Ongewenste omgangsvormen voorkomen met een vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon op de werkvloer speelt een belangrijk onderdeel in het voorkomen en aanpakken van ongewenste omgangsvormen. Medewerkers kunnen tijdens hun werk geconfronteerd worden met ongewenst gedrag zoals pesten, seksuele intimidatie, discriminatie, agressie of andere vormen van grensoverschrijdend gedrag. Een goed ingerichte rol van de vertrouwenspersoon draagt bij aan een veilige werkomgeving, waarin werknemers zich gehoord voelen en met vertrouwen problemen kunnen melden. Ook speelt het AVG-proof organiseren van de HR administratie een belangrijke rol bij het beschermen van persoonsgegevens en het waarborgen van vertrouwelijkheid.

Wat is een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is een vertrouwelijk aanspreekpunt voor werknemers die problemen ervaren op de werkvloer. Denk aan ongepaste opmerkingen, intimidatie, conflicten met collega’s of leidinggevenden, of situaties waarin iemand zich onveilig voelt binnen een informele sfeer.

De vertrouwenspersoon luistert, biedt een luisterend oor en helpt de melder om de situatie te bespreken. Alles gebeurt vertrouwelijk en onder geheimhoudingsplicht. De vertrouwenspersoon informeert het slachtoffer, bespreekt mogelijke vervolgstappen en kan – indien nodig – doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties.

Taken van een vertrouwenspersoon

De taken van een vertrouwenspersoon zijn breed en gericht op ondersteuning en preventie. Wat doet een vertrouwenspersoon concreet?

• Opvangen en begeleiden van de melder
• Een gesprek voeren in een veilige setting, bij voorkeur in een eigen kamer
• Adviseren over melden en mogelijke vervolgstappen
• Ondersteunen bij het daadwerkelijk uitvoeren van een melding
• Doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties of een klachtencommissie
• Signaleren van trends en bijdragen aan goed beleid

Een vertrouwenspersoon biedt geen oordeel, maar begeleiding. Dit maakt de rol onafhankelijk en essentieel binnen een organisatie.

Interne of externe vertrouwenspersoon?

Organisaties kunnen kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon.

Interne vertrouwenspersoon

Een interne vertrouwenspersoon is een eigen medewerker binnen de organisatie. Het voordeel is dat deze persoon de praktijk, cultuur en collega’s goed kent. Wel is het belangrijk dat de interne vertrouwenspersoon kent hoe hij of zij onafhankelijk kan blijven en voldoende vertrouwen geniet.

Externe vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon werkt buiten de organisatie en wordt vaak als extra onafhankelijk ervaren. Vooral bij grotere organisaties of gevoelige meldingen is een externe optie verstandig. Veel organisaties kiezen bewust voor meerdere vertrouwenspersonen, intern én extern.

Vertrouwenspersoon en wetgeving

De werkgever is volgens de Arbowet verantwoordelijk voor het beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), waaronder pesten, agressie en intimidatie vallen. Hoewel een vertrouwenspersoon niet expliciet Arbowet verplicht is, geldt wel dat de werkgever verplicht is om beleid te voeren tegen ongewenst gedrag.

Een vertrouwenspersoon draagt bij aan een goed PSA-beleid en helpt bij het opstellen en uitvoeren van beleid en klachtenprocedures. De Nederlandse Arbeidsinspectie ziet toe op de naleving hiervan.

Waarom een vertrouwenspersoon aanstellen?

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is verstandig en draagt bij aan een gezonde organisatie. Voordelen zijn onder andere:

• Werknemers voelen zich veilig en ervaren vertrouwen
• Problemen worden eerder gemeld en escalatie wordt voorkomen
• Ondersteuning bij pesten, seksuele intimidatie en discriminatie
• Bijdrage aan een open cultuur en professioneel management

Een vertrouwenspersoon draagt actief bij aan een organisatie die goed functioneert en waarin werknemers zich gesteund voelen.

Interne vertrouwenspersoon aanstellen: waar let je op?

Bij het interne vertrouwenspersoon aanstellen is het belangrijk dat deze persoon:

• Onafhankelijk kan opereren
• Vertrouwen geniet bij collega’s
• Een passende opleiding heeft gevolgd
• Duidelijk zichtbaar en bereikbaar is als aanspreekpunt

Zorg daarnaast voor goede voorlichting, zodat werknemers weten waar ze met problemen terechtkunnen.

Vertrouwenspersoon als belangrijk onderdeel van beleid

Een vertrouwenspersoon is een belangrijk onderdeel van het bredere beleid rondom ongewenst gedrag. Denk aan:

• Een duidelijke klachtenprocedure
• Vastgelegde meldingen en opvolging
• Rol van leidinggevenden en management
• Heldere communicatie richting werknemers

Goede begeleiding en ondersteuning zorgen ervoor dat melders zich op hun gemak voelen en vertrouwen houden in het proces.

Veelgestelde vragen (FAQ)