Hoe kies je HRM software die bij je past?

Het kiezen van de juiste HR software is een belangrijke beslissing die een grote impact heeft op de efficiëntie van je HR-processen en de tevredenheid van je medewerkers. Voor MKB-bedrijven kan het verschil tussen een goed en slecht HR-systeem letterlijk uren per week schelen in administratieve taken. In deze uitgebreide gids nemen we je mee door alle aspecten die belangrijk zijn bij het selecteren van HR software die perfect aansluit bij jouw organisatie.

Waarom is het kiezen van de juiste HR software cruciaal?

De digitalisering van HR-processen is geen luxe meer, maar een noodzaak voor groeiende bedrijven. Gemiddeld besteden HR-professionals tot 40% van hun tijd aan administratieve taken die geautomatiseerd kunnen worden. Met de juiste HR software kun je niet alleen tijd besparen, maar ook de kwaliteit van je HR-processen verbeteren, fouten verminderen en compliance waarborgen.

Een verkeerde keuze kan echter leiden tot frustratie, verlies van productiviteit en uiteindelijk kostbare migraties naar een ander systeem. Onderzoek toont aan dat de impliciete kosten van een verkeerde software-keuze veel hoger zijn dan alleen de aanschafkosten – denk aan verloren efficiëntie, demotivatie onder medewerkers en gemiste kansen voor groei.

‘Hoe kies je de juiste HR software?’ met Jon Moore van patchbay

In aflevering #2 van Confetti at Work, de HR-podcast van HoorayHR, gaan we in gesprek met Jon Moore van patchbay. Met de kennis in meer dan 50 verschillende toolings weet Jon wat wél en wat niet werkt voor iedere type organisatie. In de aflevering vertellen we je graag meer over hoe je tot de juiste criteria komt, als ook welke fouten men veel maakt. Bekijk de aflevering!

”

Stap 1: Breng je behoeften en prioriteiten in kaart

Voordat je begint met het vergelijken van verschillende HR software-oplossingen, is het essentieel om eerst een helder beeld te krijgen van je eigen organisatie en haar specifieke behoeften.

Analyseer je huidige HR-processen

Start met een grondige analyse van je huidige HR-situatie. Welke processen kosten de meeste tijd? Waar gaan er vaak dingen mis? Waar ervaren medewerkers frustraties? Typische knelpunten in MKB-bedrijven zijn:

• Handmatige verwerking van verlofaanvragen
• Tijdrovende verzuimregistratie
• Onduidelijke overzichten van contractgegevens
• Verspreide documentatie over verschillende systemen
• Gebrek aan inzicht in HR-data en trends

Door deze knelpunten te identificeren, kun je bepalen welke functionaliteiten prioriteit moeten hebben in je nieuwe HR software.

Bepaal welke processen je wilt automatiseren

Niet alle HR-processen hoeven direct geautomatiseerd te worden. Maak een lijst van processen die je wilt digitaliseren en prioriteer deze op basis van impact en urgentie. Veel MKB-bedrijven beginnen met:

1. Personeelsdossiers en documentbeheer – Een centrale plek voor alle medewerkersinformatie
2. Verlof- en verzuimregistratie – Automatische berekening volgens Nederlandse regelgeving
3. Tijdregistratie – Eenvoudige uren- en presentiebijhouding
4. Onboarding – Gestructureerde inwerkprocessen voor nieuwe medewerkers
5. Contractbeheer – Digitaal ondertekenen en beheren van arbeidsovereenkomsten

Denk aan toekomstige groei

Kies een systeem dat meegroeit met je bedrijf. Een software die perfect werkt voor 15 medewerkers, moet ook functioneel blijven wanneer je team groeit naar 50 of 100 mensen. Let op schaalbaarheid in zowel functionaliteit als prijsmodel.

Specificeer branche-specifieke vereisten

Werk je in een branche met specifieke regelgeving of cao-afspraken? Controleer of de HR software hier rekening mee kan houden. Dit is bijvoorbeeld relevant voor de horeca, zorg, bouw of detailhandel, waar vaak complexere arbeidsvoorwaarden en roostersystemen nodig zijn.

Stap 2: Essentiële functionaliteiten van goede HR software

Nu je weet wat je nodig hebt, is het tijd om te kijken naar welke functionaliteiten een goed HR-systeem moet bieden.

Core HR-functionaliteiten

De basis van elke HR software bestaat uit:

Digitaal personeelsdossier: Een centrale, veilige plek waar alle informatie van medewerkers wordt bewaard: persoonlijke gegevens, contracten, diploma’s, beoordelingen en correspondentie. Dit voorkomt het zoeken in papieren dossiers of verspreid over verschillende locaties.

