Berechnung Urlaubsanspruch

Um Urlaubstage berechnen zu können, gibt es einiges zu beachten. Branchenabhängig und auch von Betrieb zu Betrieb unterscheiden sich die Berechnungen voneinander. Dies liegt zum Beispiel daran, dass manchmal auch Sonntage zu den regelmäßigen Arbeitstagen gehören. Auch bei Teilzeitjobs stehst du mit der Berechnung von Urlaubstagen vor einer neuen Herausforderung. Ebenfalls gibt es bei Elternzeit und Mutterschutz einiges zu beachten, was die Kategorie Berechnung Urlaubsanspruch angeht. HoorayHR bietet Dir zahlreiche Hilfestellungen bei der Mitarbeiterorganisation und wir zeigen Dir, wie Du den Urlaubsanspruch berechnen kannst.

Wie viele Urlaubstage stehen dir laut Gesetz eigentlich zu? Der Urlaubsanspruch richtet sich nach der Anzahl der Arbeitstage pro Woche und nach dem gesetzlichen Mindesturlaub gemäß Bundesurlaubsgesetz (BUrlG).
In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du deinen Urlaubsanspruch berechnen kannst – egal, ob du in Teilzeit arbeitest, eine 5-Tage-Woche oder eine 6-Tage-Woche hast.
Außerdem erklären wir, wie sich Sonderfälle wie Elternzeit, Krankheit oder ein unterjähriger Eintritt auf den Urlaubsanspruch auswirken.

Der Urlaubsanspruch ist variabel

Zunächst einmal gibt es selbstverständlich gesetzliche Regelungen bezüglich des Urlaubes, welcher Deinen Mitarbeitenden zusteht. Es gibt einen gesetzlich geregelten Mindestanspruch auf Urlaub, dieser beträgt bei einer Sechs-Tage-Woche mindestens 24 Werktage. In der Praxis ist es jedoch häufig so, dass die tatsächlich geleistete Arbeitszeit hiermit nicht übereinstimmt und dementsprechend Anpassungen vorgenommen werden müssen. In der Kategorie Berechnung Urlaubsanspruch müssen die jeweiligen Umstände dementsprechend genau beachtet werden.

Hast Du schon unsere Tools zum Abwesenheitsmanagement oder zur Zeiterfassung ausprobiert? Diese sind sicherlich hilfreich, um dich noch besser zu organisieren.

Wichtig für Dich als Arbeitgeber

Wichtig für Dich als Arbeitgeber ist, dass Du Arbeitstage nicht abrunden darfst, wenn Du den Urlaubsanspruch berechnen möchtest. Außerdem gelten Samstage gesetzlich als Werktag und werden auch so in die Berechnungen aufgenommen. Der in Werktagen gezählte Urlaub muss in Arbeitstage umgerechnet werden, um Ansprüche korrekt berechnen zu können.

Urlaubsanspruch berechnen – So ermittelst du deinen gesetzlichen Urlaub korrekt

Urlaubsquote berechnen

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) legt den gesetzlichen Mindesturlaub für alle Arbeitnehmer in Deutschland fest.
Der Mindesturlaub beträgt:

• bei einer 6-Tage-Woche: 24 Urlaubstage pro Jahr
• bei einer 5-Tage-Woche: 20 Urlaubstage pro Jahr

Der volle gesetzliche Urlaubsanspruch entsteht nach zwölf Monaten Beschäftigung. Wer erst im Laufe eines Jahres anfängt, erhält einen anteiligen Urlaubsanspruch, der sich nach der Anzahl der vollen Beschäftigungsmonate richtet. Für jeden Monat steht dem Arbeitnehmer ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu.

