Beste ATS systeem voor kmo’s in 2026: alles-in-één of los?

Het beste ATS systeem voor een kmo is een systeem dat je hele team zonder uitgebreide opleiding gebruikt en dat aansluit op je HR-administratie. Voor de meeste organisaties met 10 tot 500 medewerkers is dat een alles-in-één HR-oplossing met een ingebouwd ATS: vacatures, kandidaten en onboarding staan dan in één systeem. Een apart ATS past vooral bij organisaties met veel vacatures of een eigen rekruteringsteam. Hoe HoorayHR werving en selectie aanpakt, zie je op onze pagina over het ATS van HoorayHR.

Wat is een ATS systeem en wanneer heeft een kmo er een nodig?

Een ATS systeem (applicant tracking system) is software waarmee je het volledige rekruteringsproces beheert, van het publiceren van vacatures tot het aanwerven van de beste kandidaten. Het systeem verzamelt alle sollicitaties in één database, laat per kandidaat zien in welke fase die zit en legt vast wie wat van een sollicitant vindt. In het Nederlands heet een ATS ook wel een sollicitantvolgsysteem.

Wat doet een ATS systeem precies?

Een ATS systeem neemt de administratieve taken over die werving en selectie zo tijdrovend maken. De meeste systemen bieden deze functionaliteiten:

• Vacatures publiceren op een jobsite en op meerdere vacaturesites tegelijk
• Sollicitaties automatisch verzamelen in één database, zodat geen kandidaat uit beeld verdwijnt
• Cv’s screenen en geschikte kandidaten vinden met zoekfilters op vaardigheden
• Communicatie met sollicitanten automatiseren, zoals ontvangstbevestigingen en afwijzingen
• Beoordelingen en feedback van collega’s centraal vastleggen
• Een talentenpool opbouwen met kandidaten voor toekomstige vacatures
• Rapporten over kanalen en doorlooptijd, zodat je je werving kunt verbeteren

Wanneer is een ATS de moeite waard voor kleine bedrijven?

Een ATS is de moeite waard zodra je meer dan een paar vacatures per jaar hebt of met meerdere collega’s selecteert. Herkenbaar moment: je hebt twee vacatures open, sollicitaties komen binnen via mail en LinkedIn, en na een week weet niemand meer wie welke kandidaat heeft gebeld. Andere signalen: kandidaten wachten te lang op antwoord, of je typt de gegevens van een nieuwe medewerker opnieuw over in je HR-systeem. Een ATS verkort daarmee de doorlooptijd van je werving en verbetert de kandidaatervaring, omdat elke kandidaat sneller een update krijgt.

Alles-in-één oplossing of een apart ATS: wat is de beste keuze?

Voor de meeste kleine bedrijven is een alles-in-één oplossing de beste keuze, omdat werving dan meteen doorloopt in onboarding en het personeelsdossier. Een apart ATS is een gespecialiseerd systeem dat je via integraties koppelt aan je HR-software. Dat werkt, maar je beheert dan twee systemen, twee sets accounts en een koppeling. Het verschil zie je in deze vergelijking:

Alles-in-één HR-software of een apart ATS: de verschillen

Voorbeeld: 60 medewerkers en 6 vacatures per jaar

Neem een organisatie met 60 medewerkers, zo’n 6 vacatures per jaar en 4 teamleiders die meebeslissen over nieuwe collega’s. Dit is een rekenvoorbeeld, geen klantcase.

• Met een apart ATS: de HR-manager en de 4 teamleiders krijgen elk een extra account in een tweede systeem. Na het aanbod typt HR naam, adres, functie, startdatum en contract over in de HR-software, of beheert een koppeling die dat doet. Bij 6 nieuwe medewerkers per jaar gebeurt dat 6 keer, en de onboarding start pas als de gegevens over zijn.
• Met een ingebouwd ATS: de teamleiders beoordelen kandidaten met het account dat ze al hebben voor verlof en hun team. Na het aanbod wordt de kandidaat met één klik medewerker, en op de eerste werkdag staan het personeelsdossier en de onboarding al klaar.

Het verschil zit dus niet in één functie, maar in het aantal systemen, accounts en overdrachtsmomenten tussen vacature en eerste werkdag.

Wanneer past een apart ATS?

Een apart ATS past bij organisaties waar recruiters voltijds werven, met tientallen openstaande vacatures tegelijk. Denk aan grote ondernemingen, selectiekantoren en organisaties die actief kandidaten zoeken in externe databanken. Die recruiters gebruiken geavanceerde zoek- en sourcingfuncties die een kmo zelden nodig heeft.

Wanneer past een alles-in-één HR-oplossing met ATS?

Een alles-in-één HR-oplossing met ATS past bij organisaties waar de HR-manager, office manager of zaakvoerder zelf werft, samen met de teamleiders. Dan telt vooral dat iedereen makkelijk meedenkt, dat het overzicht klopt en dat een nieuwe medewerker snel kan starten. Voor zulke organisaties werkt één systeem voor het hele traject het best, van vacature tot eerste werkdag. Bekijk wat HR-software van HoorayHR daarnaast nog regelt.

