Optimale Homeoffice Ausstattung: So gestaltest du deinen Arbeitsplatz

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Homeoffice ist für viele Unternehmen zur festen Säule moderner Arbeitsmodelle geworden. Doch mit der Flexibilisierung kommt auch Verantwortung – insbesondere für Dich als HR-Verantwortliche:r. Die Frage nach der passenden Homeoffice Ausstattung spielt dabei eine zentrale Rolle: Was muss vom Arbeitgeber bereitgestellt werden? Wer trägt die Kosten? Und wie kannst Du den Überblick behalten?

In diesem Artikel erfährst Du, wie Du die Homeoffice Ausstattung effizient organisierst, rechtlich sicher aufstellst und dabei die Bedürfnisse Deiner Mitarbeitenden nicht aus den Augen verlierst.

Warum die richtige Homeoffice Ausstattung so wichtig ist

Ob hochwertiger Laptop Bildschirm oder Büromöbel mit Ergonomie gegen Handgelenkschmerzen und für einen gesunden Rücken: Eine gute Homeoffice Ausstattung sorgt nicht nur für ergonomisches Arbeiten und zufriedene Arbeitnehmer– sie beeinflusst auch Produktivität, Motivation und Arbeitgeberattraktivität. Sogar eine bessere Work-Life-Balance lässt sich unterstützen! HR-Abteilungen stehen hier an zentraler Stelle: Sie koordinieren Prozesse, verwalten die Ausstattung und stellen sicher, dass alle Regelungen transparent und nachvollziehbar sind.

Dabei geht es nicht nur um Technik, sondern auch um Vertrauen und Wertschätzung. Wenn Du Deinen Mitarbeitenden die passenden Arbeitsmittel zur Verfügung stellst, schaffst Du die Grundlage für professionelles Arbeiten – auch außerhalb des Büros.

Was gehört zur Homeoffice Ausstattung?

Die Anforderungen können je nach Branche, Tätigkeit und Unternehmensstruktur variieren. Eine solide Homeoffice Ausstattung umfasst typischerweise:

• Laptop oder PC mit geeigneter Leistung
• Bildschirm(e)
• Tastatur und Maus, Handgelenkauflagen
• Ergonomischer Bürostuhl
• Schreibtisch oder höhenverstellbare Arbeitsfläche
• Headset zur Filterung der Geräuschkulisse und ggf. Webcam
• Dockingstation oder USB-Hub
• Softwarezugänge, VPN, Tools für Kommunikation und Projektmanagement
• Drucker und ähnliche Arbeitsgeräte

Optional, aber sinnvoll (zum Beispiel technische Ausstattung):

• Monitorarm zur besseren Ausrichtung
• Externe Lautsprecher
• Schallschutzmaßnahmen bei Videocalls
• Beleuchtung für augenschonendes Arbeiten
• Zusätzliche Gegenstände, die Wohlbefinden und Gesundheit der Mitarbeiter am Arbeitsort unterstützen (bequemer Arbeitsbereich mit Option zur Bewegung, PC-Ständer,…)

Gesetzliche Grundlagen zur Homeoffice Ausstattung

Ein häufiger Irrtum: Arbeitgeber:innen seien grundsätzlich verpflichtet, sämtliche Ausstattung zu stellen. Das stimmt so nicht – zumindest nicht bei der sogenannten mobilen Arbeit. Anders sieht es bei einem fest vereinbarten Homeoffice-Arbeitsplatz aus, also wenn die Tätigkeit dauerhaft von zu Hause aus erfolgen soll.

In solchen Fällen gilt laut Arbeitsschutzgesetz, dass Du für eine angemessene, sichere Arbeitsumgebung sorgen musst – inklusive der passenden Ausstattung. Auch die Dokumentation übermittelter Arbeitsmittel kann hier entscheidend sein. Sowas sollte vollständig im Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Wer trägt die Kosten der Homeoffice Ausstattung?

Du kannst als Arbeitgeber:in grundsätzlich entscheiden, ob Du die Ausstattung zur Verfügung stellst oder ob Deine Mitarbeitenden ihre eigene Ausrüstung nutzen. Viele Unternehmen wählen eine Kombination:

• Du stellst zentrale Geräte (Laptop, Monitor)
• Mitarbeitende nutzen private Ausstattung (z. B. Schreibtisch)
• Alternativ: Du bietest eine Pauschale oder ein Budget zur freien Verfügung

Drei gängige Modelle im Überblick:

1. Komplette Bereitstellung durch das Unternehmen
   Vorteil: Du hast die volle Kontrolle und kannst Standards definieren.
2. Pauschale für Homeoffice Ausstattung
   Mitarbeitende kaufen selbst ein, Du erstattest pauschal einen bestimmten Betrag.
3. Einzelabrechnung nach Beleg
   Flexibel, aber aufwendig in der Verwaltung.

So behältst Du den Überblick: Digitale Tools für HR

Gerade bei hybriden Teams und wachsender Mitarbeiteranzahl kann es schnell unübersichtlich werden. Wer hat welches Gerät? Wann wurde es übergeben? Wurde es bei Kündigung zurückgegeben?

Mit einer digitalen Inventarverwaltung – z. B. über HoorayHR – kannst Du:

• Arbeitsmittel einfach zuweisen und dokumentieren
• Rückgaben bei Austritt automatisieren
• Budgets für Homeoffice Ausstattung nachverfolgen
• Transparenz für alle Beteiligten schaffen

Unser Arbeitsmittel Verwaltungsstool – ein zentrales Werkzeug, hilft Dir im HR-Alltag, Ordnung und Übersicht in die Arbeitsmittelverwaltung zu bringen.

Best Practices für die Homeoffice Ausstattung

Damit Deine Homeoffice-Strategie nicht zur Stolperfalle wird, helfen Dir diese Tipps weiter:

Nutze klare Richtlinien

Formuliere in einer Homeoffice-Vereinbarung, welche Ausstattung zur Verfügung gestellt wird, wer für Reparaturen zuständig ist und wie die Rückgabe geregelt ist.

Schaffe Wahlmöglichkeiten

Nicht jede:r braucht denselben Bildschirm oder Stuhl. Biete Mitarbeitenden Auswahl innerhalb eines definierten Rahmens.

Ermögliche Flexibilität

Manche Mitarbeitenden arbeiten teils im Büro, teils zu Hause. Eine mobile Ausstattung oder Wechselarbeitsplätze im Büro können die Lösung sein.

Dokumentiere alles

Von der ersten Übergabe bis zur Rückgabe bei Kündigung: Gute Dokumentation schafft Sicherheit für beide Seiten – und entlastet Dich im Alltag.

Fazit: Homeoffice Ausstattung professionell managen

Die passende Homeoffice Ausstattung ist mehr als ein Laptop auf dem Küchentisch. Als HR-Abteilung solltest Du proaktiv handeln, um ergonomisches, sicheres und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Dabei geht es nicht nur um rechtliche Sicherheit, sondern auch um Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität.

Digitale Lösungen wie HoorayHR unterstützen Dich dabei, Arbeitsmittel effizient zu verwalten, Rückgaben zu dokumentieren und Prozesse zu automatisieren.

FAQ zur Home office Ausstattung

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