Elektronische Zeiterfassung Pflicht – Was Du als HR jetzt wissen musst

Geschrieben von: Ramon Glebbeek Letzte Aktualisierung: 5 August 2025

Spätestens seit den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts ist klar: Die elektronische Zeiterfassung der Arbeitnehmer wird Pflicht. Doch was bedeutet das konkret für Dich als HR-Verantwortliche*r? Welche Anforderungen gelten bereits heute – und wie kannst Du Deine Prozesse entsprechend anpassen?

In diesem Beitrag erfährst Du alles, was Du zur elektronischen Zeiterfassung Pflicht wissen musst, welche Risiken bei Nichtumsetzung drohen und wie Du die passenden Tools für Dein Unternehmen findest.

Inhaltsverzeichnis

Was steckt hinter der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Warum betrifft Dich die Pflicht zur Zeiterfassung als HR-Verantwortliche*r?
Was bedeutet “elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht” konkret?
Diese Vorteile bringt Dir eine elektronische Zeiterfassung
Wichtige Funktionen einer elektronischen Zeiterfassungssoftware
Herausforderungen bei der Umsetzung – und wie Du sie vermeidest
Für wen gilt die elektronische Zeiterfassung Pflicht?
Fazit: Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung – Jetzt handeln statt abwarten
FAQ: Elektronische Zeiterfassung Pflicht

Was steckt hinter der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Die Diskussion zur elektronischen Zeiterfassung Pflicht hat mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 begonnen. Das Gericht stellte klar, dass EU-Staaten Unternehmen dazu verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung ihrer ArbeitnehmerInnen einzuführen. In Deutschland wurde diese Vorgabe durch ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im Jahr 2022 konkretisiert und im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes festgehalten.

Das bedeutet: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden zu erfassen – systematisch und vollständig. Zwar steht das finale Gesetz noch aus, aber die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung gilt durch den Beschluss im Kern bereits heute.

Warum betrifft Dich die Pflicht zur Zeiterfassung als HR-Verantwortliche*r?

Als Teil der HR-Abteilung bist Du dafür verantwortlich, die Arbeitszeiten Deiner Kolleg*innen gesetzeskonform zu dokumentieren und auszuwerten. Papierlisten oder unstrukturierte Excel-Dateien reichen dafür nicht mehr aus. Die Anforderungen sind gestiegen – und Du brauchst eine Lösung, die Dir folgende Aufgaben abnimmt:

Arbeitszeiten erfassen und speichern
Pausen dokumentieren
Überstunden nachvollziehbar machen
Gesetzliche Vorgaben erfüllen
Daten sicher verwalten (DSGVO-konform)

Was bedeutet “elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht” konkret?

Im HR-Kontext bedeutet die elektronische Zeiterfassung Pflicht, dass Du folgende Punkte beachten musst:

Systematische Erfassung: Arbeitsbeginn, -ende und Pausen müssen tagesaktuell und lückenlos dokumentiert werden.
Elektronisch oder digital: Die Erfassung darf nicht mehr ausschließlich manuell erfolgen – Excel, Apps oder Zeiterfassungssysteme sind notwendig.
Zugänglichkeit für Mitarbeitende: Deine Mitarbeitenden müssen ihre Zeiten einsehen können.
Manipulationssicherheit: Die Daten dürfen nicht im Nachhinein verändert werden, ohne dass dies nachvollziehbar ist.
Datenschutz: Die elektronische Lösung muss DSGVO-konform sein.

Diese Vorteile bringt Dir eine elektronische Zeiterfassung

Wenn Du die elektronische Zeiterfassung nicht nur als Pflicht, sondern als Chance betrachtest, ergeben sich klare Vorteile für Dein Unternehmen:

Rechtssicherheit: Du erfüllst alle gesetzlichen Anforderungen.
Effizienzsteigerung: Automatische Auswertungen sparen Zeit und manuelle Arbeit.
Fehlerreduktion: Kein Übertragen von handschriftlichen Zeiten, keine Zahlendreher.
Transparenz: Mitarbeitende haben Zugriff auf ihre Stundenkonten.
Planbarkeit: Du erkennst frühzeitig Überlastungen oder Ressourcenlücken.

