Hoe belangrijk is een goede onboarding voor de nieuwe medewerker? Tegenwoordig komt het helaas nog erg veel voor dat een werkgever het onboarding proces niet heeft gestroomlijnd. DIt kan een slechte indruk achterlaten op de nieuwe medewerker, als ook is het zo dat belangrijke taken of afspraken worden vergeten.

Stel je voor, het is de eerste werkdag van een nieuwe medewerker en er is nog niks geregeld! De medewerker staat nog niet in het systeem, er is geen werkende laptop beschikbaar en de manager is helemaal niet op de hoogte van de komst. Voor het bedrijf is dit vervelend omdat de medewerker niet direct kan starten, maar laat je als bedrijf ook nog eens een slechte indruk achter. Helaas gebeurt het maar al te vaak dat medewerkers te maken hebben met een slecht onboarding proces. 34 procent van de nieuwe medewerkers wisselt van baan in het eerste jaar, terwijl 20 procent zelfs al na de eerste 45 dagen wisselt van baan!

Onboarding stappenplan voor een nieuwe medewerker

Met een gestroomlijnd onboarding proces weet jij wat je te wachten staat, terwijl de nieuwe medewerker direct in alles wordt voorzien en aan het werk kan gaan. Om te starten met het onboarding proces, hebben wij vier essentiële stappen voor je uitgelicht in een stappenplan.

Stap 1: De onboarding vóór de eerste werkdag

Het onboarding proces begint al vóór de eerste dag van de nieuwe collega. Het is handig om van te voren nog even van je te laten horen. Stuur de medewerker bijvoorbeeld een enthousiast mailtje over zijn of haar komst en wat hen de eerste dag te wachten staat. Laat even weten of de lunch door het bedrijf verzorgd wordt en of er een collega is die de nieuwe medewerker naar het kantoor begeleid. Zorg er ook voor dat de werkplek netjes is; de eerste indruk van de medewerker is namelijk erg belangrijk voor de rest van het onboarding proces. Verder moeten de algemene zaken zoals telefoonaansluiting, inloggegevens, etc natuurlijk voor de komst regelt zijn.

Last but not least! Zorg dat de rest van het team op de hoogte is van de komst van de nieuwe collega en vraag hen om zich zo open mogelijk op te stellen. Op deze manier voelt de nieuwe collega zich direct onderdeel van het team!

Stap 2: De onboarding tijdens de eerste werkdag

Het is zo ver, de eerste werkdag is aangebroken. Deze dag is de belangrijkste dag in het onboarding proces, no room for mistakes dus. Het is slim om een onboarding meeting te organiseren voor de nieuwe medewerker. Tijdens deze meeting vertel je meer over het bedrijf, de geschiedenis, wie de oprichters zijn, etc. Dit is ook het perfecte moment om de huisregels en andere relevante (bedrijfs)informatie te delen. Zorg er wel voor dat je het gesprek luchtig houdt. De introductie van de andere collega’s is ook een belangrijk moment. Je kan er voor kiezen om een rondleiding te geven, maar je zou ook een speeddate kunnen organiseren tussen de huidige en nieuwe collega’s om direct een onderlinge band te creëren. Je leert elkaar natuurlijk het beste kennen onder het genot van een goede kop koffie en een heerlijke lunch.

Wil je echt punten scoren? Leg dan een welkomstcadeautje klaar op het bureau van de nieuwe collega. Dit kan een bosje bloemen of een kaartje zijn, maar het is al helemaal leuk om iets te geven dat te maken heeft met het bedrijf.

Inspiratie nodig? Lees ons blog over hoe je een te gekke bedrijfscultuur creëert!

Stap 3: Evalueren

Heeft de nieuwe medewerker zijn of haar draai gevonden en is er enorm veel plezier op de werkvloer? Waarschijnlijk vliegen de dagen dan zo voorbij! Na de eerste maand is het belangrijk om terug te blikken op de afgelopen maand, wat ging er goed en wat ging er minder goed? Ook is het enorm relevant om de reactie van de nieuwe medewerker aan te horen. Is er nog ergens behoefte aan, of bevalt alles eigenlijk heel goed? Deze evaluatie doe je natuurlijk samen met de nieuwe collega, waarbij het belangrijk is dat er een goede vertrouwensband ontstaat.

Heeft de medewerker het naar zijn of haar zin?

Tijdens dit onderdeel van het onboarding proces wil je erachter komen of de medewerker het naar zijn of haar zin heeft binnen het bedrijf. Plan een meeting in, kies voor een rustige plek in of buiten het kantoor en neem echt de tijd voor de nieuwe medewerker. Deze evaluatie is ook het perfecte moment om feedback te geven aan de nieuwe medewerker, doe dit door middel van een compliment of tip.

Herhaal dit evaluatiemoment elke 1-3 maanden!

Stap 4: Afronding onboarding proces

Als laatste stap van het onboarding stappenplan komt de afronding van het proces. Het is inmiddels al een half jaar later en de nieuwe collega voelt zich helemaal thuis, hij of zij draait volop mee in het team. De collega neemt zelf initiatieven en onderling worden er gewenste resultaten behaald. Richting het einde van het contract is het tijd om keuzes te maken, willen beide partijen verder met elkaar?

Tijdens een evaluatiegesprek, wat tevens ook de afronding van het onboarding proces is, sta je samen met de medewerker stil bij de afgelopen maanden dat de medewerker in dienst is geweest. Het is handig om hier voor een meeting in te plannen op een rustige plek in het kantoor. Er achter komen hoe de medewerker het werk heeft ervaren en of er met plezier is gewerkt staat tijdens dit gesprek centraal. Hopelijk wilt de medewerker zich verder ontwikkelen in het bedrijf, maar het kan natuurlijk ook voorkomen dat de voor een nieuwe uitdaging zal kiezen.

Zorg ervoor dat je alle feedback meeneemt en documenteert, zodat zowel jij als de medewerker zich kan blijven ontwikkelen.

Nog even in het kort

Een gestructureerd en goed uitgedacht onboarding proces is dus essentieel voor het behoud van nieuwe werknemers. Je weet nu beter hoe het onboarding proces werkt en hoe je er met een onboarding stappenplan een succes van kunt maken. Wij raden aan om je nog verder te verdiepen in het onboarding proces door middel van het whitepaper ‘Onboarden als een pro’.

Heb je vragen over het onboarding proces? Wil je weten hoe je voor jouw bedrijf een concreet onboarding proces opstelt? Wij denken graag met je mee. Neem gerust contact met ons op!