Verlofregistratie: Automatische berekening van verlofrechten volgens Nederlandse wetgeving, inclusief vakantiedagen, ADV, feestdagen en bijzonder verlof. Medewerkers moeten verlof eenvoudig kunnen aanvragen via een self-service portal of app, met directe goedkeuringsworkflows voor managers.

Verzuimbeheer: Eenvoudige ziekmeldingen, verzuimregistratie volgens de Wet Verbetering Poortwachter en overzichtelijke rapportages. Dit helpt bij het vroegtijdig signaleren van verzuimtrends en het waarborgen van compliance.

Contractbeheer: Het kunnen genereren, digitaal ondertekenen en centraal beheren van arbeidsovereenkomsten en andere HR-documenten bespaart veel tijd en zorgt voor een professionele uitstraling.

Geavanceerde functionaliteiten

Afhankelijk van je behoeften kunnen deze functionaliteiten belangrijke toegevoegde waarde bieden:

Tijdregistratie en presentiebeheer: Voor bedrijven die uren moeten bijhouden voor declaratie, salarisadministratie of projectmanagement. Integratie met salarisverwerking voorkomt dubbel werk.

Onboarding en offboarding workflows: Gestructureerde processen zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers een goede eerste indruk krijgen en dat vertrekkende medewerkers netjes worden uitgeschreven.

Prestatiebeheer: Functionerings- en beoordelingsgesprekken vastleggen, doelen bijhouden en feedbackprocessen faciliteren. Dit helpt bij de ontwikkeling van medewerkers en maakt HR-cycli overzichtelijk.

Declaratiebeheer: Medewerkers kunnen eenvoudig bonnetjes inscannen en declaraties indienen, die direct worden verwerkt naar de boekhouding.

HR analytics en rapportages: Inzicht in belangrijke HR-metrics zoals verzuimpercentages, personeelsverloop, leeftijdsopbouw en kosten per medewerker. Deze data helpt bij strategische besluitvorming.

Gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid

Een HR-systeem is alleen effectief als mensen het daadwerkelijk gebruiken. Let daarom op:

• Intuïtieve interface: Zowel HR-professionals als medewerkers moeten zonder uitgebreide training met het systeem kunnen werken
• Mobiele app: Medewerkers willen verlof aanvragen, zich ziek melden of hun uren invullen vanaf hun smartphone
• Self-service portaal: Medewerkers kunnen zelf hun gegevens inzien en aanpassen, wat de werkdruk van HR vermindert
• Nederlandse interface: Voor MKB-bedrijven in Nederland is een volledig Nederlandstalige interface met lokale terminologie essentieel

Stap 3: Integratiemogelijkheden en technische aspecten

HR software staat zelden op zichzelf. Integratie met andere systemen is cruciaal voor een efficiënte workflow.

Koppeling met salarisadministratie

De meest essentiële integratie is die met je salarisadministratie. Gegevens zoals gewerkte uren, verlof, verzuim en mutaties in contracten moeten naadloos doorstromen naar de salarisverwerking. Dit voorkomt handmatig dubbel werk en fouten.

Vraag bij je selectie naar:

• Welke salarissystemen worden ondersteund?
• Is de koppeling standaard of maatwerk?
• Worden de gegevens in real-time of periodiek gesynchroniseerd?
• Hoe worden nieuwe medewerkers en mutaties overgedragen?

Integratie met boekhoudsoftware

Voor declaraties en kostenbeheersing is een koppeling met je boekhoudsoftware waardevol. Declaraties en reiskosten worden dan automatisch in de juiste grootboekrekeningen geboekt.

Kalenderintegratie

Een goede HR software integreert met populaire kalendersystemen zoals Google Calendar of Microsoft Outlook, zodat goedgekeurd verlof automatisch in de agenda’s van teams wordt weergegeven.

API en overige koppelingen

Moderne HR software biedt vaak een open API waarmee je koppelingen kunt maken met andere bedrijfssystemen zoals CRM, project management tools of communicatieplatforms. Voor MKB-bedrijven is het interessant als er standaard integraties zijn met meer dan 40 populaire tools, zoals HoorayHR biedt.

Cloud-based vs. on-premise

Vrijwel alle moderne HR software is cloud-based, wat verschillende voordelen biedt:

• Geen IT-infrastructuur nodig
• Altijd de nieuwste versie met automatische updates
• Toegankelijk vanaf elke locatie
• Lagere initiële investeringen
• Schaalbaarheid naar behoefte

On-premise oplossingen zijn vooral relevant voor zeer grote organisaties met specifieke beveiligingseisen, maar zijn voor het MKB meestal niet praktisch.