HoorayHR: alles-in-één HR-oplossing inclusief ATS

HoorayHR is alles-in-één HR-software voor kmo’s, waarmee je straks ook werving en selectie regelt in ons eigen ATS systeem. Ons ATS komt binnenkort beschikbaar en we bouwen het samen met onze klanten, zodat het aansluit op hoe kmo’s echt rekruteren. Werken je medewerkers al in HoorayHR, dan heb je straks geen apart ATS en geen extra accounts nodig, en geen dubbel werk. Wil je als een van de eersten zien hoe het werkt? Bekijk dan onze pagina over het ATS van HoorayHR of plan een demo.

Zodra ons ATS live is, beheer je het hele rekruteringsproces in de HR-software die je team al kent. Straks kun je:

• Vacatures publiceren op een eigen jobsite in de stijl van je organisatie, ook in meerdere talen
• Per vacature een rekruteringsteam en een vaste contactpersoon voor kandidaten instellen
• Sollicitaties per fase volgen, van nieuw tot aanbod, in één duidelijk overzicht
• Collega’s hun oordeel over een kandidaat laten delen met hun eigen account, zonder extra licenties
• Kandidaten matchen en gesprekken samenvatten met AI
• Een aanbod opmaken en een GDPR-bewaartermijn instellen voor sollicitantgegevens

Straks van kandidaat naar collega in één klik

Zodra het ATS live is, wordt een kandidaat in HoorayHR met één klik medewerker, en gaan alle gegevens uit de sollicitatie mee. Daarmee start de onboarding meteen: de nieuwe collega krijgt een persoonlijk welkom, vult de laatste gegevens zelf in en maakt alvast kennis met het team. Alles komt meteen in het personeelsdossier terecht, zodat niemand iets hoeft over te typen.

Andere ATS-systemen voor kmo’s op een rij

Naast een alles-in-één oplossing kies je uit verschillende ATS systemen die zich op rekrutering richten. Welk systeem het beste ATS is voor jou, hangt af van je behoeften en je wervingsvolume. Deze namen kom je in België en Nederland het vaakst tegen:

• Recruitee: ATS uit Nederland, gericht op samenwerken in het rekruteringsteam
• Homerun: Nederlandse recruitment software met de nadruk op jobsites en sollicitatieformulieren
• Teamtailor: ATS met sterke employer branding en carrièrepagina’s
• Workable: breed rekruteringsplatform met sourcing en verspreiding van vacatures naar verschillende jobsites
• Greenhouse en Zoho Recruit: uitgebreide systemen voor organisaties met een groter wervingsvolume

Gebruik je al een van deze systemen? HoorayHR koppelt onder meer met Teamtailor, zodat aangeworven kandidaten doorstromen naar onze software; alle koppelingen vind je bij onze integraties.

Zo kies je het juiste ATS systeem

Het juiste ATS systeem kies je door eerst je eigen wervingsproces in kaart te brengen en pas daarna systemen te vergelijken op jouw behoeften. Werk deze stappen af voor je een beslissing neemt:

• Stap 1: Leg vast hoeveel vacatures je per jaar hebt en via welke kanalen je kandidaten vindt
• Stap 2: Bepaal wie meewerkt aan werving en selectie: alleen HR, of ook teamleiders en collega’s
• Stap 3: Maak een lijst van taken die je wilt automatiseren, zoals vacatures publiceren, ontvangstbevestigingen en gesprekken inplannen
• Stap 4: Check welke integraties je nodig hebt, of dat een ingebouwd ATS in je HR-software volstaat
• Stap 5: Let op gebruiksvriendelijkheid en GDPR: hoe lang bewaar je sollicitantgegevens en wie kan ze inzien?
• Stap 6: Test maximaal drie systemen in de praktijk met een echte vacature

Wat kost een ATS systeem?

De kosten van een ATS systeem zijn meer dan het abonnement. Reken je eigen totaal per jaar uit met deze som, en vul de bedragen in uit de offertes die je opvraagt:

• Licentie: prijs per gebruiker x aantal gebruikers, dus HR plus alle teamleiders en collega’s die meebeslissen
• Implementatie: inrichting, het overzetten van data en opleiding van het team (eenmalig, verdeel over de jaren dat je het systeem gebruikt)
• Koppeling: abonnement en onderhoud van de integratie met je HR-software, plus de uren die het kost als die koppeling hapert
• Overtypen: aantal uren per nieuwe medewerker x aantal nieuwe medewerkers per jaar x je uurtarief

Totaal per jaar = licentie + implementatie + koppeling + overtypen. Bij een ingebouwd ATS in je HR-software vallen de extra licenties voor teamleiders, de koppeling en het overtypen grotendeels weg, omdat je team al in het systeem werkt. Vraag bij elke aanbieder ook na welke functionaliteiten je echt gebruikt, zodat je niet betaalt voor modules die stil blijven liggen.

Welke fouten maak je snel bij een ATS?

De grootste fout is een systeem kiezen dat te complex is voor het aantal vacatures dat je hebt. Een tweede fout is teamleiders geen account geven, bijvoorbeeld om licenties te besparen. Hun oordeel over kandidaten loopt dan toch via mail, telefoon en losse briefjes, en precies die informatie ontbreekt in het ATS. Geef iedereen die meebeslist toegang en spreek af dat feedback alleen in het systeem staat. Zo houd je ook de doorlooptijd voor kandidaten kort, omdat niemand meer op een doorgestuurde mail wacht.