Urlaubsanspruch berechnen – Schritt für Schritt

Formel:

 

Arbeitstage pro Woche × 24 / 6 = jährlicher Urlaubsanspruch

 

Beispiel 1: 5-Tage-Woche
5 Arbeitstage × 24 / 6 = 20 Urlaubstage

Beispiel 2: Teilzeit (3-Tage-Woche)
3 Arbeitstage × 24 / 6 = 12 Urlaubstage

Beispiel 3: 4-Tage-Woche
4 Arbeitstage × 24 / 6 = 16 Urlaubstage

Beispiel 4: 6-Tage-Woche
6 Arbeitstage × 24 / 6 = 24 Urlaubstage

Diese Berechnung gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub. Viele Arbeits- oder Tarifverträge sehen zusätzliche Urlaubstage vor, zum Beispiel 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche.
Wichtig: Bei der Berechnung zählen tatsächliche Arbeitstage, nicht Kalendertage.

Teilzeit, Minijob und flexible Arbeitszeiten

Berechnung Urlaubsanspruch Teilzeit

Täglich Arbeitszeit aber geringere Stundenzahl als eine Vollzeitkraft	20 Urlaubstage (24:6×5=20)
Nicht tägliche Arbeitszeit, zum Beispiel 2 Tage in der Woche	10 Urlaub (24:5×2= 9,6 – aufgerundet 10)
Nicht tägliche Arbeitszeit, zum Beispiel 3 Tage in der Woche	15 Tage Urlaub (24:5×3=14,4 – aufgerundet 15)

Diese 10 beziehungsweise 15 Tage Urlaubsanspruch gelten selbstverständlich nur für die beiden (oder die drei) Tage der Woche, an denen gearbeitet wird. An den anderen Tagen haben die Arbeitnehmer in Teilzeit generell frei, da es sich um arbeitsfreie Tage handelt. Angestellte im Mutterschutz dürfen entsprechende Fehlzeiten nicht als Urlaub angerechnet bekommen.

Bei Arbeitnehmern in Elternzeit kann mit Begründung eine Kürzung des Urlaubes stattfinden. Jeden Monat um genau ein Zwölftel. Ob Du dies tust, liegt bei Dir als Arbeitgeber.

Auch Beschäftigte in Teilzeit oder mit wechselnden Arbeitstagen haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.
Hier wird der Urlaubsanspruch ebenfalls anteilig berechnet. Entscheidend ist die Anzahl der Arbeitstage pro Woche.
Beispiel:
Wenn du nur an drei Tagen pro Woche arbeitest, ergibt sich folgender Urlaubsanspruch:

24 Urlaubstage × (3 / 6) = 12 Urlaubstage

Arbeitest du hingegen im Schichtsystem oder hast eine unregelmäßige Wochenstruktur, solltest du den durchschnittlichen Wochenarbeitsrhythmus als Grundlage für die Berechnung nehmen.
Nützliche Tipps dazufindest du in unserem Artikel

👉 Teilzeit richtig berechnen.

Sonderfälle: anteiliger Urlaubsanspruch

Wenn du nicht das ganze Jahr gearbeitet hast (zum Beispiel bei Eintritt oder Austritt im Laufe des Jahres oder bei Elternzeit), wird der Urlaub anteilig berechnet.

Beispiel: Eintritt im Juli (6 Monate Beschäftigung im Jahr):
20 Urlaubstage × 6 / 12 = 10 Urlaubstage

Bei einem Austritt nach dem 30. Juni steht dem Arbeitnehmer in der Regel der volle gesetzliche Urlaubsanspruch zu (§ 5 Abs. 1c BUrlG).
In Fällen wie Elternzeit, Krankheit oder Mutterschutz kann der Arbeitgeber den Urlaub ebenfalls anteilig kürzen, sofern dies im Einklang mit dem Gesetz geschieht.

Wann darf Urlaub genommen werden?

Der Urlaub kann in der Regel erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten beansprucht werden (§ 4 BUrlG).
Nach Ablauf dieser Wartezeit kann der Urlaub frei geplant werden – unter Berücksichtigung der betrieblichen Belange.

