Kilometerpauschale bei Firmenwagen: Tipps für optimale Steuerersparnis

Firmenwagen gehören zu den beliebtesten Zusatzleistungen in deutschen Unternehmen. Für viele Mitarbeitende ist der Dienstwagen ein wichtiger Teil des Vergütungspakets. Doch gerade im HR-Bereich stellen sich häufig Fragen zur steuerlichen Abrechnung – insbesondere bei der Kilometerpauschale bei Firmenwagen. Welche Regelungen gelten? Wann darf die Pauschale genutzt werden? Und wie lässt sich das Ganze rechtssicher in der Lohnabrechnung abbilden?

In diesem Beitrag bekommst Du alle wichtigen Informationen aus HR-Perspektive – verständlich, praxisnah und auf dem aktuellen Stand.

Pro Kilometer – Was bedeutet „Kilometerpauschale bei Firmenwagen“?

Die Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale bei Firmenwagen betrifft vor allem Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die mit dem Dienstwagen durchgeführt werden. Auch wenn ein Fahrzeug vom Arbeitgeber gestellt wird, muss für diesen Arbeitsweg ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Gerade wegen der Steuern muss das Verkehrsmittel so genau behandelt werden.

Hier greift die sogenannte Entfernungspauschale – im Sprachgebrauch oft als „Kilometerpauschale“ bezeichnet. Sie beträgt aktuell 0,30 Euro pro Entfernungskilometer, ab dem 21. Kilometer sogar 0,38 Euro (Stand: 2025).

Wann ist die Kilometerpauschale relevant?

Als HR-Verantwortliche*r solltest Du die Kilometerpauschale bei Firmenwagen in folgenden Fällen im Blick behalten:

• Dienstwagen mit privater Nutzung: Die Pauschale beeinflusst die Höhe des geldwerten Vorteils.
• Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1-%-Regelung: Je nach Modell wirkt sich die Pauschale unterschiedlich aus.
• Mitarbeitende mit häufigen Fahrten zur Arbeit: Hier entsteht besonderer Klärungsbedarf.

Zwei Abrechnungsmodelle: Was Du kennen musst

Bei der Versteuerung von Firmenwagen – und damit auch bei der Anwendung der Kilometerpauschale bei Firmenwagen – kommen zwei Methoden in Frage:

1. Die 1-%-Regelung + 0,03 %-Regelung

Bei der pauschalen Versteuerung (1% Methode) werden monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil angesetzt. Für die Fahrten durch den Arbeitnehmer zur Arbeitsstätte wird zusätzlich 0,03 % pro Kilometer Entfernung versteuert.

Beispiel:
Ein Auto mit einem Bruttolistenpreis von 40.000 Euro und einem Arbeitsweg von 20 km führt zu:

• 400 Euro (1 %) für die Privatnutzung
• 240 Euro (0,03 % × 40.000 × 20 km) für den Arbeitsweg

Diese Werte musst Du als geldwerten Vorteil in der Lohnabrechnung berücksichtigen.

2. Fahrtenbuch + Einzelbewertung (0,002 %)

Wird ein Fahrtenbuch geführt, lässt sich der geldwerte Vorteil präziser berechnen. Für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte wird dann 0,002 % pro Entfernungskilometer und tatsächlich gefahrenem Tag angesetzt.

Das lohnt sich besonders für Mitarbeitende, die nur selten ins Büro fahren – z. B. bei Homeoffice-Regelungen. Durch die Fahrtenbuchmethode werden Fahrtkosten für Dienstreisen bzw. Dienstfahrten zum Arbeitsplatz und Privatfahrten klar unterschieden — die genaue Strecke und entsprechende Reisekosten sind bekannt und ergeben eine leichtere Berechnung.

Steuerliche Auswirkungen für Mitarbeitende

Die Kilometerpauschale bei Firmenwagen wirkt sich direkt auf das zu versteuernde Einkommen aus. Mitarbeitende können die Entfernungspauschale im Rahmen ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen – allerdings nicht zusätzlich, wenn der Firmenwagen vom Arbeitgeber gestellt und versteuert wird.

Wichtig für Deine Beratung als HR:

• Bei der 1-%-Regelung dürfen Mitarbeitende die Entfernungspauschale trotzdem ansetzen.
• Bei Kostenerstattung durch den Arbeitgeber entfällt dieser Abzug.

Praxis-Tipp: Klare Kommunikation spart Aufwand

Die Thematik rund um die Kilometerpauschale bei Firmenwagen ist erklärungsbedürftig. Deshalb empfiehlt es sich, im Onboarding-Prozess und in der Dienstwagenvereinbarung folgende Punkte und etwaige Besonderheiten schriftlich festzuhalten:

• Welches Abrechnungsmodell wird genutzt?
• Wie viele Kilometer zur Arbeit werden angesetzt?
• Wird ein Fahrtenbuch geführt?
• Gibt es eine steuerliche Beratung durch das Unternehmen?

Wichtige Informationen auf einen Blick

Hier die wichtigsten Fakten zur Kilometerpauschale bei Firmenwagen als schnelle Übersicht in Bulletpoints:

• Entfernungspauschale: 0,30 €/km bis 20 km, ab dem 21. km 0,38 €/km
• Geldwerter Vorteil bei Arbeitsweg: 0,03 % (pauschal) oder 0,002 % (Einzelnachweis)
• Mitarbeitende können Entfernungspauschale steuerlich geltend machen – außer bei voller Kostenerstattung
• Das richtige Modell wählen spart Geld – für beide Seiten
• Dokumentation über Fahrtenbuch oder Lohnabrechnung muss vollständig sein

Was heißt das für Deine HR-Praxis?

Als HR-Expert*in bist Du für eine korrekte und faire Abrechnung verantwortlich. Die Kilometerpauschale bei Firmenwagen ist dabei ein zentrales Element – sowohl aus steuerlicher als auch aus vertragsrechtlicher Sicht. Du solltest:

• Modelle vergleichen: Passt die 1 %-Regelung oder das Fahrtenbuch besser zum Mitarbeitenden?
• Transparente Kommunikation fördern: Mitarbeitende sollten verstehen, wie ihre Dienstwagennutzung versteuert wird.
• Digitale Unterstützung nutzen: Mit einer passenden HR-Software lassen sich Dienstwagenrichtlinien, Fahrtenbücher und Lohnabrechnungen sauber dokumentieren.

In der modernen Personalverwaltung spielt die strukturierte Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmitteln eine zentrale Rolle. Wer tiefer in das Thema einsteigen will, findet bei HoorayHR umfassende Infos und digitale Werkzeuge zur Verwaltung von Arbeitsmitteln.

Fazit: Kilometerpauschale im Blick behalten – für reibungslose HR-Prozesse

Die Kilometerpauschale bei Firmenwagen ist kein Randthema – sondern ein fester Bestandteil moderner HR-Arbeit. Eine klare Regelung, die richtige Wahl des Versteuerungsmodells und ein transparenter Umgang mit dem geldwerten Vorteil schaffen Vertrauen bei Deinen Mitarbeitenden und schützen Dein Unternehmen vor Fehlern in der Lohnabrechnung.

Mit digitalen Lösungen und einem geschulten Blick auf steuerliche Feinheiten kannst Du dafür sorgen, dass Firmenwagen nicht nur ein Benefit, sondern auch ein sauber verwaltetes Arbeitsmittel bleiben.

FAQ: Kilometerpauschale bei Firmenwagen

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