Hoe TRES HR processen en projectbeheer slim laat samenwerken met HoorayHR x Simplicate
Jolanda van der Veen is People & Culture Lead en Marco van der Voorn is algemeen directeur bij TRES, een digitaal bureau uit Heerenveen en Amsterdam met 60 medewerkers. Met multidisciplinaire teams helpt TRES middelgrote en grote organisaties digitaal sterker te worden.
We spraken Jolanda en Marco over hoe TRES vier losse systemen inruilde voor de koppeling tussen HoorayHR en Simplicate, en hoe verlof en verzuim nu automatisch doorlopen in de capaciteitsplanning.
Over TRES Internet
TRES is een digitaal bureau met 60 medewerkers uit Heerenveen en Amsterdam. Met multidisciplinaire teams helpt TRES middelgrote en grote organisaties digitaal sterker te worden. Om grip te houden op projecten, uren en HR-gegevens is een goede centrale administratie daarbij onmisbaar.
De uitdaging: HR verspreid over vier systemen
Voordat TRES de koppeling tussen HoorayHR en Simplicate gebruikte, was HR-informatie versnipperd over vier systemen. Declaraties liepen via Excel-sheets in plaats van via één centraal systeem en onboarding had geen vaste workflow: nieuwe medewerkers moesten apart aangemaakt worden in verschillende systemen. Verlof en verzuim werden los bijgehouden van de projectplanning, waardoor gewerkte uren en afwezigheden dubbel geadministreerd moesten worden.
Zonder centrale administratie betekende dit dat teamleiders nooit helemaal zeker wisten of hun planning nog klopte.
De koppeling tussen HoorayHR en Simplicate
Met de koppeling tussen HoorayHR en Simplicate combineert TRES sterk HR-beheer met sterk projectbeheer, zonder dat teamleiders hun vertrouwde werkwijze in Simplicate hoeven aan te passen.
Verlof, verzuim en roosterwijzigingen die Jolanda in HoorayHR verwerkt, staan automatisch in de planning van Simplicate. Medewerkers en profielwijzigingen synchroniseren automatisch, dus naam, adres of contactgegevens hoeft TRES nog maar één keer bij te werken in plaats van in vier systemen.
“Met de koppeling tussen HoorayHR en Simplicate beschikken we nu over één flow voor onze bedrijfsvoering. Afwezigheden en capaciteit vanuit HoorayHR zien we direct in onze capaciteitsplanning in Simplicate.”
Verlof, verzuim en roosters altijd synchroon
Dankzij de slimme koppeling tussen Simplicate en HoorayHR zijn er geen fouten meer door dubbele invoer, minder handmatig werk en pure tijdswinst. Teamleiders zien realtime welke medewerkers beschikbaar zijn: verlof, verzuim én roosterwijzigingen uit HoorayHR komen direct in de capaciteitsplanning van Simplicate terecht. HR en projectplanning werken zo niet meer los van elkaar, maar vullen elkaar aan.
Waarom TRES koos voor de koppeling tussen HoorayHR en Simplicate
TRES wilde geen van beide systemen inruilen voor het andere. Simplicate werkte al goed voor projectbeheer en teamleiders waren eraan gewend; het HR-beheer daarentegen was het probleem, verspreid over vier systemen zonder overzicht.
De keuze voor HoorayHR x Simplicate loste precies dát op: HR-processen en personeelsinformatie centraal in HoorayHR, terwijl Simplicate ongewijzigd blijft werken voor capaciteitsplanning en projectbeheer. Voor TRES betekende dit dat de organisatie het HR-probleem oploste zonder ergens anders een nieuw probleem voor terug te krijgen.
“Met HoorayHR en Simplicate beheren we nu één hele flow; altijd een actueel beeld van wie beschikbaar is, zonder dat iemand dat handmatig moet bijhouden. HR en projectplanning werken niet meer los van elkaar, maar vullen elkaar aan.”
Van vier systemen naar twee die met elkaar praten
Voor TRES betekent de koppeling tussen HoorayHR en Simplicate vooral minder schakelmomenten en meer grip vanuit één plek, zonder dat teamleiders hun werkwijze hoeven om te gooien. Jolanda en Marco zetten de belangrijkste voordelen voor TRES op een rij:
- Verlof, verzuim en roosterwijzigingen lopen automatisch door naar de capaciteitsplanning in Simplicate
- Medewerkers en profielwijzigingen synchroniseren automatisch tussen beide systemen
- Declaraties lopen via HoorayHR in plaats van via Excel-sheets, met één overzicht van wat is ingediend en verwerkt
- Vaste onboarding- en offboardingworkflows in plaats van los aanmaken in meerdere systemen
- Van vier losse systemen naar twee geïntegreerde tools
- Meer grip op HR-processen vanuit één centrale plek, zonder de vertrouwde manier van projectplanning in Simplicate te verliezen
Werk jij ook met losse systemen voor HR en projectbeheer? Ontdek wat de koppeling tussen HoorayHR en Simplicate voor jouw organisatie kan betekenen.
