Agentur für Arbeit Kurzarbeit Zeiterfassung: Was HR jetzt wissen muss

Wenn dein Unternehmen Kurzarbeit beantragen muss, ist eine präzise und nachvollziehbare Zeiterfassung unerlässlich. Die Agentur für Arbeit stellt klare Anforderungen an die Dokumentation, insbesondere wenn es um Kurzarbeit geht. In der HR-Abteilung bedeutet das: Du musst jederzeit den Überblick behalten – und genau hier kommt eine digitale Zeiterfassung ins Spiel.

In diesem Artikel erfährst du, warum eine saubere Erfassung der Arbeitszeit bei Kurzarbeit so wichtig ist, worauf du achten musst und welche Tools dich bei der Umsetzung unterstützen – speziell im Hinblick auf die Anforderungen der Agentur für Arbeit bei Kurzarbeit und Zeiterfassung.

Arbeitszeitnachweis: Warum ist die Zeiterfassung bei Kurzarbeit so wichtig?

Wenn Kurzarbeit im Unternehmen eingeführt wird, geht es um mehr als nur reduzierte Stunden: Du musst lückenlos dokumentieren, wann Mitarbeiter gearbeitet haben und wann nicht. Diese Aufzeichnungen sind Grundlage für die Auszahlung des Kurzarbeitergeldes.

Die Bundesagentur für Arbeit fordert vom Arbeitgeber bzw. Betrieb eine detaillierte Zeiterfassung der Arbeitnehmer, um die tatsächlichen Ausfallstunden nachvollziehen zu können. Ohne verlässliche Daten riskierst du, dass Anträge abgelehnt oder Rückzahlungen verlangt werden.

Agentur für Arbeit, Kurzarbeit und Zeiterfassung – was ist zu beachten?

Die Anforderungen der Agentur für Arbeit sind eindeutig. Deine Zeiterfassung muss:

• tagesgenau und individuell für jeden Mitarbeitenden dokumentieren
• Arbeitszeit, Ausfallzeit und Sonderzeiten separat ausweisen
• bei Bedarf digital oder auf Papier eingereicht werden können
• jederzeit überprüfbar und archiviert sein

Besonders wichtig: Die Aufzeichnungen müssen spätestens am letzten Tag des Monats erstellt und für mögliche Prüfungen aufbewahrt werden – mindestens für die Dauer von fünf Jahren.

So erleichtert dir digitale Zeiterfassung den Umgang mit Kurzarbeit

Mit manuellen Excel-Listen oder Notizzetteln ist eine rechtssichere Dokumentation kaum machbar – zu fehleranfällig und nicht revisionssicher. Eine moderne Zeiterfassungssoftware speziell für HR bringt hier gleich mehrere Vorteile mit sich.

Vorteile digitaler Zeiterfassung für HR in der Kurzarbeit:

• Automatisierte Zeiterfassung: Keine manuellen Eingaben notwendig
• Transparente Reports: Einfacher Nachweis gegenüber der Agentur für Arbeit
• Individuelle Arbeitszeitmodelle: Unterschiedliche Kurzarbeitsmodelle abbildbar
• Schnittstellen zur Lohnabrechnung: Erleichtert die Zusammenarbeit mit Payroll
• Archivierung und Exportfunktionen: Für Nachweise und Prüfungen

Unsere Empfehlung: HoorayHR Zeiterfassung – optimal für HR-Abteilungen, die während der Kurzarbeit den Überblick behalten wollen.

Typische Herausforderungen bei der Kurzarbeits-Zeiterfassung

Gerade in stressigen Phasen schleichen sich schnell Fehler ein. Typische Probleme:

• Mitarbeitende vergessen, ihre Arbeitszeit zu erfassen
• Unklare Regelungen zu Pausen oder Bereitschaftszeiten
• Keine Unterscheidung zwischen Homeoffice, Urlaub und Kurzarbeit
• Fehlende Transparenz für die HR-Abteilung

Checkliste: Zeiterfassungspflichten bei Kurzarbeit

Damit du als HR-Verantwortliche*r alle Anforderungen der Agentur für Arbeit zur Zeiterfassung bei Kurzarbeit erfüllst, hier eine kompakte Übersicht:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen
• Ausgefallene Stunden exakt dokumentieren
• Zeiten lückenlos pro Mitarbeitendem aufzeichnen
• Alle Aufzeichnungen revisionssicher speichern
• Daten bei Prüfungen sofort verfügbar machen

Agentur für Arbeit Kurzarbeit Zeiterfassung in der Praxis: 3 Tipps

1. Schulung der Mitarbeitenden

Erkläre deinen Teams, wie wichtig die korrekte Zeiterfassung ist – gerade während der Kurzarbeit. Sorge für Klarheit, wer welche Verantwortung trägt.

2. Einheitliches System einführen

Verwende ein zentrales Tool für alle Mitarbeitenden, egal ob im Büro, im Homeoffice oder mobil. Eine einheitliche Lösung spart Zeit und reduziert Fehler.

3. HR-Routinen schaffen

Plane monatliche Prüfungen ein: Stimmen die Zeiten? Wurden Ausfallstunden richtig erfasst? So stellst du sicher, dass im Ernstfall alle Unterlagen vollständig sind.

Fazit: Mit der richtigen Zeiterfassung sicher durch die Kurzarbeit

Wenn dein Unternehmen auf Kurzarbeit umstellen muss, solltest du dich nicht auf manuelle Systeme verlassen. Die Anforderungen der Agentur für Arbeit bei Kurzarbeit und Zeiterfassung sind hoch – aber mit dem richtigen Tool problemlos umsetzbar.

Setze auf eine HR-freundliche Lösung, die sowohl rechtliche Vorgaben erfüllt als auch deinen Alltag vereinfacht.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Agentur für Arbeit, Kurzarbeit und Zeiterfassung

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