Personalakten digitalisieren – Personalverwaltung modernisieren

Personalakten digitalisieren – Mit unserer Digitalen Personalakte Software

In der modernen Arbeitswelt ist es entscheidend, Personalakten zu digitalisieren. Unternehmen jeder Größe profitieren von der Effizienz, Sicherheit und Rechtssicherheit einer digitalen Personalakte. Mit HoorayHR kannst du deine Personalakten digitalisieren und HR-Prozesse nachhaltig optimieren.

Unsere Digitale Personalakte Software ermöglicht es, Dokumente personalakte online oder personalakte elektronisch zu verwalten, Workflows zu automatisieren und Daten revisionssicher zu archivieren.

Warum Personalakten digitalisieren?

In der heutigen digitalen Welt ist die Digitalisierung von Personalakten für Unternehmen aller Größenordnungen unverzichtbar geworden. Das Personalakten digitalisieren bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Es spart Platz, beschleunigt Arbeitsprozesse, erhöht die Sicherheit der sensiblen Mitarbeiterdaten und sorgt für eine rechtssichere Archivierung. Doch bei der Auswahl der richtigen Lösung sind viele Faktoren zu beachten – vom elektronischen Personalakt bis hin zur passenden digitale Personalakte Software.

Willkommen bei HoorayHR, deinem zuverlässigen Anbieter für digitale Personalakten. Unsere Plattform bietet eine umfassende digitale Personalakte Software, die speziell darauf ausgelegt ist, die Personalakte dein Unternehmen auf den neuesten Stand der Technik zu bringen. Immer mehr Unternehmen setzen auf Personalakten digitalisieren – und das aus gutem Grund.

Das Personalakten digitalisieren bringt zahlreiche Vorteile für dein Unternehmen:

1. Effizienz und Zeitersparnis

Das Personalakten digitalisieren reduziert manuelle Ablagen und Papieraufwand erheblich. Mit einer digitalen Personalakte lassen sich Dokumente schnell finden, Workflows automatisieren und HR-Aufgaben deutlich effizienter erledigen.

2. Sicherheit und gesetzliche Vorgaben

Eine elektronische Personalakte schützt sensible Mitarbeiterdaten durch Verschlüsselung, Protokollierung und Zugriffskontrollen. Viele Unternehmen fragen: Elektronische Personalakte – Pflicht? Eine pauschale Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es zwar noch nicht, jedoch sind bestimmte Entgeltunterlagen bereits seit dem 1. Januar 2022 verpflichtend digital zu führen.

3. Kostenreduktion und Platzersparnis

Papierakten verursachen Kosten für Lagerung, Druck und Verwaltung. Mit dem Personalakten digitalisieren sparst du Platz, reduzierst Kosten und profitierst von einer zentralen, strukturierten Ablage.

4. Nachhaltigkeit

Durch das Digitalisieren von Personalakten reduziert du den Papierverbrauch und schonst Ressourcen. Die elektronische Personalakte unterstützt damit eine nachhaltige Unternehmensführung.

5. Verbesserte Zusammenarbeit

Mit einer digitalen Personalakte Software können mehrere Personen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen. Workflows werden automatisiert, Genehmigungen schneller bearbeitet und die Zusammenarbeit im HR-Team optimiert.

Schritt-für-Schritt: Personalakten digitalisieren

1. Bestandsaufnahme: Prüfen vorhandene Papierakten.
2. Softwareauswahl: Wählen eine digitale Personalakte Software, die zu deinem Unternehmen passt.
3. Dokumente digitalisieren: Scannen und importiere alle relevanten Unterlagen.
4. Datenqualität prüfen: Sicherstellen, dass alle Dokumente vollständig und gut lesbar sind.
5. Rechtssichere Ablage: Archiviere alle Daten revisionssicher und gesetzeskonform.
6. Workflows einrichten: Automatisierte Freigaben, Erinnerungen und Genehmigungen aktivieren.
7. Schulung und Einführung: Dein HR-Team optimal einarbeiten.

Integration mit bestehenden HR-Systemen

Die digitale Personalakte Software von HoorayHR lässt sich problemlos in bestehende HR-Systeme und Lohnabrechnungsprogramme integrieren. So vermeidest du doppelte Datenpflege, reduzierst Fehler und optimierst HR-Prozesse.

Gesetzliche Vorgaben und Pflichten beim Personalakten digitalisieren

In Deutschland besteht die Pflicht, Personalakten sicher, rechtskonform und datenschutzkonform aufzubewahren. Dies gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe. Die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen sind:

• Datenschutz: Strenge Vorschriften der DSGVO regeln, wie personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden dürfen.
• Archivierungspflichten: Nach HGB und AO müssen Dokumente ordnungsgemäß archiviert und bei Bedarf vorgelegt werden können.
• Revisionssicherheit: Digitale Personalakten müssen fälschungssicher und unveränderbar sein.
• Aufbewahrungsfristen: Dokumente wie Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen gesetzlich 10 Jahre aufbewahrt werden.

Eine digitale Personalakte Software sollte all diese Vorgaben erfüllen, damit du jederzeit rechtskonform arbeiten kannst.

Jetzt Personalakten digitalisieren

Das Personalakten digitalisieren ist der Schlüssel zu einem modernen, sicheren und effizienten HR-Management. Vorteile im Überblick:

• Schnellere HR-Prozesse
• Höchste Sicherheit und Compliance
• Kosten- und Platzersparnis
• Nachhaltigkeit
• Optimierte Zusammenarbeit

HoorayHR bietet die führende digitale Personalakte Software, um Personalakten digitalisieren einfach, sicher und gesetzeskonform umzusetzen. Starte jetzt und modernisiere deine HR-Abteilung.