Zo bouw je aan verbinding in je team als solo HR manager
Verbinding ontstaat niet vanzelf zodra een organisatie groeit of over meerdere locaties werkt. Welmoed Muis, Head of People & Culture bij Simplicate, legt in Confetti at Work uit hoe je dit als solo HR manager stap voor stap opbouwt.
Waarom verbinding niet vanzelf gaat bij groei
Bij een klein team op één locatie ontstaat verbinding vaak organisch; je ziet elkaar dagelijks, spreekt elkaar informeel aan. Zodra een organisatie groeit of over meerdere locaties werkt, zoals Simplicate met kantoren in Amsterdam en Groningen, verdwijnt dat vanzelfsprekende contact. Verbinding wordt dan iets dat je bewust moet organiseren, in plaats van iets dat vanzelf ontstaat.
Dit vraagt om een andere aanpak dan alleen leuke teamuitjes: het gaat om structureel werken aan vertrouwen, feedback en open gesprekken , juist de dingen die met afstand het snelst verwateren.
Stap 1: Maak conflict bespreekbaar in plaats van te vermijden
Leer je team dat het vermijden van conflict de verbinding juist beschadigt, niet beschermt. Wanneer je als HR een conflict signaleert, check dan eerst bij de betrokkenen of je gevoel klopt, en leg het gesprek vervolgens terug bij hen zelf, eventueel met de leidinggevende erbij.
Volg dit ook na: check later of het gesprek heeft plaatsgevonden en of de samenwerking is verbeterd. Zonder die follow-up bestaat het risico dat onvrede blijft borrelen en zich later op een andere manier uit.
Stap 2: Bouw vertrouwen op als fundament onder elk gesprek
Zonder vertrouwen is er geen basis om een conflict of feedback te bespreken. Vertrouwen ontstaat in een wisselwerking van open gesprekken en kleine, consequente acties: afspraken nakomen, moeite doen om elkaar op te zoeken, ook als dat een reis naar een ander kantoor betekent.
Dit is geen eenmalige actie maar een doorlopend proces, elke open, eerlijke interactie draagt bij, en elke gebroken afspraak breekt af.
Stap 3: Geef feedback een vaste plek in bestaande teammomenten
In plaats van feedback een apart, beladen moment te maken, bouw je het in bij bestaande overleggen: een vast agendapunt tijdens de maandmeeting, of net als engineeringteams vaak al doen in hun retro’s. Zorg dat het team dezelfde taal spreekt rondom feedback geven, desnoods met hulp van een externe coach, en check altijd eerst of iemand open staat om feedback te ontvangen.
Richt feedback op gedrag, niet op de persoon: wat zie je gebeuren, wat doet dat met jou, en wat zou je willen zien? En check of de ontvanger de situatie herkent.
Stap 4: Train leidinggevenden in voorbeeldgedrag, niet alleen in gesprekstechniek
Leidinggevenden zijn vaak de bepalende factor of een team goede gesprekken voert. Investeer daarom niet meteen in een training, maar ga eerst met elke leidinggevende na waar het precies misgaat en wat diegene lastig vindt. Stimuleer leidinggevenden om zelf kwetsbaar te zijn, bijvoorbeeld door een eigen leerdoel te delen, in plaats van alleen te vragen om openheid van hun team.
Sluit als HR af en toe aan bij een 1-op-1 om te zien hoe het gesprek écht verloopt, zonder het gesprek zelf over te nemen.
Stap 5: Trek een duidelijke grens tussen de rol van HR en de leidinggevende
HR heeft vaak de neiging om in te springen zodra er iets speelt, dat hoort bij de aard van het vak. Maar dat kan zelf een bottleneck worden. Zorg dat de leidinggevende eigenaar blijft van het gesprek, en dat HR vooral coacht en ondersteunt: incheckt bij de leidinggevende, checkvragen stelt, en helpt bewust te worden van wat er speelt.
Respecteer daarbij ook de autonomie van medewerkers: als iemand niet open staat voor een dieper gesprek, kun je dat niet afdwingen. Investeer je tijd liever in de medewerkers die er wél voor openstaan.
Stap 6: Overbrug afstand tussen locaties bewust
Fysieke afstand creëert al snel ook mentale afstand. Zorg voor gelijke behandeling tussen locaties waar mogelijk, en ga het gesprek aan over verschillen waar dat niet kan, leg uit waarom, in plaats van het onbesproken te laten. Laat nieuwe medewerkers een periode op de hoofdlocatie meedraaien voor een goede kick-off, en stimuleer leidinggevenden om ook buiten functionele momenten contact te zoeken met medewerkers op afstand.
Organiseer bedrijfsbrede momenten, zoals een maandelijkse full-company meeting waarin teams delen waar ze mee bezig zijn, zodat verbinding niet blijft hangen bij één locatie of afdeling.
Stap 7: Onderbouw signalen richting management met data
Voel je dat de verbinding ergens niet goed zit? Check dat gevoel eerst bij iemand anders, en breng het vervolgens naar management met concrete onderbouwing: resultaten uit een medewerkerstevredenheidsonderzoek, verloop- of verzuimcijfers, of signalen uit exitgesprekken. Laat ook zien wat het risico is als er niets verandert.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Waar begin je als je merkt dat de verbinding in een team niet goed zit?
Check eerst of je gevoel klopt bij iemand anders, en bespreek het vervolgens met de betrokkenen of hun leidinggevende.
Is HR verantwoordelijk voor het organiseren van verbinding?
Nee, die verantwoordelijkheid ligt bij de leidinggevende. HR ondersteunt, coacht en signaleert, maar neemt het gesprek niet over.
Hoe voorkom je wij-zij gevoel tussen meerdere locaties?
Zorg voor gelijke behandeling waar mogelijk, wees transparant over verschillen, en organiseer bedrijfsbrede momenten die niet aan één locatie gebonden zijn.
Wil je structuur aanbrengen in 1-op-1’s, feedback en persoonlijke ontwikkeling zonder dat het een administratieve last wordt? Met HoorayHR leg je dit centraal vast. Probeer het 14 dagen gratis.
