Vergleich digitale vs. papierbasierte Personalakte: Welche ist besser?

Vergleich digitale vs. papierbasierte Personalakte: Welche ist besser?

Ramon Glebbeek03/07/2024
5 MIN

Die Verwaltung von Personalakten ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements in jedem Unternehmen. Traditionell wurden Personalakten in Papierform geführt, aber mit der Digitalisierung hat die Einführung und Implementierung der elektronischen Personalakte an Bedeutung gewonnen. In diesem Beitrag vergleichen wir die digitale und die papierbasierte Personalakte, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche Methode für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Vorteile der papierbasierten Personalakte

  1. Einfachheit und Vertrautheit: Die meisten Mitarbeiter sind mit der Papierakte vertraut. Es gibt keine Notwendigkeit für Schulungen oder Einarbeitung in neue Software. Papierakten sind einfach zu handhaben und können schnell abgelegt und wiedergefunden werden.
  2. Rechtliche Akzeptanz: Papierakten werden in den meisten Gerichtsbarkeiten anerkannt und erfüllen oft die gesetzlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten.
  3. Physische Kontrolle: Mit Papierakten hat man die physische Kontrolle über die Dokumente. Es gibt keine Abhängigkeit von Technologie oder Stromversorgung, was in bestimmten Situationen von Vorteil sein kann.

Nachteile der Papierakte

  1. Platzbedarf: Papierakten benötigen physischen Stauraum. Große Mengen von Akten erfordern viel Platz, was teuer und ineffizient sein kann.
  2. Zugriff und Suche: Das Auffinden bestimmter Informationen in Papierakten kann zeitaufwändig sein. Die Aktenführung in Papierform birgt das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder falsch abgelegt werden.
  3. Kosten und Umweltbelastung: Der Druck, die Lagerung und der Transport von Papierakten sind kostspielig und belasten die Umwelt durch den hohen Papierverbrauch.

Vorteile der digitalen Personalakte

  1. Platzersparnis: Digitale Personalakten benötigen keinen physischen Stauraum. Alle Dokumente können elektronisch gespeichert werden, was Platz spart und die Büroorganisation verbessert.
  2. Zugriff und Effizienz: Digitale Akten können schnell durchsucht und aufgerufen werden. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz. Mitarbeiter können von verschiedenen Standorten aus auf die Akten zugreifen, was besonders in Zeiten von Homeoffice und Remote-Arbeit vorteilhaft ist.
  3. Sicherheit und Datenschutz: Elektronische Dokumente können mit Passwörtern und Verschlüsselung geschützt werden. Zudem können Zugriffsrechte individuell vergeben werden, was die Sicherheit erhöht und den Datenschutz verbessert. Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt sicher, dass hohe Datenschutzstandards eingehalten werden und klare Grundsätze für die Datenverarbeitung vorliegen.
  4. Kosteneffizienz und Umweltfreundlichkeit: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und der damit verbundenen Kosten sind digitale Personalakten umweltfreundlicher und langfristig kosteneffizienter.

Nachteile der digitalen Personalakte und Datenschutz

  1. Technologieabhängigkeit: Digitale Personalakten erfordern eine funktionierende IT-Infrastruktur. Bei technischen Problemen oder Stromausfällen kann der Zugriff auf die Akten eingeschränkt sein.
  2. Datensicherheit: Obwohl digitale Akten sicherer sein können, sind sie auch anfällig für Cyberangriffe und Datenverlust. HR-Abteilungen müssen sich mit den Bedenken hinsichtlich unbefugtem Zugriff, den Auswirkungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Bedeutung von Verschlüsselung und Zugangskontrollsystemen auseinandersetzen, um solche Risiken zu mindern.
  3. Anfangsinvestitionen und Schulungen: Die Implementierung eines digitalen Personalakte-Systems kann kostspielig sein. Zudem benötigen Mitarbeiter möglicherweise Schulungen, um das neue System effizient nutzen zu können.

Fazit: Welche Personalakte ist besser in der Digitalisierung?

Die Entscheidung zwischen einer digitalen und einer papierbasierten Personalakte hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen Ihres Unternehmens ab. Hier sind einige Überlegungen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können:

  • Unternehmensgröße: Größere Unternehmen profitieren oft mehr von digitalen Personalakten, da sie den Verwaltungsaufwand und die Kosten reduzieren können. Kleinere Unternehmen können möglicherweise weiterhin effektiv mit Papierakten arbeiten.
  • Räumliche Gegebenheiten: Unternehmen mit begrenztem Platzangebot sollten die Umstellung auf digitale Akten in Betracht ziehen, um Platz zu sparen.
  • Technologieaffinität: Unternehmen mit einer starken IT-Infrastruktur und technologieaffinen Mitarbeitern werden die Vorteile digitaler Personalakten eher nutzen können.
  • Datenschutzanforderungen: Wenn der Schutz sensibler Daten eine hohe Priorität hat, bieten digitale Akten durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen zusätzliche Sicherheitsvorteile.
  • Rolle der Personalabteilung: Die Personalabteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Einführung digitaler Personalakten. Sie profitiert von der automatisierten Dokumentenerstellung, der sicheren elektronischen Zustellung von Gehaltsabrechnungen und anderen Informationen sowie der Vereinfachung von Prozessen.

Letztendlich bietet die digitale Personalakte viele Vorteile, insbesondere in Bezug auf Effizienz, Platzersparnis und Sicherheit. Dennoch haben papierbasierte Personalakten in bestimmten Szenarien weiterhin ihre Berechtigung. Eine hybride Lösung, bei der beide Systeme je nach Bedarf eingesetzt werden, kann ebenfalls eine praktikable Option sein.

Indem Sie die Vor- und Nachteile beider Ansätze sorgfältig abwägen, können Sie die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen und sicherstellen, dass Ihre Personalverwaltung effizient, sicher und zukunftsfähig ist.

Kriterium Digitale Personalakte Papierbasierte Personalakte
Platzbedarf Spart Platz Benötigt viel physischen Raum
Zugriff und Suche Schneller und effizienter Zugriff, auch remote Zeitaufwändig, Risiko des Verlusts
Sicherheit und Datenschutz Hohe Sicherheit durch Verschlüsselung und Zugriffsrechte Physische Kontrolle, aber anfällig für Verlust und Beschädigung
Kosten Höhere Anfangsinvestitionen, langfristig kosteneffizient Laufende Kosten für Papier, Lagerung und Transport
Umweltfreundlichkeit Reduzierter Papierverbrauch, umweltfreundlicher Hoher Papierverbrauch, umweltschädlich
Technologieabhängigkeit Abhängig von IT-Infrastruktur und Stromversorgung Unabhängig von Technologie und Strom
Rechtliche Akzeptanz Anerkannt, aber abhängig von Region und Gesetzgebung Weitgehend akzeptiert und rechtlich anerkannt
Einfachheit und Vertrautheit Erfordert Schulung und Einarbeitung Vertraut und einfach zu handhaben

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