Firmenhandy zurückgeben: Daten löschen nicht vergessen – ein Leitfaden für HR

Die Rückgabe eines Firmenhandys klingt im ersten Moment nach einer rein organisatorischen Aufgabe. Doch gerade im HR-Bereich birgt dieser Schritt erhebliche Herausforderungen – insbesondere in Bezug auf Datenschutz, IT-Sicherheit und klare Prozesse. Die zentrale Frage: Was musst Du als HR beachten, wenn Mitarbeitende ihr Firmenhandy zurückgeben und dabei Daten löschen sollen?

In diesem Beitrag bekommst Du einen umfassenden Überblick, wie Du den Prozess als Arbeitgeber professionell, sicher und strukturiert gestaltest – von der Rückgabe durch den Arbeitnehmer bis zur vollständigen Datenlöschung. Übrigens: Ähnliches gilt auch für einen Laptop, der mit Erlaubnis außerhalb der Arbeit durch den Mitarbeiter genutzt wird.

Warum das Thema „Firmenhandy zurückgeben, Daten löschen“ so wichtig ist

Ob beim Offboarding bzw. der Kündigung, im internen Wechsel oder bei einem defekten Gerät – die Rückgabe von Diensthandys innerhalb und außerhalb eines Arbeitsverhältnisses gehört zum Alltag in der HR. Dabei geht es nicht nur um die Hardware, sondern auch um sensible Unternehmensdaten, Kontakte, Chatverläufe und persönliche Informationen der Mitarbeitenden.

Fehler bei der Rückgabe oder unsaubere Löschung können:

• Sicherheitslücken verursachen,
• gegen Datenschutzvorgaben (DSGVO) verstoßen,
• zu Imageschäden führen,
• oder im schlimmsten Fall zu Datenverlust und Bußgeldern.

Als HR-Verantwortliche:r hast Du die Aufgabe, den Rückgabeprozess strukturiert zu begleiten – mit klaren Abläufen und verbindlichen Standards.

Diensthandy auch privat nutzen: Vor zurückgeben Daten löschen – wer ist verantwortlich?

Oft nutzen Mitarbeiter das Diensthandy bedingt privat, oder haben das Mobiltelefon zumindest außerhalb des Büros bei sich – zum Beispiel, um die Erreichbarkeit gegenüber Kunden zu garantieren, manchmal gar im Urlaub.

Zunächst einmal solltest Du klären, wer für die Löschung der Daten zuständig ist:

• Wird das Handy von der IT-Abteilung zentral zurückgesetzt?
• Oder ist der Mitarbeitende selbst für das Löschen seiner privaten und beruflichen Daten verantwortlich?

Beide Wege sind möglich – solange sie dokumentiert und kontrolliert durchgeführt werden. In der Praxis empfiehlt sich eine kombinierte Lösung: Die Mitarbeitenden löschen persönliche Inhalte, die IT sorgt für das sichere Zurücksetzen des Geräts auf Werkseinstellungen. Egal, was gewählt wird. Diese Regelung sollte für Arbeitnehmende und Arbeitgebende bzw. den Chef verständlich im Arbeitsvertrag festgeschrieben werden. Hier sollte auch dokumentiert werden, inwiefern das Telefon als Arbeitsmittel dem Beschäftigten zur Privatnutzung (z.B. SMS schreiben nach Feierabend) zur Verfügung steht. Jegliche Unklarheiten zum Smartphone sollten in der Vereinbarung als Regel feststehen.

Private Nutzung erlaubt? Was sollte bei der Rückgabe dokumentiert werden?

Damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt, solltest Du folgende Punkte schriftlich festhalten:

• Rückgabedatum des Geräts
• Seriennummer / IMEI
• Zustand des Handys
• Bestätigung der Datenlöschung
• Unterschrift des Mitarbeitenden

Besonders effizient gelingt das mit einer digitalen Lösung: Hooray bietet eine digitale Lösung, um Arbeitsmittel wie Firmenhandys zu verwalten – inklusive Übergabeprotokollen, Erinnerungen zur Rückgabe und Löschprotokollen.

Nicht nur für berufliche Zwecke genutzt? Checkliste: So läuft der Rückgabeprozess sicher ab

Damit Du beim Thema „Firmenhandy zurückgeben, Daten löschen“ auf der sicheren Seite bist, orientiere Dich an dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Vorab-Kommunikation

Informiere die Mitarbeitenden rechtzeitig über die anstehende Rückgabe und die nötige Datenlöschung.

2. Von E-Mails bis Whatsapp: Persönliche Daten sichern

Der Mitarbeitende sollte:

• private Kontakte exportieren,
• Fotos und Medien sichern,
• sich von privaten Apps abmelden.

3. Unternehmensdaten löschen

Je nach IT-Infrastruktur:

• Zugriff auf Unternehmenssysteme (z. B. E-Mail, VPN) deaktivieren
• Geschäftliche Apps löschen oder remote deaktivieren
• SIM-Karte ggf. entfernen

4. Gerät zurücksetzen

Das Firmenhandy sollte in den Werkszustand zurückgesetzt werden – idealerweise von der IT.

5. Rückgabe dokumentieren

Die Rückgabe sollte schriftlich oder digital bestätigt werden – inkl. Check auf äußerliche Schäden und vollständige Datenlöschung.

Best Practices für HR

Hier einige bewährte Tipps, damit der Rückgabeprozess reibungslos läuft:

• Verwende ein standardisiertes Übergabe- und Rückgabeformular
• Nutze zentrale Plattformen zur Arbeitsmittelverwaltung
• Arbeite eng mit der IT zusammen
• Führe regelmäßig Stichproben bei der Datenlöschung durch
• Lege Richtlinien zur privaten Nutzung und Datenlöschung bereits beim Onboarding fest

Aufzählung: Diese Fragen solltest Du vorab klären

Um den Prozess noch strukturierter zu gestalten, stelle Dir als HR folgende Fragen:

1. Wird das Gerät erneut verwendet oder entsorgt?
2. Ist eine private Nutzung des Handys erlaubt gewesen – und sind persönliche Daten darauf gespeichert?
3. Gibt es ein aktuelles Backup der Geschäftsdaten (z. B. Kontakte, Kalender)?
4. Wer übernimmt die finale Prüfung der Datenlöschung?
5. Ist die Rückgabe im HR-System oder digital dokumentiert?

Fazit: Firmenhandy zurückgeben – Daten löschen ist Pflicht, nicht Kür

In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt reicht es nicht, einfach nur Hardware zurückzufordern. Der Umgang mit sensiblen Daten ist ein zentraler Bestandteil professioneller Personalprozesse. Wenn ein Mitarbeitender sein Firmenhandy zurückgeben soll, muss die Datenlöschung mitgedacht und kontrolliert werden.

Mit klaren Richtlinien, technischer Unterstützung und einem durchdachten Rückgabeprozess sorgst Du dafür, dass HR nicht nur verwaltet, sondern aktiv zur Datensicherheit im Unternehmen beiträgt.

Tipp: Wer tiefer in das Thema einsteigen will, findet bei HoorayHR umfassende Infos und digitale Werkzeuge zur Verwaltung von Arbeitsmitteln.

FAQ: Firmenhandy zurückgeben – Daten löschen richtig gemacht

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