Wer haftet bei kaputtem Firmenhandy? Rechtssicherheit für HR-Abteilungen

Wenn Mitarbeitende ein Firmenhandy erhalten, erleichtert das den Arbeitsalltag – bringt aber auch Verantwortung mit sich. Für Dich als HR-Verantwortliche*r stellt sich schnell die Frage: Wer haftet bei kaputtem Firmenhandy – das Unternehmen oder die Person, der das Gerät überlassen wurde?

Diese Frage ist nicht nur für Einzelfälle relevant, sondern betrifft einen zentralen Aspekt der Personalverwaltung: den sachgerechten Umgang mit Arbeitsmitteln. Im folgenden Artikel geben wir Dir einen umfassenden Überblick, wie Du Dich rechtlich absicherst, welche Regelungen gelten und wie Du mit digitalen Lösungen den Überblick behältst. Übrigens: All die folgenden Punkte treffen auch auf Laptops zu, die als Arbeitsgerät zur Verfügung stehen.

Firmenhandys im Arbeitsalltag – Chance und Risiko zugleich

Ein Smartphone als Arbeitsmittel ist in vielen Berufen längst Standard. Es wird für E-Mails, Kalender, Projekt-Apps oder interne Kommunikation verwendet – häufig auch außerhalb der klassischen Arbeitszeiten. Nicht nur der Datenschutz und die Privatsphäre der Arbeitnehmer ist ein Anliegen: Denn was passiert, wenn das Gerät beschädigt wird, verloren geht oder gestohlen wird?

In solchen Situationen stellt sich oft die Frage: Wer haftet bei kaputtem Firmenhandy? Die Antwort hängt von verschiedenen Faktoren ab – unter anderem vom Verschuldensgrad, von internen Regelungen und davon, ob private Nutzung durch den Arbeitnehmer erlaubt ist.

Wer haftet bei kaputtem Diensthandy? Die rechtlichen Grundlagen

Das deutsche Arbeitsrecht sieht eine sogenannte beschränkte Arbeitnehmerhaftung vor. Das bedeutet, Mitarbeitende haften für Schäden an Firmeneigentum nur eingeschränkt – und zwar je nach Verschuldensgrad. Diensthandys sind in dieser Regelung einbegriffen – auch bei Nutzung durch den Mitarbeiter im Homeoffice oder Urlaub. Es besteht jedenfalls ein großer Unterschied, ob ein Mitarbeiter grob fahrlässig gehandelt hat, oder ob durch einen Unfall Schaden aufkommen.

Die drei klassischen Haftungsstufen:

1. Leichte Fahrlässigkeit: Der Schaden ist durch ein kleines Versehen entstanden (z. B. versehentliches Herunterfallen des Handys).
   → Keine Haftung durch Mitarbeitende.
2. Mittlere Fahrlässigkeit: Es wurde gegen Sorgfaltspflichten verstoßen (z. B. Handy unbeaufsichtigt auf dem Autositz liegen lassen).
   → Schaden wird in der Regel zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden geteilt.
3. Grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz: Wenn der Schaden absichtlich oder durch grobes Fehlverhalten verursacht wurde (z. B. mutwillige Zerstörung).
   → Mitarbeitende haften voll.

Warum HR klare Regelungen zur Nutzung von Firmenhandys braucht

Damit Du als HR-Abteilung im Schadensfall nicht improvisieren musst und die Firma abgesichert ist, solltest Du von Anfang an klare Regeln zur Art der Nutzung und Haftung von Firmenhandys aufsetzen – und diese auch dokumentieren. Idealerweise geschieht das bei der Übergabe des Geräts.

