Hoe Chantal van Alfa 1 Consulting 30 minuten per onboarding bespaart met documenten genereren in HoorayHR

Chantal werkt als office manager bij Alfa 1 consulting, een consultancybedrijf dat bestaat uit meerdere entiteiten, te weten Blupoint, adaptif en n-abled. In haar rol ondersteunt ze deze drie consultancybureaus tegelijk en is ze verantwoordelijk voor de volledige HR-administratie. Van onboarding tot offboarding en alles daartussen, Chantal regelt het samen met haar collega. Sinds de overstap naar HoorayHR verlopen deze processen een stuk soepeler, en vooral: een stuk sneller.

We spraken Chantal over hoe zij met HoorayHR en de documenten functionaliteit niet alleen tijd bespaart, maar ook zorgt voor een strakke en foutloze onboarding.

Over Alfa 1 Group

Alfa 1 Consulting telt momenteel circa 60 medewerkers, voornamelijk consultants die actief zijn op business consultancy projecten binnen onder andere de energiesector. Wat de organisatie kenmerkt? Een rechttoe-rechtaan mentaliteit en een sterke betrokkenheid bij hun klanten. Ondanks de snelle groei behouden de teams hun kleinschalige karakter, wat zorgt voor korte lijnen, snelle beslissingen en een hoge mate van klantgerichtheid.

Samenwerking tussen de verschillende entiteiten binnen de groep zorgt bovendien voor synergie, waardoor klanten van A tot Z kunnen worden ontzorgd.

De uitdaging: veel dubbel werk, weinig overzicht

Toen Chantal 2,5 jaar geleden begon, was Alfa 1 consulting nog half zo groot. De organisatie werkte toen volledig met Excel-bestanden, mappenstructuren en losse documenten. Het beheren van personeelsgegevens, verlof en verzuim gebeurde handmatig, en documenten zoals arbeidsovereenkomsten of bruikleenovereenkomsten werden uitgeprint, ondertekend, gescand en weer opgeslagen..Per medewerker bestond een mapje met daarin de documenten – een werkwijze die foutgevoelig én tijdrovend was.

Het voelde als enorm veel dubbel werk. En dan had je ook nog losse Excelbestanden waarin we bijvoorbeeld serienummers van apparatuur bijhielden. Niet efficiënt en niet foutvrij.

De overstap naar HoorayHR

De overstap naar HoorayHR was een logische stap: een intuïtieve tool die niet alleen helpt bij het beheren van personeelsgegevens, maar ook ondersteuning biedt voor het volledige onboardingsproces, inclusief bedrijfsmiddelen, documenten en workflows.

We gebruiken HoorayHR eigenlijk voor de meeste zaken rondom HR. Het is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en ik hoef collega’s bijna niets meer uit te leggen.

Documenten genereren in een handomdraai

Eén van de grootste voordelen voor Chantal is het genereren van documenten op basis van templates. Waar voorheen overeenkomsten handmatig werden opgesteld, afgedrukt en gescand, staat er nu binnen één minuut een volledig ingevuld document klaar voor ondertekening.

Een nieuwe bruikleenovereenkomst? Die genereer ik nu binnen een minuut. Ik kies het template, selecteer de medewerker, en HoorayHR doet de rest. Geen typefouten, geen dubbel werk.

De documenten zijn direct gekoppeld aan workflows. Bijvoorbeeld bij onboarding: zodra een nieuw bedrijfsmiddel wordt toegevoegd, maakt HoorayHR automatisch de bijbehorende bruikleenovereenkomst aan, klaar om digitaal te ondertekenen. Alles wordt automatisch opgeslagen in het digitale personeelsdossier.

30 minuten tijdswinst per onboarding

Per nieuwe collega bespaart Chantal al snel 30 minuten aan administratief werk. Die tijd kan ze nu besteden aan de begeleiding van collega’s en het optimaliseren van processen.

Het is niet fancy, maar het werkt gewoon. De stappen zijn duidelijk en er is geen ruimte meer voor fouten. Dat geeft rust.

Medewerkerstevredenheid omhoog

Ook voor de medewerkers zelf is het verschil duidelijk merkbaar. Via de mobiele app van HoorayHR hebben ze altijd inzicht in hun gegevens – van verlofbudget tot ondertekende documenten. Vragen over HR-zaken zijn zeldzaam geworden.

Collega’s hoeven niet meer te mailen met vragen, alles is terug te vinden in HoorayHR. Dat scheelt voor mij én voor hen veel tijd en frustratie.

Een fijne samenwerking

Naast de tool zelf, is Chantal ook positief over de samenwerking met het team van HoorayHR. Bij een vraag of onduidelijkheid staat ons support team altijd klaar om te helpen. Chantal zet de voordelen voor ons op een rij:

• 30 minuten tijdswinst per onboarding
• Geen dubbel werk meer bij documentbeheer
• Snel en foutloos documenten genereren
• Volledig digitale ondertekening en opslag
• Inzicht voor medewerkers via de app
• Gebruiksvriendelijk en intuïtief

De ruimte om zelf te oefenen was fijn, maar ook de support is echt top. Als ik feedback geef, wordt er iets mee gedaan én ik word op de hoogte gehouden. Dat zie je niet vaak.

Tot slot

Wat Chantal het belangrijkst vindt? Dat haar collega’s “gewoon lekker hun werk kunnen doen”. Dankzij HoorayHR kan zij dat faciliteren – zonder dat ze zelf verdrinkt in de administratie. Documenten genereren en het werken met workflows is daarbij een game changer gebleken.

Met de juiste tools en support weet ik precies hoe ik processen efficiënter inricht. En daar profiteren we allemaal van.