Stap 4: Beveiliging, privacy en compliance

In tijden van toenemende cyberdreigingen en strenge privacywetgeving is de beveiliging van personeelsgegevens cruciaal.

AVG-compliance

HR software verwerkt gevoelige persoonsgegevens, dus AVG-compliance is niet optioneel. Controleer of de leverancier:

• Een verwerkersovereenkomst kan afsluiten
• Transparant is over dataopslag en -verwerking
• Duidelijke privacy statements heeft
• Functionaliteit biedt voor gegevensverzoeken (inzage, correctie, verwijdering)
• Duidelijke bewaarperiodes hanteert

ISO-certificeringen

ISO 27001-certificering geeft aan dat een leverancier serieus werk maakt van informatiebeveiliging. Dit is een belangrijke indicator van betrouwbaarheid, vooral voor MKB-bedrijven die niet over uitgebreide IT-security expertise beschikken.

Dataopslag en back-ups

Vraag waar de data wordt opgeslagen (bij voorkeur binnen de EU) en hoe vaak er back-ups worden gemaakt. Ook de mogelijkheid om je data te exporteren bij een eventuele overstap is belangrijk.

Toegangsbeheer en gebruikersrechten

Goede HR software biedt flexibele gebruikersrechten, zodat je precies kunt bepalen wie toegang heeft tot welke informatie. Niet iedereen hoeft alle personeelsgegevens te kunnen inzien.

Stap 5: Kosten en prijsmodellen

De kosten van HR software voor het MKB variëren aanzienlijk. Inzicht in de verschillende prijsmodellen helpt je een realistische budgettering te maken.

Gangbare prijsmodellen

Per gebruiker/medewerker – Het meest voorkomende model, waarbij je betaalt per actief contract of medewerker. Prijzen variëren van €3,50 tot €15 per medewerker per maand, afhankelijk van de functionaliteiten.

Vast maandtarief – Sommige leveranciers bieden een vast bedrag per maand, ongeacht het aantal gebruikers. Dit kan voordelig zijn voor grotere teams.

Modulair systeem – Basisfunctionaliteiten hebben een bepaalde prijs, extra modules zoals tijdregistratie of prestatiebeheer kun je bijkopen.

Verwachte kosten in 2025

Voor een MKB-bedrijf kun je in Nederland rekenen op:

• Basis HR-functies (dossier, verlof, documenten): €5,00 – €7,00 per medewerker per maand
• Uitgebreide pakketten (inclusief tijd, onboarding, prestatie): €8,00 – €15,00 per medewerker per maand
• Implementatiekosten: €0 – €2.000, afhankelijk van complexiteit en datamigratie
• Training en ondersteuning: vaak inbegrepen, maar check dit expliciet

Verborgen kosten en extra’s

Let op potentiële extra kosten zoals:

• Datamigratie uit oude systemen
• Extra opslagruimte voor documenten
• Premium support buiten kantooruren
• Maatwerk integraties
• Jaarlijkse licentieverhogingen

Return on investment

Hoewel kosten belangrijk zijn, kijk ook naar de waarde die je terugkrijgt. Een HR-medewerker die wekelijks 5 uur bespaart op administratie kan zich richten op strategischere taken. Automatisering van processen voorkomt fouten die duur kunnen zijn (boetes bij niet-naleving, ontevreden medewerkers).

Stap 6: Selectie en evaluatie van verschillende aanbieders

De keuze voor een HR software is ook een keuze voor een langetermijnrelatie met een leverancier.

Reputatie en betrouwbaarheid

Onderzoek de verschillende software oplossingen grondig:

• Hoe lang bestaat het bedrijf?
• Hoeveel klanten hebben ze, vooral in het MKB-segment?
• Wat is hun klantentevredenheid?
• Zijn er onafhankelijke reviews beschikbaar?

Een leverancier die wordt vertrouwd door duizenden bedrijven en waar 96% van de klanten zeer tevreden is, zoals bij HoorayHR het geval is, geeft vertrouwen.

Support en klantenservice

Goede ondersteuning is cruciaal, vooral tijdens de implementatie en de eerste maanden. Let op:

• Welke support kanalen zijn beschikbaar (telefoon, chat, e-mail)?
• Wat zijn de openingstijden van de support?
• Is er 24/7 AI-support beschikbaar voor eenvoudige vragen?
• Hoe snel zijn de responstijden?
• Is support in het Nederlands beschikbaar?