Diese Punkte solltest Du in der Geräteübergabe oder Nutzungsvereinbarung regeln:

• Ob der Angestellte das Firmenhandy privat nutzen darf (Und inwiefern: darf es z.B. im Privaturlaub mitgetragen zu werden, um die Erreichbarkeit zu garantieren? Oder sollte hier lieber ein Privathandy genutzt werden?)
• Wie mit Verlust, Diebstahl oder Beschädigung umzugehen ist (gibt es hier einen Anspruch auf Kosten?)
• Ob und wann Mitarbeitende für Schäden haften
• Wie der Rückgabeprozess aussieht
• Welche Vorsichtsmaßnahmen empfohlen werden (z. B. Display-Schutz, Passwortschutz)

In der modernen Personalverwaltung spielt die strukturierte Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmitteln eine zentrale Rolle. Wer tiefer in das Thema einsteigen will, findet bei HoorayHR umfassende Infos und digitale Werkzeuge zur Verwaltung von Arbeitsmitteln – inklusive Übergabeprotokollen und Rückgabeübersicht.

Wann haftet der Arbeitgeber, wann der Mitarbeitende?

Hier eine kompakte Übersicht zur Haftungsfrage:

• Arbeitgeber haftet, wenn:
  • Der Schaden durch normale Nutzung oder leichte Fahrlässigkeit entstanden ist.
  • Keine ausreichenden Regeln oder Schulungen zur Gerätnutzung bestehen.
• Mitarbeitende haften (ganz oder teilweise), wenn:
  • Der Schaden durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz verursacht wurde.
  • Eine eindeutige Regelung zur Haftung schriftlich vorliegt.

Notfalls muss hier ein Fachanwalt eingeschaltet werden. In jedem Fall ist es besser, wenn die Rahmen Bedingungen, Erlaubnis und Einsatz Zwecke des Handys vorab besprochen werden.

So kannst Du Dich als HR-Team absichern

Wenn Du verhindern möchtest, dass Schäden am Firmenhandy zu Konflikten führen, brauchst Du transparente und dokumentierte Prozesse. Diese sollten bereits beim Onboarding neuer Mitarbeitender greifen und beim Offboarding konsequent umgesetzt werden. Nichts sollte undokumentiert bleiben. Das Handy ist Eigentum des Unternehmens. Die Nutzung von Daten und Benutzung außerhalb vom Büro muss unbedingt vorab geklärt werden.

Hier eine Aufzählung, wie Du strukturiert vorgehen kannst:

1. Übergabeprotokoll mit Gerätenummer, Zustand und Datum ausfüllen
2. Nutzungsvereinbarung zur privaten Nutzung und Haftung aushändigen
3. Ansprechpartner*in bei Schäden oder Verlust benennen
4. Rückgabeprozess frühzeitig einleiten und dokumentieren
5. Bei Bedarf Fotos vom Gerätezustand machen (bei Übergabe und Rückgabe)

Eine digitale Plattform wie HoorayHR bietet Dir hierfür ein übersichtliches Inventarmodul, mit dem Du Arbeitsmittel wie Firmenhandys effizient und rechtssicher verwalten kannst – inklusive Rückgabe-Reminder und Protokollfunktion.

Fazit: Wer haftet bei kaputtem Firmenhandy? Klare Regeln vermeiden Konflikte

Die Frage „Wer haftet bei kaputtem Firmenhandy?“ ist in der HR-Arbeit mehr als eine juristische Feinheit – sie betrifft den Alltag Deiner Kolleg*innen direkt. Umso wichtiger ist es, dass Du Haftungsfragen nicht erst dann klärst, wenn der Schaden bereits eingetreten ist.

Mit einer klar geregelten und dokumentierten Inventarverwaltung sorgst Du nicht nur für Transparenz, sondern auch für Rechtssicherheit auf beiden Seiten. Und mit digitalen Tools wie dem Arbeitsmittel-Modul von HoorayHR bringst Du Struktur und Effizienz in Deine Prozesse – vom ersten Arbeitstag bis zur Rückgabe aller Geräte.

FAQ: Wer haftet bei kaputtem Firmenhandy?

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