Een ATS systeem (applicant tracking system) is software waarmee je het volledige wervingsproces op één plek beheert: vacatures publiceren, sollicitaties verzamelen, de status van elke kandidaat volgen en samen met je team beslissen wie je aanwerft. Een ATS heet ook wel sollicitantvolgsysteem of recruitmentsoftware. In plaats van sollicitaties te beheren in mailboxen en Excel-lijsten, ziet je team in één systeem wie gesolliciteerd heeft, in welke fase elke kandidaat zit en wat de volgende stap is. Hoe HoorayHR werving aanpakt, zie je op onze pagina over het ATS van HoorayHR.
Waar staat de afkorting ATS voor?
ATS staat voor applicant tracking system, letterlijk een systeem om sollicitanten te volgen. De naam zegt meteen wat de kern is: elke sollicitatie wordt gevolgd van ontvangst tot aanbod of afwijzing. In België en Nederland hoor je ook recruitmentsoftware, wervingssoftware of sollicitatiesoftware. Meestal bedoelt men hetzelfde. Wil je de verschillen kennen met andere HR-systemen zoals een HRIS of HRM-software, lees dan ons overzicht van HR-termen van HRIS tot ATS.
Hoe werkt een ATS systeem?
Een ATS systeem werkt als een gedeelde database van alle sollicitaties, ingedeeld in fases. Elke sollicitatie doorloopt dezelfde stappen, en het systeem houdt bij wie wat heeft beslist.
Stap 1: vacature publiceren
Je maakt een vacature aan in het ATS en publiceert die op je carrièrepagina en vaak ook op vacaturesites. Alle sollicitaties, via welk kanaal ook, komen automatisch in het systeem terecht.
Stap 2: sollicitaties bekijken en beoordelen
Het wervingsteam ziet alle kandidaten per vacature in één overzicht, meestal per fase: nieuw, in beoordeling, gesprek en aanbod. Teamleden noteren hun beoordeling rechtstreeks in het systeem, in plaats van ze door te mailen.
Stap 3: communiceren en gesprekken plannen
Ontvangstbevestigingen, uitnodigingen en afwijzingen verstuurt een ATS vaak vanuit sjablonen. Kandidaten krijgen zo sneller antwoord, wat de candidate experience verbetert.
Stap 4: aanwerven en overdragen
Na de aanwerving gaat de kandidaat idealiter rechtstreeks naar je HR-software, zodat de onboarding kan starten. Is het ATS niet gekoppeld aan je HR-software, dan typt HR de gegevens op dat moment handmatig over.
Welke functies heeft een ATS?
Een ATS bundelt alle taken rond werving en selectie die anders verspreid zitten over e-mail, spreadsheets en notities. Typische functies zijn:
- Vacatures aanmaken en publiceren op je carrièrepagina en vacaturesites
- Sollicitaties uit alle kanalen centraal verzamelen
- De status van elke sollicitatie per fase volgen
- Beoordelingen en feedback van het team vastleggen
- E-mails naar kandidaten versturen vanuit sjablonen
- Bewaartermijnen voor kandidaatgegevens instellen, zodat je GDPR-proof werkt
- Rapportages, bijvoorbeeld hoelang het duurt om een vacature in te vullen
ATS, recruitment-CRM en HR-software: de verschillen
| Systeem | Waarvoor | Voor wie |
|---|---|---|
| ATS | Sollicitaties op openstaande vacatures beheren, van ontvangst tot aanbod | Kandidaten die actief gesolliciteerd hebben |
| Recruitment-CRM | Contact onderhouden met mogelijke kandidaten, bijvoorbeeld in een talentpool | Mensen die (nog) niet gesolliciteerd hebben |
| HR-software | Personeelsdossier, contracten, verlof en onboarding | Medewerkers na de aanwerving |
Voorbeeld: twee vacatures zonder en met ATS
Neem een kmo met 40 medewerkers die tegelijk een vacature in sales en een in klantenservice invult. Sollicitaties komen binnen via e-mail, LinkedIn en een vacaturesite. Zonder ATS stuurt HR elke sollicitatie door naar twee teamleiders, wiens reacties in verschillende mailboxen belanden. Na twee weken weet niemand nog precies wie al een uitnodiging kreeg. Met een ATS staan alle sollicitaties per vacature in één overzicht, beide teamleiders beoordelen in het systeem en HR ziet in één oogopslag wie nog op antwoord wacht.