Nicht genommener Urlaub muss grundsätzlich bis zum 31. Dezember des jeweiligen Jahres genommen werden. Eine Übertragung ist nur in Ausnahmefällen möglich, und der Urlaub verfällt spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Berechnung bei längerer Abwesenheit oder Elternzeit

Während der Elternzeit kann der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen (§ 17 BEEG).
Ein Beispiel:
Eine Mitarbeiterin nimmt zwölf Monate Elternzeit. Bei 30 Urlaubstagen pro Jahr darf der Arbeitgeber den Urlaub um 12 × 1/12 = 30 Urlaubstage kürzen.
Nach Ende der Elternzeit lebt der volle Urlaubsanspruch für das neue Jahr wieder auf.

Auch bei längerer Krankheit bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, kann aber ebenfalls nach 15 Monaten verfallen, wenn der Urlaub nicht rechtzeitig genommen wird.
Mehr dazu findest du in unserem Artikel
👉 Urlaubsanspruch bei Krankheit.

Tipps für Arbeitgeber und HR-Teams

• Nutze eine digitale Urlaubsverwaltung, um Urlaubsanträge und Resttage im Blick zu behalten.
• Kommuniziere Urlaubsrichtlinien transparent, damit alle Mitarbeitenden wissen, wann und wie Urlaub genommen werden darf.
• Prüfe regelmäßig, ob Resturlaub übertragen werden darf oder ausbezahlt werden muss.
• Automatisiere Urlaubsanträge und Genehmigungen mit Tools wie HoorayHR, um Fehler und Missverständnisse zu vermeiden.

Weitere Informationen zur effizienten Verwaltung findest du unter

👉 Abwesenheitsmanagement im Unternehmen.

Urlaubsanspruch bei Wechsel der Arbeitszeit

Wenn sich während des Jahres die Anzahl der Arbeitstage pro Woche ändert – zum Beispiel von einer 5-Tage- auf eine 4-Tage-Woche – muss der Urlaubsanspruch anteilig angepasst werden.
In diesem Fall wird der Urlaub in zwei Zeiträume aufgeteilt:

1. Zeitraum mit alter Arbeitszeit
2. Zeitraum mit neuer Arbeitszeit

Beispiel:
Ein Mitarbeiter arbeitet von Januar bis Juni 5 Tage pro Woche und ab Juli 4 Tage pro Woche.
Berechnung:
(20 Urlaubstage × 6/12) + (16 Urlaubstage × 6/12) = 18 Urlaubstage insgesamt.

Diese Regelung sorgt für eine faire Verteilung des Urlaubs bei wechselnden Arbeitsmodellen.

Häufige Fehler bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs

1. Falsche Rundung: Urlaubsansprüche dürfen grundsätzlich nicht auf halbe Tage gerundet werden, außer im Arbeitsvertrag ist etwas anderes vereinbart.
2. Nichtberücksichtigung von Teilzeitkräften: Auch Teilzeitbeschäftigte haben vollen gesetzlichen Anspruch – anteilig nach Arbeitstagen.
3. Resturlaub nicht übertragen: Wird Urlaub nicht rechtzeitig genommen oder dokumentiert, verfällt er häufig unbemerkt.
4. Unklare Kommunikation: Viele Unternehmen informieren Mitarbeitende nicht klar über ihren Urlaubsstatus, was zu Konflikten führen kann.

FAQs zum Thema Urlaubsanspruch

Fazit

Der Urlaubsanspruch richtet sich immer nach der Anzahl der Arbeitstage pro Woche und dem gesetzlichen Mindesturlaub.
Mit der richtigen Formel lässt sich der Urlaubsanspruch für jede Beschäftigungsform schnell und korrekt berechnen.
Unternehmen profitieren von klaren Regeln, digitaler Dokumentation und transparenten HR-Prozessen – etwa mit HoorayHR, der Software für einfache Urlaubsverwaltung und Mitarbeiterorganisation.

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