10.5 Documenten – Zichtbaarheid
Korte beschrijving
In deze les leer je hoe je binnen HoorayHR documenten veilig en overzichtelijk beheert. We leggen uit welke documentstatussen er zijn, wanneer een medewerker een document kan zien en hoe je ervoor zorgt dat alleen de juiste personen toegang hebben tot gevoelige informatie.
Wat leer je in deze les?
- Welke documentstatussen er zijn binnen HoorayHR en wat ze betekenen
- Wanneer een medewerker een document wel of niet kan inzien
- Hoe je documenten deelt met of zonder notificatie
- Hoe het ondertekenproces van documenten werkt
- Hoe je groepen, teams en specifieke personen toegang geeft tot (bedrijfs)documenten en mappen
3 belangrijke tips
- Gebruik de juiste status bewust
Een document met de status Opgeslagen is alleen zichtbaar voor beheerders en teamleiders met de juiste rechten. Pas wanneer je het document deelt, wordt het zichtbaar voor de medewerker. - Kies slim tussen delen en verzenden
Wil je alleen dat een document zichtbaar is? Kies dan voor Delen. Wil je dat de medewerker ook actief op de hoogte wordt gesteld? Gebruik dan Delen en stuur notificatie. - Beperk toegang waar nodig
Geef teamleiders en begeleiders alleen toegang tot documenten en mappen die voor hen relevant zijn, bijvoorbeeld alleen tot hun eigen team. Zo blijft alle informatie veilig en overzichtelijk.