Update frequentie en innovatie

HR-wetgeving verandert regelmatig. Je leverancier moet het systeem up-to-date houden met nieuwe regelgeving en cao-afspraken. Vraag naar:

• Hoe vaak worden er updates uitgerold?
• Worden wijzigingen in wetgeving automatisch doorgevoerd?
• Is er een duidelijke product roadmap?
• Wordt er actief doorontwikkeld op basis van klantfeedback?

Implementatie en onboarding

Een goede leverancier helpt je niet alleen met het selecteren van de juiste software, maar begeleidt je ook tijdens de implementatie. Vraag naar:

• Is er een implementatieservice beschikbaar?
• Hoe lang duurt een gemiddelde implementatie?
• Wordt er hulp geboden bij datamigratie?
• Is er training beschikbaar voor HR-medewerkers en eindgebruikers?
• Zijn er onboarding materialen zoals handleidingen en video’s?

Stap 7: Test voordat je kiest

In het selectieproces in de zoektocht naar een HR-oplossing, is het onwijs belangrijk om te testen en te ervaren hoe de software werkt.

Vraag demo’s aan

Maak een shortlist van 3-5 potentiële systemen en vraag bij elk een demo aan. Let tijdens de demo op:

• Is de interface intuïtief en aantrekkelijk?
• Zijn de functies die jij nodig hebt duidelijk aanwezig?
• Hoe snel kun je basistaken uitvoeren?
• Hoe reageert het systeem (snelheid, stabiliteit)?
• Kun je je eigen specifieke use cases doorlopen?

Maak gebruik van proefperiodes

Veel leveranciers bieden gratis proefperiodes aan, vaak 14 dagen. Gebruik deze tijd om:

• Het systeem te testen met echte data
• Medewerkers te betrekken en hun feedback te vragen
• Integraties met bestaande systemen te testen
• De klantenservice te ervaren

Betrek bij deze tests niet alleen HR, maar ook managers die verlof moeten goedkeuren en medewerkers die het self-service portaal zullen gebruiken.

Referenties en klantcases

Vraag naar referenties van vergelijkbare bedrijven in je branche. Praat met hen over hun ervaringen:

• Wat bevalt goed?
• Welke uitdagingen zijn ze tegengekomen?
• Hoe is de samenwerking met de leverancier?
• Zou je het opnieuw kiezen?

Stap 8: Maak de beslissing en plan de implementatie

Na al deze stappen ben je klaar om een gefundeerde beslissing te nemen.

Betrek stakeholders

Zorg dat alle belangrijke stakeholders betrokken zijn bij de definitieve keuze:

• HR-team dat dagelijks met het systeem werkt
• Directie die de investering moet goedkeuren
• IT (indien aanwezig) voor technische aspecten
• Enkele managers en medewerkers als gebruikers

Onderhandel over voorwaarden

Eenmaal je keuze gemaakt, bespreek de precieze voorwaarden:

• Contractduur en opzegtermijnen
• Exacte kosten en betaalvoorwaarden
• Service Level Agreements
• Implementatie tijdlijn
• Trainingsarrangementen
• Datamigratie ondersteuning

Plan een gefaseerde implementatie

Gooi niet alle processen tegelijk om. Een gefaseerde aanpak verhoogt de slaagkans:

Fase 1 (Week 1-2): Voorbereiding

• Systeem configureren
• Stamgegevens inladen
• Testomgeving opzetten

Fase 2 (Week 3-4): Pilot

• Start met één afdeling of team
• Test alle workflows
• Verzamel feedback en pas aan

Fase 3 (Week 5-6): Uitrol

• Train alle gebruikers
• Communiceer duidelijk over de verandering
• Ga live met alle medewerkers

Fase 4 (Week 7-8): Optimalisatie

• Los kinderziektes op
• Optimaliseer workflows
• Voeg eventueel extra modules toe

Zorg voor goede communicatie

Medewerkers moeten weten waarom er een nieuw systeem komt en wat dit voor hen betekent. Communiceer:

• Het doel en de voordelen van de nieuwe HR software
• De tijdlijn en wat er van medewerkers wordt verwacht
• Waar ze terecht kunnen met vragen
• Hoe training wordt verzorgd

Veel voorkomende valkuilen en hoe je ze vermijdt

Helaas zien we nog altijd gebeuren dat er veel fouten worden gemaakt in de selectie en implementatie van een HR systeem. We hebben de grootste valkuilen voor je op een rijtje gezet.

