Firmenhandy für Mitarbeiter – Rechte, Pflichten und Tipps im Überblick

Geschrieben von: Ramon Glebbeek Letzte Aktualisierung: 19 Juli 2025

Inhaltsverzeichnis

Warum ein Firmenhandy für Mitarbeiter sinnvoll ist
Firmenhandy für Mitarbeiter: Was muss geregelt werden?
In welchen Fällen lohnt sich ein Firmenhandy für Mitarbeiter besonders?
Key Facts: Worauf Du bei der Verwaltung von Firmenhandys achten solltest
Private Nutzung erlaubt oder privates Handy: Firmenhandy & Datenschutz – ein heikles Thema
Fazit: Ein Firmenhandy für Mitarbeiter braucht klare Prozesse
FAQ: Firmenhandy für Mitarbeiter

Ein Firmenhandy für Mitarbeiter ist heute in vielen Branchen Standard – ob im Vertrieb, Kundenservice oder bei hybriden Arbeitsmodellen. Doch mit der Anschaffung allein ist es nicht getan. Als HR-Abteilung trägst Du die Verantwortung für eine rechtssichere und effiziente Verwaltung. Dabei stellen sich Fragen wie: Welche Regeln gelten für die Nutzung? Ist Privatnutzung erlaubt? Wie steht es um die Erreichbarkeit? Wer haftet bei Schäden? Und wie behältst Du den Überblick über alle ausgegebenen Geräte?

In diesem Artikel erfährst Du, was Du rund um das Thema Diensthandy für Arbeitnehmer wissen musst – von der Auswahl über die Übergabe bis zur Rückgabe. Und natürlich sollte all dies im Arbeitsvertrag niedergeschrieben sein, um vorab Fragen und Probleme aus dem Weg zu räumen.

Warum ein Firmenhandy für Mitarbeiter sinnvoll ist

Ein Smartphone als Arbeitsmittel ermöglicht mobiles Arbeiten, schnelle Kommunikation und den Zugriff auf wichtige Tools – unabhängig vom Standort. Für viele Mitarbeitende ist es ein zentrales Werkzeug im Arbeitsalltag.

Steht ein Firmenhandy zur Verfügung, bringt das folgende Vorteile:

Trennung von beruflicher und privater Kommunikation
Datenschutzkonforme Nutzung geschäftlicher Apps und Kontakte
Schneller Support durch IT-Abteilungen bei technischen Problemen
Professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Partnern

Für Dich als HR bedeutet das: Du kannst Mitarbeitenden ein modernes, effizientes Arbeitsumfeld bieten – musst aber auch organisatorisch und rechtlich alles im Griff haben.

Firmenhandy für Mitarbeiter: Was muss geregelt werden?

Die Anschaffung ist nur der erste Schritt. Damit der Umgang mit dem Gerät reibungslos funktioniert, solltest Du klare Prozesse und Regelungen schaffen. Dazu gehören:

Übergabevertrag und Nutzungsvereinbarung

Beim Aushändigen eines Diensthandys an Angestellte sollte immer eine schriftliche Vereinbarung abgeschlossen werden. Diese regelt u. a.:

Erlaubnis zur privaten Nutzung (Ja/Nein) bzw. Nutzung im Homeoffice
Verantwortung bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung
Pflichten beim Datenschutz, Datensicherheit und IT-Sicherheit
Rückgabemodalitäten beim Austritt aus dem Unternehmen
Andere Kosten: Smartphone Versicherung, Internet für Telefonate oder E-Mails, Steuern bzw. Steuerfreiheit
Rufbereitschaft im Büro, daheim, oder im Urlaub

So schützt Du Dich als Arbeitgeber und stellst sicher, dass alle Beteiligten wissen, worauf es ankommt.

In welchen Fällen lohnt sich ein Firmenhandy für Mitarbeiter besonders?

Nicht jede Rolle erfordert ein Arbeitshandy. Je nach Arbeitsbereich kann sich das mehr oder weniger lohnen; ein Chef sollte beispielsweise die Möglichkeit auf ein Diensthandy haben. Zusätzlich gibt es typische Einsatzbereiche, bei denen Du diese Arbeitsmittel gezielt einsetzen solltest. Einen Anspruch auf ein Firmenhandy gibt es laut Arbeitsrecht aber nicht. Besonders sinnvoll ist ein Firmenhandy für:

Außendienstmitarbeitende mit regelmäßigem Kundenkontakt für mehr Flexibilität
Führungskräfte mit hohem Kommunikationsbedarf
Teamleitungen, die häufig mobil arbeiten
IT- oder Support-Mitarbeitende mit Bereitschaftsdienst
Neue Mitarbeitende im Onboarding-Prozess (z. B. in digitalen Unternehmen)

In der modernen Personalverwaltung spielt die strukturierte Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmitteln eine zentrale Rolle. Wer tiefer in das Thema einsteigen will, findet bei HoorayHR umfassende Infos und digitale Werkzeuge zur Verwaltung von Arbeitsmitteln – inklusive Erinnerungen, Übergabeprotokollen und Gerätestatus.

