11 jaar geleden riep ik tegen mijn voormalige werkgever of we die ‘ene brainstorm van 08.30’ niet wat later op de dag konden doen, zo vroeg in de ochtend ben ik namelijk niet zo creatief. Ik werd hartelijk bedankt voor mijn verzoek en deze anekdote werd nog jarenlang herhaald bij mijn functioneringsgesprekken.

Tegenwoordig is ‘flexwerken’ niet meer weg te denken. Ook hier bij Hooray doen we en willen we niets anders. Waar ik een paar jaar nog elke dag vast stond op dat ene stukje asfalt samen met half Nederland, stap ik nu op de trein, open mijn laptop en ben aan het werk. Het maakt mijn collega’s of klanten echt niet uit of ik nu achter mijn bureau reageer op een vraag of vanaf de keukentafel. De techniek leent zich er nu ook veel beter voor. Een wifi-hotspot heb je met 1 klik aangemaakt op je telefoon en alles sla je tegenwoordig in de cloud op. Je kunt overal bij, waar dan ook.

Dit wilt niet zeggen dat we helemaal niet meer naar kantoor hoeven. Bij Hooray hebben we de vaste regel ingeluid dat je in ieder geval tussen 11.00 en 15.00 fysiek aanwezig moet zijn. Dit is meer voor het sociale aspect, het samen lunchen maar ook vele meetings zijn toch beter om deze ‘in het echt’ samen te doen. Laatst had ik nog een brainstorm hoe we onze time-off feature beter konden laten aansluiten bij de wensen van onze klanten, dan gaan we toch aan de slag met flipovers, idea napkins en post-its. Dit hadden we niet via skype kunnen doen. 

Ik moet zeggen, in het begin dat wij ‘flexibele werktijden’ hanteerde vond ik het wel een beetje raar en onwennig. Collega’s die pas na 10.00 een keertje binnen kwamen wandelen, of tussen de middag even de stad in gaan om een bakkie te doen met een kennis. Ik was natuurlijk gedrild dat werkdagen altijd om 08.30 startte en dat je dan productief moet zijn.

Nu kan ik het me niet anders meer voorstellen. Geen gezeur meer dat je vrij moet vragen voor de tandarts, na de spits pas de weg op of thuis werken als de kleine een keertje ziek is.

Hoe ziet mijn gemiddelde dag eruit 

05.45 – Douchen en aankleden.

06.00 – Ontbijten. Beetje huishouden. Mail en Slack checken, Todoist bijwerken.

07.00 – Kinderen wakker maken (als ze al niet wakker zijn). Helpen aankleden en ontbijten. 

08.00 – De jongste naar het kinderdagverblijf brengen en de oudste naar school.

08.55 – De trein richting Utrecht (daarvoor nog bakje koffie gehaald).
08.56 – In de trein: Merge requests doornemen, administratie, mail etc. (kleine taken die niet meer dan 5 minuten per stuk kosten)

09.45 – Werkblok

12.15 – Daily stand-up

12.30 – Samen lunchen, rondje lopen in het park.

13.00 – Werkblok

15.51 – Trein terug. 

15.52 – In de trein: Inbox leegmaken. Blog / kennisartikel schrijven.

16.45 – Hardlopen

17.30 – Familietijd (eten, stoeien, spelletjes spelen)

19.15 – Kinderen naar bed

19.30 – Werkblok

21.00 – Bankhangen etc. 

Wet Flexibel werken

In onze branche (start-up, tech, digitaal) is dit erg goed te doen, maar voor vele grote corporates is dit nogal een ding om in te voeren, waar begin je? Gelukkig kregen zij een steuntje in de rug. In 2016 is namelijk de Wet Flexibel werken  in werking getreden. Werknemers kunnen sindsdien een verzoek indienen over hun arbeidsduur, locatie en werktijden. Een werkgever mag deze alleen weigeren als deze in strijd is met zwaarwegende bedrijfsbelangen (denk aan voldoende bezetting, financiële redenen etc.).

Basisingrediënten voor Flexibel werken 

Flexibel werken werkt bij Hooray goed omdat we twee zaken echt goed hebben ingericht:

• Een werkmethode die zich goed leent voor flexibel werken

Bij Hooray gebruiken we de welbekende SCRUM-methode. We werken in sprints van twee weken en onze development-cycle is 6 weken (we lanceren elke 6 weken een nieuwere versie van Hooray). Voordat een nieuwe sprint begint, hebben we met het complete team (marketing, development, etc) een sprint-planningmeeting. Hierin bespreken we aankomende deliverables waarbij het team een Go moet geven (lees: hiermee bepaald het team of dit allemaal haalbaar is). Na deze meeting kunnen we aan de slag en staan de komende twee weken bij wijze ‘op slot’. Waar we vervolgens aan deze deliverables werken maakt dan niet zoveel uit. Of dit nu thuis is of op kantoor. De mensen zoeken zelf wel contact met elkaar, ze hebben elkaar namelijk nodig om een deliverable af te krijgen.

• Vertrouwen in je team en verantwoordelijk maken

Het allerbelangrijkste is dat iedereen weet dat hijzelf verantwoordelijk is voor  deliverables. Of je nu aan deze werkt tussen 09.00 en 17.00 of juist in de avonduren, die vrijheid en keuze heb je helemaal zelf. We belonen onze medewerkers niet voor hun aanwezigheid, maar juist voor hun bijdrage en activiteiten. Dit vergt natuurlijk wel wat vertrouwen in je mensen. Maar je komt er snel genoeg achter als iemand elke sprint achter loopt. Natuurlijk ga je dan in gesprek en stuur je bij.

‘We belonen onze medewerkers niet voor hun aanwezigheid, maar juist voor hun bijdrage en activiteiten’.

Een zelfsturend team

Hierdoor is een omgeving en cultuur ontstaan waarbij mensen zelf hun tijden indelen en teams zelfsturend zijn. De deliverables moeten af en ieders bijdrage is hierin belangrijk. Het leuke is dat mensen elkaar opzoeken, plannen zelf afspraken in en bepalen prioriteiten. We zien dat mensen veel ontspannender zijn en juist wat gemotiveerder. Medewerkers waarderen het enorm dat ze hun tijd zelf mogen indelen. Ook denk ik dat het resultaat van deliverables er beter van wordt. Even een voorbeeldje: na een pittige brainstorm kan je soms even vastlopen, door je gedachte mee naar huis te nemen en opties bedenken tijdens het hardlopen kan het kwartje zomaar vallen. De volgende dag kom je dan met nieuwe energie de beste oplossing presenteren. Als we dit hadden moeten forceren tussen 09.00 en 17.00 kan het resultaat hieronder lijden, je neemt dan toch shortcuts om vervolgens weer achteraan aan te sluiten op de A28.