Declarabiliteit betekenis: inzichten in projecten

Declarabiliteit verwijst naar het percentage van de tijd dat medewerkers daadwerkelijk declarabele uren besteden aan projecten die direct kunnen worden gefactureerd aan klanten. Voor veel dienstverlenende organisaties is declarabiliteit een cruciale KPI, omdat het direct invloed heeft op omzet, winstgevendheid en de financiële gezondheid van het bedrijf.

Bedrijven in consultancy, IT en marketing gebruiken declarabiliteit om hun bedrijfsvoering te optimaliseren en grip te houden op hun personeelskosten, vaak de hoogste kostenpost binnen een organisatie.

Wat zijn declarabele uren?

Declarabele uren zijn alle uren waarin een medewerker werkzaamheden verricht die je direct kunt doorberekenen aan de klant. Denk aan klantprojecten, advies, implementaties of uitvoerende werkzaamheden binnen een afgesproken scope.

Daartegenover staan niet declarabele uren, zoals:

• interne werkzaamheden
• administratie
• interne vergaderingen
• intern overleg of training

Hoewel deze uren nodig zijn, dragen ze niet direct bij aan inkomsten.

Verschil tussen declarabiliteit en productiviteit

Declarabiliteit en productiviteit worden vaak door elkaar gehaald, maar meten iets anders.

• Declarabiliteit: welk percentage van de gewerkte uren is factureerbaar?
• Productiviteit: de efficiëntie waarmee iemand werkt; hoeveel output levert iemand in verhouding tot tijd en middelen?

Een medewerker kan zeer productief zijn in interne taken die niet factureerbaar zijn. In dat geval is de productiviteit hoog, maar de declarabiliteit laag.
Een hoge productiviteit betekent dus niet automatisch dat er ook veel gedeclareerde uren zijn.

Daarom is het essentieel om productiviteit en declarabiliteit samen te monitoren.

Waarom declarabiliteit belangrijk is

De declarabiliteit van een bedrijf is belangrijk omdat:

• hoe hoger het percentage factureerbare uren, hoe hoger de omzet
• een lage declarabiliteit wijst op onproductieve tijd
• bij een declarabiliteit onder de 50% wordt een onderneming vaak als verlieslatend gezien
• een gangbare KPI is een declarabiliteit tussen de 70% en 80%

Hoge declarabiliteit betekent meer omzet en efficiëntie.
Lage declarabiliteit duidt op te veel tijd aan taken die niet bijdragen aan hoofddoelstellingen.

Declarabiliteit berekenen: formule en voorbeeld

De formule om declarabiliteit te bereken is eenvoudig:

(Aantal factureerbare uren / totaal aantal gewerkte uren) × 100

Voorbeeld

• 40 gewerkte uren
• 28 uur besteed aan een klantproject

Declarabiliteit = (28 / 40) × 100 = 70%

Dit is een gezonde score en ligt binnen de norm waar de meeste bedrijven naar streven.

Declarabiliteit berekenen als werkgever

Het berekenen van declarabiliteit is een belangrijke stap voor werkgevers en projectmanagers. Je moet weten waarom het belangrijk is om niet alleen het declaratieproces te begrijpen, maar ook effectieve doelen op te stellen binnen de organisatie, zodat je de voortgang optimaal kunt sturen.

• het aantal gewerkte uren
• het aantal declarabele uren
• het totaal aantal geregistreerde uren

Alleen met dit inzicht kun je sturen op planning, capaciteit en resultaat. Het is belangrijk om regelmatig de declarabiliteit en productiviteit bij te houden om trends te herkennen en tijdig bij te sturen, inclusief een juiste registratie in jouw HR administratie.

Productiviteit meten en berekenen

Productiviteit meten doe je door te kijken naar output in verhouding tot tijd.
Soms wordt productiviteit berekend door klantgerichte uren te delen door het totaal aantal gewerkte uren, maar dit verschilt per organisatie.

Belangrijk is dat:

• medewerkers vooraf weten welke werkzaamheden ze moeten verrichten
• duidelijk is binnen hoeveel tijd dat moet gebeuren
• er heldere doelen en productiviteitsnormen zijn

Urenregistratie in HoorayHR: inzicht zonder extra administratie

Een goede urenregistratie is noodzakelijk om inzicht te krijgen in zowel productiviteit als declarabiliteit, duurzaamheid en de ontwikkeling van medewerkers. Met urenregistratie in HoorayHR krijgen bedrijven eenvoudig inzicht in:

• geregistreerde uren
• factureerbare uren
• niet declarabele uren
• productieve uren
• contracturen en jaarlijkse contracturen

Dankzij dashboards en rapportages zie je in één oogopslag hoe het budget gaat, waar tijd wordt besteed en waar optimalisatie mogelijk is. Zo voorkom je fouten bij factureren en ontstaat er goed inzicht zonder dubbel werk.

Declarabiliteit verbeteren: praktische tips

Wil je de declarabiliteit van een team verhogen, richt je dan op:

• procesoptimalisatie en efficiëntieverbetering
• minder en doelgerichte interne vergaderingen
• duidelijke projectscopes om scope creep te voorkomen
• slimme taakverdeling en betere planning
• automatisering van routinematige taken
• trainingen om medewerkers efficiënter te laten werken

Dagelijkse, gedetailleerde tijdregistratie software helpt om afwijkingen snel te signaleren. Reflectiemomenten zorgen dat teams leren van successen en fouten.

Declarabiliteit als KPI voor duurzame groei

De declarabiliteit van medewerkers is een belangrijke KPI voor duurzame groei. Bedrijven moeten zowel streven naar een hoge arbeidsproductiviteit als naar optimale declarabiliteit om langdurig succesvol te blijven.

Door declarabiliteit structureel te meten, analyseren en verbeteren, realiseer je meer omzet met hetzelfde aantal uren.

Veelgestelde vragen over declarabiliteit (FAQ)

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.