Key Facts: Worauf Du bei der Verwaltung von Firmenhandys achten solltest

Damit das Thema Firmenhandy für Mitarbeiter nicht zur administrativen Daueraufgabe wird, helfen klare Standards. Achte dabei besonders auf:

Inventarisierung aller Geräte inkl. Seriennummer und Zustand
Dokumentation der Übergabe mit Datum und Unterschrift
Regelmäßige Überprüfung auf Defekte oder Updates
Zentralisierte Rückgabeprozesse beim Offboarding
Transparente Regelungen zur Nutzung und Haftung
Überprüfung von Sicherheitslücken und anfallenden Telefonkosten

Mit digitalen HR-Tools kannst Du diese Schritte automatisieren und verlierst nie den Überblick – egal, wie groß das Team ist.

Private Nutzung erlaubt oder privates Handy: Firmenhandy & Datenschutz – ein heikles Thema

Ein weiterer Punkt, den Du nicht unterschätzen solltest, ist der Umgang mit personenbezogenen und Informationen Daten auf Firmenhandys. Wenn private Nutzung von einem Mobiltelefon erlaubt ist, vermischen sich oft dienstliche und private Daten – ein Risiko für die DSGVO-Compliance.

Daher solltest Du:

Bei privaten Nutzungen Mobile Device Management (MDM) einsetzen
Mitarbeitende zur sicheren Nutzung (z. B. Passwortschutz, keine Drittanbieter-Apps) schulen
Klare Datenschutzrichtlinien für mobile Endgeräte definieren

Auch das gehört zum Aufgabenbereich moderner HR-Arbeit. Bei Bedarf und Wunsch sollte hierzu eine Schulung erfolgen – da kann man auch gerne interessierte Kollegen einladen.

Fazit: Ein Firmenhandy für Mitarbeiter braucht klare Prozesse

Ein Firmenhandy für Mitarbeiter ist heute oft unverzichtbar – aber es gibt kein Recht darauf und es ist nur dann ein echter Mehrwert, wenn Du es strukturiert und rechtssicher verwaltest. Als HR-Abteilung solltest Du daher nicht nur für die Anschaffung sorgen, sondern auch für:

Eine transparente Nutzungsvereinbarung
Dokumentierte Übergabe- und Rückgabeprozesse
Übersicht über den Gerätezustand und die Haftungsfragen

Digitale Lösungen wie HoorayHR unterstützen Dich dabei, Arbeitsmittel wie Firmenhandys effizient zu verwalten – vom Onboarding bis zur letzten Rückgabe. So bleibt Dein HR-Alltag schlank, rechtssicher und zukunftsfähig.

FAQ: Firmenhandy für Mitarbeiter

1. Darf ein Firmenhandy auch privat genutzt werden?

Das hängt von der betrieblichen Regelung ab. In vielen Unternehmen ist eine eingeschränkte private Nutzung erlaubt, solange sie die berufliche Funktion des Geräts nicht beeinträchtigt. Wichtig ist, dass diese Nutzung schriftlich geregelt und den Mitarbeitenden transparent kommuniziert wird – idealerweise in Form einer Nutzungsvereinbarung.

2. Grobe Fahrlässigkeit: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Firmenhandy verliert oder es beschädigt wird?

Grundsätzlich haftet ein Mitarbeitender nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Bei normaler, sorgsamer Nutzung und einem unverschuldeten Schaden (z. B. technischer Defekt oder Diebstahl ohne Eigenverschulden) übernimmt in der Regel das Unternehmen die Verantwortung. Deshalb empfiehlt sich eine klare Regelung zur Haftung – am besten dokumentiert mit Übergabeprotokollen und digitaler Verwaltung, z. B. über eine Plattform zur Arbeitsmittel-Verwaltung.

3. Wie viele Firmenhandys sollte ein HR-Team gleichzeitig verwalten können?

Das hängt von der Unternehmensgröße ab. Wichtig ist weniger die Anzahl als die Struktur und Nachverfolgbarkeit. Mit digitalen Tools lassen sich auch hunderte Geräte zentral verwalten – inklusive Status, Nutzer, Rückgabe und Historie. So behältst Du im HR den Überblick und sparst Zeit bei Onboarding, Offboarding und bei der Wartung.

Entdecke die Stärken von HoorayHR.

Demo ansehen

Für weitere spannende Einblicke und wertvolles Wissen zu wichtigen HR-Themen wie Work-Life Balance steht dir unser HR-Lexikon zur Verfügung. Teste außerdem jetzt kostenlos unsere HR software sowie unsere Featuretools für Krankmeldungen und Spesenabrechnungen!

Haftungsausschluss

Wichtig! Unsere Artikel und Beiträge auf unserer Website dienen der Information und sind nicht verbindlich. Sie stellen keine vollumfängliche Rechtsberatung dar und sollen lediglich Informationen zu bestimmten Personalthemen vermitteln. Der Inhalt dieser Artikel ersetzt keine verbindliche Rechtsberatung, die auf Ihre spezielle Situation zugeschnitten ist.