Valkuil 1: Te veel focus op prijs

De goedkoopste optie is zelden de beste. Kijk naar de totale waarde op lange termijn, niet alleen naar de initiële kosten. Een iets duurdere oplossing die perfect bij je past bespaart uiteindelijk meer geld dan een goedkope oplossing die niet voldoet.

Valkuil 2: Onvolledige behoeftenanalyse

Spring niet direct naar software vergelijken zonder eerst je eigen processen grondig te analyseren. Dit leidt tot het selecteren van een systeem dat niet aansluit bij je werkelijke behoeften.

Valkuil 3: Geen gebruikers betrekken

Software die HR geweldig vindt maar waar medewerkers niet mee uit de voeten kunnen, wordt niet gebruikt. Betrek verschillende gebruikersgroepen vanaf het begin.

Valkuil 4: Onderschatten van implementatietijd

Een HRIS-implementatie kost tijd, zelfs bij cloud-based oplossingen. Plan minimaal 6-8 weken voor een volledige uitrol en wees realistisch over de benodigde inzet van je team.

Valkuil 5: Geen plan voor datamigratie

Het overzetten van bestaande gegevens uit oude systemen of Excel-sheets vergt zorgvuldige planning. Zorg dat je data schoon is voordat je migreert en test grondig.

Valkuil 6: Vergeten van toekomstige groei

Kies geen systeem dat perfect is voor je huidige situatie maar niet schaalt. Over twee jaar met een te klein systeem zitten betekent opnieuw het hele selectieproces doorlopen.

Checklist: Ben je klaar om te kiezen?

Gebruik deze checklist om te controleren of je alle belangrijke aspecten hebt overwogen:

Voorbereiding:

• Huidige HR-processen geanalyseerd
• Knelpunten en prioriteiten geïdentificeerd
• Gewenste functionaliteiten bepaald
• Budget vastgesteld
• Stakeholders betrokken

Functionaliteit:

• Core HR-functies aanwezig (dossier, verlof, contracten)
• Gewenste extra modules beschikbaar
• Nederlandse wetgeving ondersteund
• Gebruiksvriendelijke interface
• Mobiele app beschikbaar

Technisch:

• Integratie met salarisadministratie mogelijk
• Overige gewenste integraties beschikbaar
• Cloud-based en schaalbaar
• API beschikbaar voor toekomstige koppelingen

Beveiliging:

• AVG-compliant
• ISO 27001 gecertificeerd (of vergelijkbaar)
• Dataopslag binnen EU
• Duidelijk toegangsbeheer

Leverancier:

• Goede reputatie en referenties
• Adequate support in Nederlands
• Implementatieservice beschikbaar
• Regelmatige updates en innovatie
• Transparante prijsstelling

Evaluatie:

• Demo’s gevolgd van shortlist
• Proefperiode gebruikt
• Feedback verzameld van toekomstige gebruikers
• Referenties gesproken

Waarom HoorayHR past bij veel MKB-bedrijven

Voor MKB-bedrijven die op zoek zijn naar een uitgebreide, gebruiksvriendelijke en betaalbare HR-oplossing, biedt HoorayHR een interessante optie. Het platform combineert alle essentiële HR-functionaliteiten in één overzichtelijk systeem: van digitale personeelsdossiers en verlofregistratie tot onboarding, verzuimbeheer, contractbeheer en declaratieverwerking.

Wat HoorayHR onderscheidt is de focus op het MKB-segment, met functionaliteiten die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van kleine en middelgrote bedrijven. De software integreert met meer dan 40 populaire tools, waaronder diverse salarisadministratie- en boekhoudsystemen, waardoor je een samenhangend HR-ecosysteem creëert zonder handmatig dubbel werk.

De gebruiksvriendelijke mobiele app zorgt ervoor dat medewerkers alle HR-zaken onderweg kunnen regelen, terwijl HR-managers toegang hebben tot krachtige analytics en rapportages. Met ISO 27001-certificering, AVG-compliance en dataopslag in Nederland is de beveiliging van gevoelige personeelsgegevens gewaarborgd.

Bovendien biedt HoorayHR een implementatieservice die helpt bij het optimaal inrichten van het systeem, 24/7 AI-support en menselijke ondersteuning tijdens kantooruren, en een gratis proefperiode van 14 dagen om het platform uitgebreid te testen. Met een klanttevredenheidsscore van 96% en duizenden tevreden klanten in Nederland is HoorayHR een betrouwbare partner voor het digitaliseren van je HR-processen.