulling, wat voor persoon zoek je? Wat voor persoonlijkheden heb je op dit moment in je team. Heb je bijvoorbeeld veel introverte personen in je team, zoek dan iemand die iets extravert is en juist de sfeer maakt tijdens meetings en uitjes. Houd hierin ook rekening met de cultuur van jouw organisatie. Kijk ook eens naar jouw eigen takenpakket. Welke taken zou je willen laten overnemen zodat jij meer tijd krijgt voor het ondernemen?

Ook kunnen zaken in snelvaart komen. Bijvoorbeeld: je werknemer die weggaat had diverse side-projecten (bv. uitzoeken nieuw projectmanagementtool), door zijn vertrek komen deze stil te liggen. En geloof me, deze gaan ook niet afkomen. Laat deze projecten overnemen door een gemotiveerde collega of hak zelf de knoop door en maak een keuze. Opeens ben je weer een stapje verder in je ondernemen.

Verandering is altijd spannend, maar brengt echt altijd nieuwe energie met zich mee.

Tip: laat iedereen eens de  ‘16 personalities’ test te doen

Erg leuk om van elkaar te zien hoe jullie in elkaar steken.

De overbruggingsperiode

Er zijn werkgevers die hun werknemer gaan negeren, want ‘hij heeft toch zijn ontslag al ingediend’. Zet je ego aan de kant en maak deze periode zo efficiënt mogelijk. Profiteer zoveel mogelijk nog van elkaar. Laat je werknemer bijvoorbeeld nog 1 (intern) project afronden en zorg dat hij direct begint met het overdragen van kennis en taken. Laat hem eerst in kaart brengen wat hij zelf wil overdragen en hoe. Bespreek dit samen met hem en plan het in samen met het team.

Tip: laat hem geen pagina’s vol met overdrachten schrijven, dat leest toch niemand. Stel juist samen een lijst op met taken en aan wie je dat wilt overdragen. Die persoon laat je vervolgens in een ‘interview’ achtige vorm vragen stellen. Zo haal je direct de belangrijkste informatie naar boven. Projectinformatie heb je als het goed is toch al goed gedocumenteerd, toch?

Als laatste, toon goed werkgeverschap, dat wordt namelijk echt beloond. Bedank hem regelmatig en ook de rest van je team hoe ze het allemaal opnemen.

Het exit-gesprek

Naast de officiële laatste dag, waar je met je checklist (zou handig zijn als dit in HoorayHR zit, toch? 🙂 controleert of alles is ingeleverd (sleutels, laptop, telefoon, etc.) en accounts zijn opgeheven, plan in de laatste week een exitgesprek in en pak hier echt echt goed de tijd voor. Ik ben al snel twee uur verder. Maar het is ‘oh-zo-waardevol’. Dit is namelijk het moment dat jouw werknemer (in zijn laatste uren) zijn ongezouten mening en feedback gaat geven over jouw organisatie. Durf hier vooral voor open te staan.

Een exitgesprek verdeel ik over 3 onderwerpen. People, process en product. Voor diegenen die Marcus Lemonis kennen, zullen wel begrijpen waar ik naartoe ga. Tijdens het exit-gesprek maak ik de werknemer even de werkgever. Vanuit zijn perspectief zul je enorm veel nieuwe dingen horen over jouw organisatie.

Tip: Binge watch eens de volledige serie The Profit.

People: 

Stel eens vragen over; met welke collega werkte je het prettigst en waarom? Misschien ontdek je wel kanten van een werknemer die je nog niet eerder hebt gezien of is opgevallen. En met welke collega kon je echt niet door 1 deur. Durf ook vragen te stellen over jouw eigen leiderschap. Wat vond jouw werknemer hierin prettig maar vooral wat ook niet. Hoe had hij dit liever gezien of juist hoe had hij dat zelf gedaan. Bespreek echt de situaties in volle detail. Een andere leuke vraag; wie ontsla jij als eerste, wie neem je als eerste aan en vooral waarom. Of; je wilt 1 persoon 2500,- bonus geven, aan wie ga je het geven?

Process:

Een proces is nooit 100% perfect, uiteindelijk heb je met mensen te maken. Bespreek eens welke projecten echt goed gingen en waarom dat zo was. Bespreek ook echt de grootste faalmomenten. Waar in het proces ging het verkeerd en wat is er nodig om dit wel te stroomlijnen. Zo haal je misschien nog wel een kink uit de kabel waar je nog nooit eerder aan had gedacht.

Product:

Misschien ben jij een eigenaar van een start-up. Wat voor visie heeft jouw werknemer voor het product en welke risico’s ziet hij vooral. Stel hem echt eens de vraag: gaat het ons lukken om voet aan grond te krijgen? Zo nee, waar ligt dit dan aan? Denk ook aan de kansen, hoe klein ze ook zijn, misschien zijn ze wel enorm waardevol.

Som de allerbelangrijkste lessen achteraf op en deel dit met je management.

Afscheidsfeestje

Maak er een mooi afscheid van. Kies een passend cadeau en vraag je collega’s of ze ook iets willen doen. Maak het speciaal, laat vooral zien dat je er echt moeite voor hebt genomen. Tip: neem stiekem contact op met zijn/haar partner/vriend en vraag wat echt een passend cadeau is, dit wordt enorm gewaardeerd. Combineer het desnoods met een uitje. Ga met z’n alle suppen of bezoek de jeu-de-boule-bar.

In contact blijven

In de weken dat hij weg is, schrijf een recommendation op zijn LinkedIn profiel. Beschrijf de kwaliteiten van je ex-werknemer en stel jezelf beschikbaar als referentie. En houd een paar keer per jaar even contact. Een klein berichtje hoe het gaat wordt enorm gewaardeerd.

De rode draad

Alles hierboven draagt bij dat jouw werknemer na zijn ontslag met een goed gevoel is weggegaan. Hij heeft alles netjes overgedragen, is nog van waarde gebleven in de laatste weken en hij heeft jou als werkgever enorm veel waardevolle feedback gegeven.

Ikzelf merk dat ik nog best vaak praat over mijn oude werkgever. Dit komt allemaal omdat ik daar enorm veel heb geleerd, maar ook ‘goed’ ben weggegaan. We hebben zelfs wat projecten naderhand samen gedaan en wie weet wat de toekomst nog meer gaat brengen.

De collega’s die ik heb zien weggaan spreek ik nog ‘regelmatig’. Even vragen hoe het met ze gaat, waar ze nu werken, maar er is ook wederzijdse belangstelling. Je ex-werknemers blijven geïnteresseerd en vinden het vaak erg tof om te horen dat jouw start-up weer wat verder is, ook zij hebben daar een bijdrage aan gehad. En wie weet komen ze weer terug 😉

20 vragen om te stellen tijdens een sollicitatiegesprek