Steuererklärung: Firmenhandy absetzen – so unterstützt HR bei der steuerlichen Gestaltung

Ein Firmenhandy ist nicht nur ein wichtiges Arbeitsmittel, sondern auch ein relevanter Kostenfaktor in Unternehmen. Gerade im HR-Bereich bist Du oft an der Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Buchhaltung und Unternehmensführung – und wirst regelmäßig mit Fragen konfrontiert wie: Kann man ein Firmenhandy absetzen? Was gilt steuerlich? Und worauf muss man achten, wenn das Handy privat genutzt wird?

In diesem Beitrag erfährst Du alles, was Du als HR-Verantwortliche:r rund um das Thema „Firmenhandy absetzen“ wissen musst – praxisnah, verständlich und mit Fokus auf Deine tägliche Arbeit.

Firmenhandy von der Steuer Absetzen: Daher ist das Thema relevant

Als Teil der Personalabteilung bist Du nicht nur für das Onboarding oder Offboarding zuständig, sondern oft auch für die Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmitteln – dazu zählt auch das Diensthandy. Dabei musst Du nicht nur den Überblick behalten, wer wann welches Gerät erhält, sondern auch sicherstellen, dass alles ordnungsgemäß dokumentiert und steuerlich korrekt erfasst ist.

Denn sobald ein Unternehmen für Mitarbeitende ein Smartphone anschafft, stellt sich automatisch die Frage: Wie lässt sich ein Firmenhandy absetzen? Hierbei geht es nicht nur um die Handykosten zur Anschaffung, sondern jegliche Telefonkosten des Diensthandys: Also auch das Internet oder die Abrechnung der Telefonate. Und gerade bei zusätzlicher Privatnutzung durch den Arbeitnehmer wird das für den Arbeitgeber und das Finanzamt immer komplizierter.

Die Laufenden Kosten: Firmenhandy absetzen – was bedeutet das überhaupt?

Wenn ein Unternehmen ein Telefon für dienstliche Zwecke anschafft, kann es die Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Das betrifft:

• die Anschaffungskosten des Geräts
• monatliche Mobilfunkverträge/Internetkosten nach Internetnutzung
• Reparaturen oder Zubehör (z. B. Ladegeräte, Hüllen, Headsets)

Voraussetzung ist, dass das Handy überwiegend betrieblich genutzt wird – mindestens zu 90 %. Ist das der Fall, kannst Du als Unternehmen das Firmenhandy vollständig absetzen. Das gilt ebenfalls für Selbstständige, wobei gerade hier ein anständiger Einzelnachweis zur Verfügung gestellt werden muss.

Aufteilung steuerlich geltend bei privater Nutzung: Was gilt?

In der Realität nutzen viele Angestellte ihr Firmenhandy auch privat. Dann wird es steuerlich etwas komplizierter. Als HR solltest Du folgende Szenarien bzw. Steuertipps kennen:

• Reine geschäftliche Nutzung: Das Gerät kann zu 100 % abgeschrieben werden. Keine Lohnsteuerpflicht für Mitarbeitende.
• Teilweise private Nutzung: Die Kosten müssen aufgeteilt oder ein geldwerter Vorteil versteuert werden.
• Überlassung an Mitarbeitende zur privaten Nutzung (z. B. als Benefit): Kann als lohnsteuerpflichtige Sachzuwendung gelten.

Die genaue steuerliche Behandlung hängt auch davon ab, ob das Gerät im Eigentum des Unternehmens bleibt oder an die Mitarbeitenden übergeht.

Firmenhandy absetzen – das solltest Du in HR beachten

Damit Du in der Personalabteilung rechtlich und steuerlich auf der sicheren Seite bist, solltest Du folgende Punkte berücksichtigen:

1. Klare Regelungen zur Nutzung

Definiere im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Richtlinie, wie das Firmenhandy genutzt werden darf. Klare Regelungen zur privaten Nutzung erleichtern die steuerliche Bewertung und schaffen Transparenz. Das umfasst zum Beispiel eine Klausel im Arbeitsvertrag, dass das Handy nur im Büro Internetanschluss verwendet werden darf, oder aber im Homeoffice.

2. Dokumentation der Ausgabe

Erfasse jedes Gerät mit:

• Gerätemodell
• IMEI oder Seriennummer
• Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
• Datum der Ausgabe und Rückgabe
• Nutzungsvereinbarung

Tipp: In der modernen Personalverwaltung spielt die strukturierte Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmitteln eine zentrale Rolle. Wer tiefer in das Thema einsteigen will, findet bei HoorayHR umfassende Infos und digitale Werkzeuge zur Verwaltung von Arbeitsmitteln.

3. Abstimmung mit Buchhaltung und IT

Stelle sicher, dass die Informationen zu Anschaffung, Übergabe und Nutzung auch in der Buchhaltung und IT hinterlegt werden, z. B. für Abschreibungen oder bei Defekt und Ersatz.

Vorteile, wenn Du ein Firmenhandy absetzen kannst

• Steuerliche Entlastung für das Unternehmen
• Geringere Lohnnebenkosten bei richtiger Gestaltung
• Klare Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Nutzung
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit im HR-Prozess
• Verbesserte Mitarbeiterbindung durch moderne Arbeitsmittel

Was gehört zu den absetzbaren Kosten?

Wenn Du ein Firmenhandy absetzen möchtest, kannst Du folgende Positionen berücksichtigen:

1. Kaufpreis des Geräts
2. Mobilfunkvertrag (Grundgebühr + Nutzung)
3. Zubehör (Schutzhüllen, Ladegeräte etc.)
4. Reparaturkosten
5. Kosten für Gerätemanagement-Software

Wichtig: Für eine vollständige steuerliche Anerkennung muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, die auf das Unternehmen ausgestellt ist.

Fazit: Firmenhandy absetzen – mehr als nur ein steuerlicher Vorteil

Als HR-Manager:in solltest Du das Thema „Firmenhandy absetzen“ nicht nur aus steuerlicher Sicht betrachten. Es geht auch um klare Prozesse, nachvollziehbare Regeln und ein modernes Arbeitsumfeld. Ein gut geregelter Umgang mit Arbeitsmitteln – vom ersten Arbeitstag bis zur Rückgabe – schafft Vertrauen, schützt sensible Unternehmensdaten und unterstützt Deine Arbeit nachhaltig.

Mit der richtigen Softwarelösung kannst Du nicht nur Arbeitsmittel verwalten, sondern auch Rückgaben dokumentieren, Nutzungsrechte erfassen und steuerlich relevante Daten bereitstellen. So wird HR zum strategischen Partner in Sachen Compliance und Effizienz.

FAQ – Firmenhandy absetzen

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