Prüfung Arbeitsmittel: Deine HR-Checkliste für mehr Sicherheit und Effizienz

Ob Laptop, Schreibtischstuhl oder Schutzhelm – als HR-Verantwortliche*r bist du nicht nur für das Onboarding und Offboarding zuständig, sondern auch für die Bereitstellung und den Zustand der Arbeitsmittel. Doch damit ist es nicht getan. Eine regelmäßige Prüfung von Arbeitsmitteln bzw. Anlagen ist laut Arbeitsschutz in jedem Betrieb gesetzlich vorgeschrieben – und diese Kontrolle bringt auch handfeste Vorteile für dein Unternehmen. In diesem Beitrag erfährst du, worauf du achten musst, welche Pflichten du hast und wie du die Prüfung von Arbeitsmitteln effizient organisierst.

Warum ist die Prüfung von Arbeitsmitteln so wichtig?

Die regelmäßige Prüfung von Arbeitsmitteln dient in erster Linie dem Schutz deiner Mitarbeitenden. Defekte Geräte oder unsichere Arbeitsumgebungen können bei Verwendung zu Unfällen, gesundheitlichen Schäden oder langfristigen Ausfällen führen – mit entsprechenden Folgen für dein Unternehmen.

Aber auch rechtlich ist die Prüfung kein „Kann“, sondern ein „Muss“. Laut Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) ist der Arbeitgeber verpflichtet, dafür zu sorgen, dass alle Arbeitsmittel sicher verwendet werden können. Die Verantwortung liegt also bei dir. Hierzu gibt es einen Haufen an technischen Regeln für Betriebssicherheit – auf den zweiten Blick ist der Umfang aber überschaubar.

Prüfung Arbeitsmittel: Diese HR-Pflichten musst du kennen

Als HR-Verantwortliche*r solltest du die gesetzlichen Grundlagen und betrieblichen Abläufe kennen. Denn du bist oft die Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Prüfstellen. Jegliche Informationen, den Prüfungsumfang und Fristen solltest du daher kennen.

Deine zentralen Aufgaben bei der Prüfung von Arbeitsmitteln:

• Erfassung aller prüfpflichtigen Arbeitsmittel (z. B. elektrische Geräte, Leitern, Maschinen)
• Terminplanung für wiederkehrende Prüfungen
• Dokumentation der Ergebnisse und Aufbewahrung der Prüfnachweise
• Kommunikation mit Prüfunternehmen oder internen Fachkräften
• Sicherstellung, dass nur geprüfte und sichere Arbeitsmittel ausgegeben werden

Welche Arbeitsmittel sind prüfpflichtig?

Nicht alle Arbeitsmittel müssen regelmäßig geprüft werden – aber viele. Im HR-Kontext betrifft das vor allem Geräte und Ausstattungen, die im Büro, Homeoffice oder in der Produktion verwendet werden.

Hier eine strukturierte Aufzählung häufiger prüfpflichtiger Arbeitsmittel:

• Elektrische Betriebsmittel (z. B. Laptops, Monitore, Netzteile)
• Leitern und Tritte
• Hubwagen und Rollcontainer
• Persönliche Schutzausrüstung (PSA)
• Druckluftgeräte
• Werkzeuge und Maschinen

Im Zweifelsfall hilft eine Gefährdungsbeurteilung, um den Prüfbedarf zu bestimmen. Wichtig: Auch Arbeitsmittel im Homeoffice dürfen nicht vergessen werden, wenn sie vom Arbeitgeber gestellt wurden.

Digitale Tools helfen bei der Arbeitsmittelprüfung

Wer im Arbeitsalltag mit Excel-Listen hantiert, weiß, wie schnell Termine verloren gehen oder Prüfprotokolle unauffindbar sind. Dabei ist die Dokumentation ein zentraler Bestandteil jeder Prüfung. Hier können digitale Lösungen enorm entlasten.

Hooray bietet eine digitale Lösung, um Arbeitsmittel zu verwalten – inklusive Funktionen zur Terminüberwachung, Gerätezuordnung und rechtssicheren Dokumentation.

Mit einem solchen Tool behältst du den Überblick, kannst Prüfintervalle automatisiert nachverfolgen und jedem Mitarbeitenden genau zuweisen, welches Arbeitsmittel wann geprüft wurde.

Vorteile der digitalen Prüfung von Arbeitsmitteln für dein HR-Team

Eine gut strukturierte Prüfung und Verwaltung von Arbeitsmitteln schützt nicht nur vor rechtlichen Risiken – sie verbessert auch die internen Abläufe in deinem Unternehmen.

Das bringt dir eine digitale Lösung im HR-Alltag

• Sicherheit: Du stellst sicher, dass alle Mitarbeitenden nur mit geprüften Mitteln arbeiten.
• Effizienz: Automatische Erinnerungen verhindern vergessene Prüftermine.
• Transparenz: Du kannst jederzeit nachweisen, wann und wie geprüft wurde.
• Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird lückenlos dokumentiert.
• Zeitersparnis: Schluss mit Papierkram oder unübersichtlichen Excel-Tabellen.

So integrierst du die Prüfung von Arbeitsmitteln in deine HR-Prozesse

Die Prüfung von Arbeitsmitteln sollte kein isolierter Vorgang sein. Idealerweise ist sie eingebettet in deine bestehenden HR-Prozesse – insbesondere beim Onboarding und Offboarding.

Praktische Tipps:

• Beim Onboarding: Übergabeprotokolle digital festhalten und auf fällige Prüfungen hinweisen.
• Während der Beschäftigung: Regelmäßige Erinnerungen für Mitarbeitende und Prüfer einrichten.
• Beim Offboarding: Rückgabe und Zustand der Arbeitsmittel dokumentieren und prüfen lassen.

Eine enge Zusammenarbeit mit der Arbeitssicherheit oder dem Facility Management lohnt sich – denn je besser die Abstimmung, desto reibungsloser läuft der gesamte Prozess.

Fazit: Prüfung Arbeitsmittel – eine HR-Aufgabe mit Verantwortung

Die Prüfung von Arbeitsmitteln ist weit mehr als eine technische Pflichtaufgabe. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil moderner HR-Arbeit – mit direkten Auswirkungen auf Arbeitssicherheit, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. Als HR-Verantwortliche*r solltest du die Verantwortung ernst nehmen und auf smarte Prozesse setzen.

Digitale Lösungen wie HoorayHR bieten dir dabei die nötige Unterstützung: von der Planung über die Durchführung bis zur Dokumentation der Prüfungen. So sorgst du nicht nur für sichere Arbeitsbedingungen, sondern auch für professionelle HR-Strukturen.

FAQ zur Prüfung von Arbeitsmitteln

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