IT Asset Management: Optimieren Sie Ihre IT-Ressourcen effizient

IT Asset Management: Ein Thema nicht nur für die IT

Wenn du an IT Asset Management denkst, hast du vermutlich zunächst die IT-Abteilung vor Augen. Doch tatsächlich betrifft dieses Thema auch die HR-Abteilung unmittelbar. Gerade in Zeiten hybrider Arbeit, wachsender Mitarbeiterzahlen und hoher Fluktuation ist eine strukturierte Verwaltung von IT-Ressourcen entscheidend für einen reibungslosen Arbeitsalltag.

HR ist oft verantwortlich für den Onboarding-Prozess – und damit auch dafür, dass neue Mitarbeitende zum Start vollständig ausgestattet sind. Hier kommt ein durchdachtes IT Asset Management ins Spiel. Denn wer welche Geräte besitzt, wann was zurückgegeben wurde und in welchem Zustand sich ein Gerät befindet, sind Informationen, die auch dich als HR-Verantwortliche*r betreffen – und betreffen sollten.

Was bedeutet IT Asset Management (ITAM) eigentlich?

IT Asset Management (ITAM) bezeichnet die systematische Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von IT-Geräten und Softwarelizenzen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, den gesamten Lebenszyklus eines IT-Assets – vom Einkauf über die Nutzung bis zur Entsorgung – nachvollziehbar zu machen und an einem Ort festzuhalten. Diese IT Infrastruktur sollte jegliche IT Prozesse einfacher gestalten.

Zur Kategorie „IT-Assets“ zählen u. a.:

• Laptops und Desktop-Computer
• Smartphones und Tablets
• Monitore und Docking-Stations
• Softwarelizenzen und Abonnements
• Netzteile, Headsets, Zubehör

Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch IT Service Management bzw. Software Asset Management behältst du jederzeit den Überblick, kannst effizient planen, besser budgetieren und Sicherheitsrisiken minimieren.

Warum IT Asset Management für HR so wichtig ist

Du fragst dich vielleicht, warum gerade du als HR-Verantwortliche*r dich mit IT Asset Management beschäftigen solltest? Ganz einfach: Du bist oft die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende – insbesondere bei Neueinstellungen, internen Wechseln oder Austritten.

Hier einige typische Situationen, in denen IT Asset Management in der HR eine zentrale Rolle spielt:

• Onboarding: Welcher neue Mitarbeitende bekommt welches Gerät? Wann wurde es bestellt und geliefert?
• Austritte: Wurden alle Geräte zurückgegeben? In welchem Zustand? Was fehlt?
• Inventar: Wer nutzt aktuell welches Gerät? Und wo befindet es sich?

Wenn du diese Informationen nicht sauber dokumentierst, kann das schnell zu Mehrarbeit, Unklarheiten und sogar Sicherheitsrisiken führen.

So unterstützt dich eine digitale Lösung beim IT Asset Management

Ein manuelles System – etwa Excel-Listen oder handschriftliche Übergabeprotokolle – ist fehleranfällig und unpraktisch. Gerade wenn dein Unternehmen wächst oder dezentral arbeitet, brauchst du eine digitale, cloudbasierte Lösung.

Ein smartes IT Asset Management Tool bietet dir:

• Zentrale Übersicht über alle Geräte und Assets
• Digitale Übergabeprotokolle zur rechtssicheren Dokumentation
• Automatische Erinnerungen bei Rückgabe oder Wartung
• Individuelle Nutzerzuweisung mit Rollen und Berechtigungen
• Verknüpfung mit On- und Offboarding-Prozessen

In der modernen Personalverwaltung spielt die strukturierte Ausgabe und Rückgabe von Arbeitsmitteln eine zentrale Rolle. Wer tiefer in das Thema einsteigen will, findet bei HoorayHR umfassende Infos und digitale Werkzeuge zur Verwaltung von Arbeitsmitteln.

ITAM aus HR-Sicht: Deine Vorteile auf einen Blick

Für dich als HR-Verantwortliche*r bietet ein integriertes IT Asset Management System folgende Vorteile:

• Entlastung im Tagesgeschäft, da Prozesse standardisiert ablaufen
• Rechtssicherheit, durch digitale Nachweise bei Übergaben
• Klarheit bei Zuständigkeiten, etwa wer ein Gerät aktuell nutzt
• Schnellere Reaktionsfähigkeit bei Defekten oder Verlust
• Nahtloses On- und Offboarding, durch automatisierte Abläufe

Best Practices für IT Asset Management in der HR

Damit du das Maximum aus deinem ITAM herausholst, hier einige bewährte Tipps:

1. Lege klare Prozesse fest

Definiere, wie Geräte beantragt, ausgegeben und zurückgegeben werden. Lege Verantwortlichkeiten fest – etwa ob die HR oder IT für bestimmte Schritte zuständig ist.

2. Nutze digitale Tools (IT Asset Management Software)

Verzichte auf Tabellen und Papierformulare. Mit einer Software wie HoorayHR kannst du alle Arbeitsmittel zentral verwalten und automatisch den Lifecycle eines Geräts dokumentieren.

3. Verbinde ITAM mit dem Onboarding

Integriere die Zuweisung von Geräten direkt in deinen Onboarding-Prozess. So sparst du Zeit und stellst sicher, dass neue Kolleg*innen ab Tag eins arbeitsfähig sind.

4. Schulen und sensibilisieren

Erkläre neuen Mitarbeitenden im Rahmen des Onboardings, wie sie mit Firmengeräten umgehen und was bei Verlust oder Defekt zu tun ist.

Vorteile eines digitalen ITAM-Systems für HR

• Überblick über alle IT-Geräte im Unternehmen
• Dokumentation von Übergaben und Rückgaben
• Schutz vor Verlusten und Datenschutzproblemen
• Integration in HR-Prozesse wie On- und Offboarding
• Entlastung durch Automatisierung und klare Zuständigkeiten

Fazit: IT Asset Management ist auch HR-Aufgabe

Auch wenn der Begriff IT Asset Management nach Technik klingt, betrifft er dich in der HR direkt. Gerade in Unternehmen mit hoher Dynamik ist eine strukturierte, digitale Verwaltung von Geräten und Lizenzen ein Muss – nicht nur für die IT, sondern auch für dich als HR-Profi.

Mit der richtigen Lösung kannst du Prozesse vereinfachen, Daten schützen und dein Team besser unterstützen. HoorayHR bietet dir dafür eine digitale Plattform, mit der du Arbeitsmittel effizient verwalten kannst – ganz ohne komplizierte Tabellen oder Papierkram.

FAQ: IT Asset Management in der HR

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