Is urenregistratie verplicht? Wat de Europese regels betekenen

Of urenregistratie voor jouw kmo verplicht is, hangt af van de nationale regels, maar de Europese lijn is duidelijk: werkgevers moeten de dagelijkse arbeidstijd van hun medewerkers kunnen meten. Dat oordeelde het Europees Hof van Justitie in 2019. Welke registratie in België precies verplicht is, bijvoorbeeld voor deeltijdse medewerkers, lees je bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Met digitale urenregistratie ben je in elk geval voorbereid.

Waarom is urenregistratie belangrijk voor werkgevers?

Urenregistratie is belangrijk omdat je er alleen zo mee kunt aantonen dat de regels voor maximale werktijd en minimale rust worden nageleefd. Die regels beschermen de gezondheid en veiligheid van medewerkers. Zonder registratie is niet na te gaan of iemand te lang achter elkaar werkt of te weinig rust krijgt.

De Europese uitspraak uit 2019

Het Europees Hof van Justitie oordeelde op 14 mei 2019 dat lidstaten werkgevers moeten verplichten om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem in te richten waarmee de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer wordt gemeten. De uitspraak richt zich tot de lidstaten: zij bepalen hoe ze de verplichting in hun eigen wetgeving uitwerken.

Hoe landen ermee omgaan

Elk EU-land werkt de uitspraak op zijn eigen manier uit. In Duitsland oordeelde de hoogste arbeidsrechter in 2022 bijvoorbeeld dat alle werkgevers de arbeidstijd moeten vastleggen. Voor België vind je de geldende regels bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Wat leg je vast in een urenregistratie?

In een goede urenregistratie leg je per medewerker vast wanneer hij of zij begint en stopt met werken en welke pauzes er waren. Zo kun je de werkelijke arbeidstijd en de rusttijden aantonen. In de praktijk werkt deze lijst goed:

• Begin- en eindtijd van elke werkdag of shift
• Pauzes, zodat de werkelijke werktijd klopt
• Overuren en afwijkingen van het vaste uurrooster
• Verlof en ziekte, zodat gepland en gewerkt op elkaar aansluiten
• Correcties met datum en reden, zodat de registratie controleerbaar blijft

Mag urenregistratie op papier?

Of papier volstaat, hangt af van de regels die voor jouw kmo en je medewerkers gelden; check dat bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. In de praktijk kiezen steeds meer bedrijven voor een digitale oplossing, omdat papier veel handwerk en fouten oplevert.

Manieren om uren te registreren vergeleken

Werk je nog in spreadsheets, dan helpt onze gids uren bijhouden in Excel je op weg.

Wat zijn de risico’s zonder urenregistratie?

Zonder urenregistratie loop je het risico dat je bij een controle of conflict niet kunt aantonen hoeveel en wanneer er gewerkt is. Is registratie voor jouw situatie verplicht, dan kan de inspectie bovendien sancties opleggen; welke dat zijn, lees je bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Daarnaast verlies je zicht op overuren en werkdruk. Wie niet ziet dat een collega structureel langer werkt, merkt het vaak pas als die uitvalt.

Zo regel je urenregistratie in vijf stappen

Urenregistratie regel je het best stap voor stap, en je neemt je team vanaf het begin mee. Deze vijf stappen werken in de praktijk:

• Stap 1: Breng in kaart welke werktijdmodellen er zijn, zoals voltijds, deeltijds, shiften of flexijobs.
• Stap 2: Kies een methode die bij je werkdag past en test die in een proefperiode.
• Stap 3: Leg vast wie registreert, wie goedkeurt en hoe correcties lopen.
• Stap 4: Informeer je medewerkers en, als die er is, de werknemersvertegenwoordiging voordat je start.
• Stap 5: Controleer de eerste weken of alle uren compleet zijn en stel de inrichting bij.

Een voorbeeld: een dienstverlener met 25 medewerkers, van wie acht deeltijds, werkt met een Excel-lijst per persoon. Na de overstap klokt iedereen in en uit via de app, de leidinggevende keurt de week goed en de zaakvoerder ziet direct wie overuren opbouwt. De maandelijkse ronde langs 25 spreadsheets valt weg.

Urenregistratie met HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR-software voor kmo’s met 10 tot 500 medewerkers, waarmee je urenregistratie en de rest van je HR op één plek regelt. Medewerkers registreren hun uren per dag of per week, met de timer in de app, op de desktop of via een QR-code op locatie. Overuren berekenen wij automatisch en managers of admins keuren ingediende uren goed.

Verlof en afwezigheid staan via verlofregistratie in hetzelfde systeem, en rapportages per project of periode exporteer je voor je sociaal secretariaat. Een overzicht van tools vind je in onze vergelijking van de beste urenregistratie software.

Een goede registratie is meer dan een verplichting: je ziet eerder wie te veel werkt, plant beter en hebt altijd de cijfers voor loon en gesprekken bij de hand.