Beste verlofregistratie software: waar let je op als kmo?

Drie verlofaanvragen per mail, een Excel-lijst met verlofsaldi en een teamleider die niet weet wie er in augustus nog is: zo verloopt verlofplanning in veel kmo’s nog altijd. De beste verlofregistratie software voor een kmo berekent verlofsaldi automatisch, laat medewerkers verlof aanvragen via een app en toont de teamleider in één kalender wie wanneer afwezig is. De meeste tijd win je wanneer de verlofregistratie deel uitmaakt van HR-software, zodat verlof, ziekte en gewerkte uren op elkaar aansluiten. Hieronder lees je welke functies tellen, welke soorten oplossingen er zijn en hoe je voor je bedrijf met 10 tot 500 medewerkers de juiste keuze maakt.

Wat is verlofregistratie software?

Verlofregistratie software is een systeem waarmee medewerkers digitaal verlof aanvragen, de teamleider aanvragen goedkeurt en HR alle saldi centraal beheert. In plaats van formulieren, mails en spreadsheets is er één vaste flow: aanvraag, controle, goedkeuring en een automatisch bijgewerkt saldo. Goede oplossingen beheren naast vakantiedagen ook andere afwezigheden, zoals ouderschapsverlof, opleidingsdagen of een ziekmelding via de verzuimregistratie.

Waaraan herken je goede verlofregistratie software?

Goede verlofregistratie software herken je aan het feit dat ze rekenwerk en vragen wegneemt in plaats van nieuwe te creëren. Controleer bij het vergelijken deze functies:

• Verlof aanvragen via app of browser, met goedkeuring door de teamleider in één klik
• Automatische berekening van verlofsaldi, ook bij in- en uitdiensttreding tijdens het jaar
• Een actueel saldo voor medewerkers, teamleiders en HR
• Eigen verlofsoorten, zoals ouderschapsverlof, opleidingsdagen of compensatiedagen
• Een team- of verlofkalender die overlappingen meteen zichtbaar maakt
• Rapportages over verlof en afwezigheid per team of periode
• GDPR-conforme opslag en duidelijke toegangsrechten

Verlofsaldi correct berekenen

Het berekenen van verlofsaldi is het onderdeel waar Excel het vaakst tekortschiet. Deeltijdse medewerkers, in- en uitdiensttredingen tijdens het jaar en overgedragen dagen maken elk rekenblad foutgevoelig. In België gelden eigen regels voor vakantiedagen en verlofstelsels. De precieze en actuele regels vind je bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Overzicht voor de teamleider

Een gedeelde kalender voorkomt dat het halve team tegelijk op vakantie gaat. De teamleider ziet bij het goedkeuren meteen wie er in die periode al afwezig is en kan de planning daarop afstemmen.

Welke soorten verlofregistratie software zijn er?

Er zijn drie soorten verlofregistratie software: HR-software met ingebouwd afwezigheidsbeheer, losse verlofplanners en verlofmodules in tools voor tijdsregistratie of roosterplanning. Welke soort het beste past, hangt af van hoeveel andere HR-taken je digitaal wilt regelen.

Bekende aanbieders van HR-software zijn onder meer Exact (met Officient), Personio, Factorial en HoorayHR. Functies, pakketten en prijzen veranderen regelmatig: vergelijk daarom altijd de actuele stand rechtstreeks bij de aanbieder.

Verlofregistratie software vergeleken: drie soorten oplossingen

Wat zijn de voor- en nadelen van verlofregistratie software?

Verlofregistratie software bespaart HR en teamleiders vooral rekenwerk en afstemming, maar vraagt wel om correcte startgegevens.

Voordelen van verlofregistratie software

• Verlofsaldi zijn altijd actueel, zonder narekenen
• Aanvragen en goedkeuringen zijn vastgelegd en na te gaan
• Medewerkers zien hun eigen saldo, waardoor HR minder vragen krijgt
• De teamleider ziet drukke periodes aankomen voordat er een tekort ontstaat

Nadelen van verlofregistratie software

• Bestaande saldi moet je bij de start eenmalig correct overzetten
• Afwijkende afspraken uit arbeidsovereenkomsten moet je goed inrichten
• Een losse verlofplanner zonder koppeling met andere HR-gegevens zorgt voor dubbel werk

Zo kies je de beste verlofregistratie software

De beste verlofregistratie software kies je door eerst je verlofregels en werkwijze vast te leggen en kandidaten daarna in de praktijk te testen.

• Stap 1: Verzamel alle verlofregels die bij jou gelden, ook extra verlofdagen uit cao of arbeidsovereenkomst
• Stap 2: Leg vast wie verlof goedkeurt en wie beslist bij afwezigheid van de teamleider
• Stap 3: Bepaal of ziekmeldingen en gewerkte uren in hetzelfde systeem moeten
• Stap 4: Test een verlofaanvraag vanuit het perspectief van medewerker en teamleider
• Stap 5: Zet de huidige saldi over en vergelijk ze één keer met je oude lijst

Een voorbeeld: een bureau met 25 medewerkers, van wie zes deeltijds en twee nieuwe collega’s sinds mei. In Excel rekent HR elk saldo apart uit en vergelijkt het met de aanvragen in de mailbox. In verlofregistratie software vult HR de startdatum en het werkregime één keer in, en het systeem berekent het saldo zelf. Dient een collega een aanvraag in, dan ziet ze meteen haar nieuwe saldo, en de teamleider ziet in de kalender of het verlof overlapt met dat van anderen. Hoe je de overstap uit spreadsheets aanpakt, lees je in onze blog over HR-administratie in Excel.

Verlofregistratie met HoorayHR: eenvoudig voor medewerkers en HR

HoorayHR is alles-in-één HR-software voor kmo’s, waarmee je verlof, ziekte en andere afwezigheden op één plek regelt. Medewerkers vragen verlof aan via de app of in de browser, per uur, per dag of over meerdere dagen, en zien meteen hoeveel saldo er nog over is. De teamleider keurt goed met één klik.

We berekenen verlofsaldi automatisch, en je maakt zelf verlofsoorten aan die bij je organisatie passen. In de bedrijfskalender zie je wie er afwezig is, en die kalender koppel je met Google Calendar of Outlook. Omdat verlof verbonden is met onze urenregistratie en het personeelsdossier, onderhoud je medewerkersgegevens maar één keer.

Verlofregistratie software loont niet pas bij grote teams. Zodra verlofaanvragen via verschillende mailboxen lopen en iemand saldi narekent, win je met een digitale oplossing tijd en overzicht.