10 tips om efficiënter te werken als HR-manager

Ramon Glebbeek 28/10/2025

5 MIN

Veel HR-managers herkennen het probleem: de werkdag start gestructureerd, maar eindigt chaotisch. Spoedvragen, onderbrekingen en administratieve taken nemen het over, waardoor strategisch HR-werk blijft liggen. Juist daarom zijn tips personeelsadministratie essentieel. Met een efficiënte personeelsadministratie vergroot je de productiviteit, voorkom je fouten en houd je ruimte om je te focussen op ontwikkeling en groei van je organisatie.

In onze HR-podcast Confetti at Work deelt Anke Nieboer (HR Wizard) haar praktische adviezen om slimmer te werken. De onderstaande 10 tips helpen je om je personeelsadministratie te optimaliseren, processen te stroomlijnen en meer grip te krijgen op je werk.

1. Stop met automatisch brandjes blussen

Niet elk verzoek is urgent. Door bewust te kiezen waar je op reageert, verhoog je de efficiëntie en voorkom je dat administratieve taken je hele dag bepalen. Dit is een goed idee voor HR-professionals die grip willen houden op hun personeelsbeheer.

Praktische adviezen:

Beoordeel elk verzoek op impact voor werknemer en organisatie
Parkeer niet-urgente zaken en verwerk ze op vaste momenten
Zorg voor duidelijkheid over verwachtingen en beschikbaarheid

2. Werk met een HR-jaarplan voor richting en focus

Een HR-jaarplan geeft noodzaak en richting. Het helpt werkgevers om prioriteiten te stellen in personeelsadministratie, payroll en ontwikkeling van medewerkers.

Zo pak je dit aan:

Formuleer 3–5 strategische HR-thema’s, zoals bijvoorbeeld onboarding
Leg doelen vast per kwartaal
Stem verwachtingen af met ondernemers en management

3. Gebruik vaste focusblokken voor belangrijke HR-projecten

Grote taken zoals loonadministratie, salarisadministratie of het inrichten van HR-processen vragen concentratie. Door focusblokken te plannen, werk je slimmer en voorkom je dat werk blijft liggen.

Tips:

Plan wekelijks vaste momenten zonder onderbrekingen
Werk aan projecten zoals loonverwerking, evaluatiegesprekken of personeelsdossiers
Rond af met kleinere administratieve zaken

4. Claim je agenda en bewaak je tijd

Je agenda is een strategisch document. Door bewust te plannen, beperk je ad-hoc werk en verhoog je de efficiëntie van je personeelsadministratie.

Concreet:

Werk met themadagen
Houd meetings kort
Bescherm tijd voor administratie en optimaliseren van processen

5. Breng structuur aan in hoe collega’s vragen stellen

Ad-hoc vragen kosten tijd. Door vaste werkwijzen af te spreken, stroomlijn je de administratie en beperk je verstoringen.

Zorg ervoor dat:

Medewerkers vragen digitaal aanleveren
Urgentie duidelijk is
Je consequent blijft in je aanpak

6. Documenteer HR-processen en leg informatie vast

Goed vastgelegde documenten verminderen afhankelijkheid van HR. Denk aan arbeidsovereenkomst, contracten, personeelsdossier en ziekteprocedures.

Documenteer onder andere:

Handleidingen voor loonadministratie en salarisadministratie
Checklists voor onboarding en ontslag
Een centrale medewerkers-FAQ

7. Automatiseer met slimme HR-software

Automatiseren is essentieel voor een efficiënte personeelsadministratie. Met moderne software kun je payroll, loonverwerking en personeelsbeheer grotendeels automatiseren of zelfs uitbesteden aan experten of een salarisadministrateur. Ook bij administratieve processen zoals de transitievergoeding kan automatisering zorgen voor overzicht en correcte verwerking.

Voordelen:

Minder fouten
Betere verwerking van wijzigingen
Meer vertrouwen in cijfers en salaris

8. Bescherm je energie en neem verantwoordelijkheid

HR is intensief. Door grenzen te stellen, blijf je professioneel en effectief, zelfs bij lastige situaties zoals ziekte, ontslag of verandering.

Let op:

Neem pauzes na zware gesprekken
Beperk emotionele overload
Focus op wat echt werkt

9. Zoek externe sparring en blijf investeren in jezelf

Investeren in opleidingen en netwerken is geen luxe, maar noodzaak. Het helpt je om te groeien als HR-professional en slimmer om te gaan met personeelsadministratie.

Denk aan:

HR-intervisiegroepen
Webinars over technologie en regelgeving
Best practices van andere organisaties

10. Communiceer actief over HR-werk en resultaten

Zichtbaarheid zorgt voor erkenning en vertrouwen. Door te laten zien waar HR mee bezig is, begrijpen werkgevers en medewerkers beter waarom keuzes worden gemaakt.

Communiceer over:

Resultaten van payroll en administratie
Verbeteringen in processen
Initiatieven voor personeel en organisatie, zoals de juiste voorbereiding op een sollicitatiegesprek