Das Feature Workflows wird von unseren KundInnen bereits häufig genutzt, um ihre Prozesse zu verwalten, z. B. On- und Offboarding, persönliche Entwicklungszyklen und Langzeit Fehlzeiten. Im vergangenen Jahr haben wir wertvolles Feedback und Vorschläge erhalten, um diese Lösung noch besser, benutzerfreundlicher und praktischer zu gestalten. Daher werden wir in Kürze eine neue Version von Workflows veröffentlichen, die die Verwaltung dieser Prozesse noch einfacher und übersichtlicher macht. Wir zeigen dir gerne, woran wir arbeiten!

Hinweis: Dies ist eine Vorschau auf ein Produkt, das sich noch in der Entwicklung befindet. Das endgültige Ergebnis kann von dem hier gezeigten abweichen.

Highlights

Wir werden im 4. Quartal ein Update unseres Workflows einführen, das unter anderem die folgenden Optimierungen beinhalten wird:

• Eine neue Übersicht über laufende (und überfällige) Arbeitsabläufe
• Unterteilung von Workflows in (aufeinanderfolgende) Abschnitte
• Zuweisung von Rollen innerhalb von Workflows
• Automatische Terminplanung anhand des Start- oder Enddatums
• Einsicht, wann und von wem eine Aufgabe abgehakt wurde
• Workflows für mehrere KollegInnen gleichzeitig starten
• Organisieren von Workflows in Kategorien und mit Labels

Drei Verbesserungen näher erläutert

Um dir eine Vorstellung davon zu geben, wie die Verbesserungen aussehen werden, möchten wir dir drei davon etwas näher erläutern.

1. Neue Übersicht über laufende und überfällige Workflows

Die Workflow-Übersicht wird umfassend aktualisiert. Damit kannst du Workflows kategorisieren und kennzeichnen und erhältst einen einfachen Überblick darüber, welche Workflows aktiv sind, wie weit ihr Fortschritt (pro Abschnitt) ist, wann die nächste Frist abläuft und welche Workflows in Verzug sind. Auch das Suchen und Filtern innerhalb der Übersicht funktioniert jetzt viel intuitiver.

Darüber hinaus kannst du Workflows ganz einfach mit bestimmten KollegInnen verknüpfen, auch wenn diese KollegInnen keine aktiven Aufgaben haben. So hast du einen klaren Überblick über alle Workflows, die jemals für eine/n KollegInnen gestartet wurden, wie z.B. Onboarding, Entwicklungszyklus, Vertragsverlängerung oder Rentenversicherung.

Auch die Erledigung eigener Aufgaben wird übersichtlicher. Neben Erinnerungen siehst du auf deinem Dashboard eine vollständige Übersicht über alle offenen Aufgaben. Auf diese Weise helfen wir dir aktiv dabei, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

Diese Optimierung bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Diese Optimierung bietet unter anderem folgende Vorteile:
• Auf einen Blick sehen, welche Workflows aktiv sind und wie der Fortschritt aussieht
• Leichteres Suchen und Filtern innerhalb von Workflows
• Zusätzliche Unterstützung bei der Abwicklung der eigenen Aufgaben und damit auch bei der Unterstützung der KollegInnen bei der Erledigung ihrer Aufgaben

2. Workflows in Abschnitte unterteilen

Komplexe Prozesse führen heute oft zu langen Aufgabenlisten innerhalb von Workflows und erfordern die Erstellung mehrerer Workflows für verschiedene Phasen (z. B. separate Workflows für Preboarding und Onboarding).

Mit dem Update für Workflows führen wir die Möglichkeit ein, Aufgaben in Abschnitte zu unterteilen. Du kannst Abschnitte verwenden, um deine lange Aufgabenliste übersichtlicher zu gestalten. Das Besondere daran: Du kannst Abschnitte sperren. Denn wenn du Preboarding betreibst, können Onboarding-Aufgaben noch gar nicht erledigt werden. Sobald du einen Abschnitt freischaltest, werden die Aufgaben freigegeben und alle Verantwortlichen werden benachrichtigt.

Außerdem kannst du einstellen, dass der nächste Abschnitt automatisch freigeschaltet wird, sobald alle Aufgaben innerhalb des aktuellen Abschnitts erledigt sind, so dass der Prozess reibungslos und automatisch abläuft.

Diese Verbesserung bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Mehr Übersicht innerhalb von Workflows durch Gruppierung von Aufgaben
• Aufteilung komplexer Prozesse in kleinere Teilprozesse, wie z.B. Preboarding und Onboarding, oder Unterteilung des Entwicklungszyklus in Quartale oder langfristige Abwesenheitsprozesse, in denen bestimmte Schritte in regelmäßigen Abständen folgen.

3. Flexibilität in Vorlagen mit Rollen und automatisch berechneten Fristen

Die Grundlage des Workflow-Features bilden Vorlagen für die Erfassung von Prozessen. Mit einer Vorlage lässt sich wesentlich einfacher festlegen, wer für Aufgaben zuständig ist und welche Fristen gelten.

Rollen: In der Vorlage kannst du Aufgaben bestimmten Rollen zuordnen, z.B. dem „Personalleiter“. Optional kannst du den KollegInnen bereits eine Rolle zuweisen. Sobald die Vorlage zum Starten eines Workflows verwendet wird, weist man den Personalleiter zu, und alle Aufgaben werden automatisch dieser Person zugewiesen. Andere Beispielrollen sind ‘KollegInnen’, ‘Lohnsachbearbeiter’, ‘ArbeitgeberIn’ oder ‘Office Manager’. Du kannst die Rollen selbst benennen und bist damit völlig flexibel! Auch im Workflow selbst kannst du sofort sehen, wer welche Rolle übernimmt.

Automatische Fristen: Auch die Fristen können in der Vorlage selbst definiert werden. Du kannst dir aussuchen, ob die Fristen automatisch anhand eines Start- oder Enddatums berechnet werden sollen. Die Frist einer Aufgabe kann zum Beispiel einen Monat nach dem Start des Workflows oder zwei Wochen vor dem Enddatum liegen. Wenn du den Workflow startest, gibst du das Start- und Enddatum an, und die Fristen für alle Aufgaben werden automatisch berechnet. Konkretes Beispiel: Alle Preboarding-Aufgaben müssen innerhalb von zwei Wochen nach dem Startdatum abgeschlossen sein, während die Aufgaben in der Onboarding-Phase vier Wochen nach dem Startdatum abgeschlossen sein müssen. Du kannst alles genau so einstellen, wie du willst.

Diese Verbesserung bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Rollen und Verantwortungsbereiche von Aufgaben in Vorlagen vorab zuweisen und pro Workflow definieren
• Prozesse mit Aufgaben, die unterschiedliche Fristen haben; diese Fristen sind sofort beim Start des Workflows korrekt

Feedback, Fragen oder Ideen?

Hast du nach dieser kleinen Vorschau Fragen, Vorschläge oder Ideen zur weiteren Verbesserung des Features? Wir freuen uns, von dir zu hören! Schick uns eine Nachricht per Chat und wir helfen dir gerne weiter.