Wichtige Funktionen einer elektronischen Zeiterfassungssoftware

Nicht jede Lösung erfüllt automatisch alle Anforderungen der elektronischen Zeiterfassung Pflicht. Achte deshalb bei der Auswahl auf folgende Funktionen:

Mobile Zeiterfassung: Zeiten per App oder Smartphone erfassen – auch im Homeoffice oder Außendienst.
Automatische Pausenerkennung: Für gesetzeskonforme Dokumentation.
Schnittstellen zu Lohn- und HR-Systemen: Für nahtlose Prozesse.
Projekt- und Aufgabenbezug: Besonders wichtig für Dienstleister oder Agenturen.
Benutzerfreundlichkeit: Einfach für Mitarbeitende zu bedienen.
Datensicherheit und DSGVO-Konformität

Herausforderungen bei der Umsetzung – und wie Du sie vermeidest

Die Umstellung auf eine elektronische Zeiterfassung ist kein riesiges Projekt, aber es gibt Stolpersteine. Typische Herausforderungen sind:

Widerstand im Team: Sorge durch transparente Kommunikation für Akzeptanz.
Technische Hürden: Wähle eine Lösung, die ohne großen IT-Aufwand einführbar ist.
Unklare Arbeitszeitmodelle: Nutze die Gelegenheit, auch Deine internen Prozesse zu strukturieren.
Unvollständige Integration: Achte auf eine Lösung, die sich gut in bestehende Systeme einfügt.

Für wen gilt die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Grundsätzlich betrifft die Pflicht alle Unternehmen – unabhängig von Branche oder Größe. Auch Minijobber, Teilzeitkräfte, Werkstudentinnen oder Praktikantinnen müssen erfasst werden.

Einzige Ausnahmen können sich in Bereichen mit tarifvertraglichen Regelungen ergeben. Doch auch hier empfiehlt sich die digitale Erfassung, um Transparenz und Effizienz zu fördern.

Fazit: Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung – Jetzt handeln statt abwarten

Die elektronische Zeiterfassung Pflicht ist mehr als eine formale Vorschrift – sie ist der Startschuss für moderne, digitale HR-Prozesse. Nutze die Gelegenheit, Deine Zeiterfassung auf ein neues Level zu bringen: transparent, effizient und rechtssicher.

Mit der richtigen Lösung sparst Du Zeit, sorgst für Klarheit im Team und erfüllst gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen.

FAQ: Elektronische Zeiterfassung Pflicht

1. Ist die elektronische Zeiterfassung in Deutschland bereits gesetzlich verpflichtend?

Ja – das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden, dass Unternehmen bereits jetzt verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Zwar fehlt noch ein detailliertes Gesetz zur Ausgestaltung, doch die Pflicht zur systematischen, idealerweise elektronischen Zeiterfassung gilt bereits.

2. Reicht Excel als elektronische Zeiterfassung aus?

Excel kann im Übergang eine Lösung sein, erfüllt aber oft nicht die Anforderungen an Manipulationssicherheit, Nachvollziehbarkeit und DSGVO-Konformität. Eine spezialisierte Zeiterfassungssoftware bietet Dir als HR-Verantwortliche*r deutlich mehr Sicherheit und Effizienz.

3. Was passiert, wenn Unternehmen keine elektronische Zeiterfassung einführen?

Die Nichteinhaltung kann arbeitsrechtliche und bußgeldrechtliche Folgen haben – insbesondere bei Verstößen gegen Arbeitszeitgesetze oder fehlender Nachweispflicht. Für HR bedeutet das: besser rechtzeitig handeln und auf ein sicheres, digitales System setzen.

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