Wat zijn de voor- en nadelen van een ATS systeem?
Een ATS systeem brengt vooral overzicht en snelheid in je werving, maar vraagt wat inrichting en eventueel een koppeling met je HR-software.
Voordelen van een ATS systeem
- Alle sollicitaties op één plek, er raakt geen enkele kwijt
- Het hele team beoordeelt in hetzelfde systeem, in plaats van feedback te mailen
- Kandidaten krijgen sneller antwoord
- Duidelijke afspraken over hoelang je kandidaatgegevens bewaart en wie ze ziet
Nadelen van een ATS systeem
- Een los ATS is nog een systeem, met eigen logins voor HR en teamleiders
- Zonder koppeling met je HR-software typ je gegevens na de aanwerving dubbel in
- Bij weinig vacatures per jaar kan een uitgebreid ATS meer werk geven dan het oplevert
Hoe kies je het juiste ATS?
Welk ATS bij je past, hangt af van het aantal vacatures, je team en je huidige HR-software. Voor de meeste kmo’s is de belangrijkste vraag of een los ATS of HR-software met ingebouwd ATS beter past. Een uitgebreide vergelijking met keuzecriteria en kosten lees je in onze blog over het beste ATS systeem voor kmo’s.
ATS en HoorayHR
HoorayHR is alles-in-één HR-software voor kmo’s, en ons eigen ATS komt binnenkort beschikbaar. Daarmee regel je de werving in de HR-software die je team al kent, en zet je een kandidaat na de aanwerving meteen om naar medewerker. Tot dan koppel je HoorayHR met een ATS zoals Recruitee, Teamtailor of Homerun via onze integraties: aangeworven kandidaten komen automatisch in HoorayHR terecht en de onboarding start meteen, zonder overtypen.
Een ATS loont zodra je regelmatig aanwerft of meerdere mensen meebeslissen. Het levert het meest op als de weg van sollicitatie tot eerste werkdag zonder breuk in één systeem verloopt.
Wat is een ATS systeem in eenvoudige woorden?
Een ATS systeem is software waarin je alle sollicitaties voor je vacatures verzamelt en opvolgt. Per vacature zie je wie gesolliciteerd heeft, in welke fase de sollicitatie zit en wat je team ervan vindt. Zo raakt er geen sollicitatie kwijt en werkt iedereen met dezelfde informatie.
Wat is het verschil tussen een ATS en recruitmentsoftware?
Recruitmentsoftware is een brede term voor alle tools rond werving, van vacaturesites tot sourcingtools. Een ATS is de bekendste vorm ervan en richt zich op het beheren van sollicitaties van ontvangst tot aanwerving. In de praktijk worden de termen vaak door elkaar gebruikt.
Heeft een kleine kmo een ATS systeem nodig?
Een kleine kmo heeft een ATS nodig zodra ze regelmatig aanwerft of meerdere mensen bij de selectie betrokken zijn. Bij één of twee aanwervingen per jaar volstaat vaak nog een gestructureerde mailbox. Veel kmo’s kiezen voor HR-software met ingebouwd ATS, zodat ze geen extra systeem nodig hebben.
Sorteert een ATS sollicitaties automatisch uit?
Een ATS kan sollicitaties filteren op criteria, maar beslist alleen zelf als je dat zo instelt. Automatische afwijzingen kunnen geschikte kandidaten wegfilteren, bijvoorbeeld bij een cv met een ongewone opmaak. Laat daarom altijd iemand van het team naar de sollicitatie kijken.
Is een ATS systeem GDPR-proof?
Een ATS helpt je GDPR-proof te werven als je bewaartermijnen voor kandidaatgegevens instelt en beperkt wie sollicitaties mag zien. Of het systeem zelf aan de eisen voldoet, check je bij de leverancier, bijvoorbeeld waar de gegevens opgeslagen worden. De precieze en actuele regels vind je bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Geschreven door
Ramon Glebbeek
Expert op het gebied van HR
Ramon is een expert op het gebied van HR, mede door zijn jarenlange ervaring binnen HoorayHR. Met een passie voor het schrijven van relevante blogs en kennisartikelen omtrent HR, onboarding, performance management en meer, heeft hij een unieke kijk op uitdagingen en kansen in het werkveld. Als ervaren professional op het gebied van human resources en content schrijver deelt Ramon graag tips om tijd te besparen op HR en te bouwen aan een Great-Place-To-Work.