Een tijdregistratie app is een mobiele toepassing waarmee medewerkers hun werktijd op hun smartphone starten, stoppen en aanvullen, of ze nu op kantoor, thuis of bij een klant werken. De uren komen meteen in een centraal systeem terecht, waar de leidinggevende ze goedkeurt en HR overuren en rapporten bekijkt. Voor kmo’s is een app die deel uitmaakt van de urenregistratie in de HR-software de snelste weg weg van papieren urenstaten.
Wat is een tijdregistratie app?
Een tijdregistratie app is het mobiele deel van een tijdregistratiesysteem: medewerkers registreren begin, pauzes en einde rechtstreeks op hun smartphone. De meeste apps hebben een start-stoptimer en laten je uren achteraf invullen of aan projecten koppelen. Op de achtergrond berekent de software urensaldi en overuren. Zo verschilt een tijdregistratie app van een prikklok, die aan een vaste plek gebonden is.
iPhone, Android of browser: wat heb je nodig?
Een goede tijdregistratie app werkt op iPhone en Android en heeft daarnaast een webversie voor achter het bureau. Zo gebruikt iedereen het toestel dat hij of zij al heeft. Kijk wel of alle functies op beide besturingssystemen gelijk zijn, anders ontstaan er twee werkwijzen en onvolledige gegevens.
Welke functies moet een tijdregistratie app hebben?
Een tijdregistratie app moet registreren in enkele seconden mogelijk maken en HR toch volledige gegevens geven. Let op deze functies:
- Een start-stoptimer en uren achteraf invullen per dag of per week
- Uren koppelen aan projecten of klanten
- Een overzicht van eigen uren, plus- en minuren voor de medewerker
- Goedkeuring van uren door de leidinggevende, ook mobiel
- Verlof en ziekmeldingen in dezelfde app, zodat urensaldi kloppen
- Rapporten en een export voor de loonadministratie
- Duidelijke toegangsrechten en GDPR-proof opslag
Voor wie is een tijdregistratie app geschikt?
Een tijdregistratie app loont overal waar medewerkers niet elke dag op dezelfde plek werken. Hoe meer je team verspreid werkt, hoe groter het voordeel tegenover papier, Excel of een terminal.
Buitendienst en wisselende werkplekken
In de buitendienst, op werven of bij klanten is een terminal op het hoofdkantoor geen optie. Met de app registreren medewerkers hun uren ter plaatse en koppelen ze die meteen aan het juiste project. Een voorbeeld: een tuinaannemer met 25 medewerkers verzamelde elke vrijdag urenbriefjes, die op maandag werden overgetypt. Met een app staan de uren dezelfde avond klaar om goed te keuren.
Thuiswerk en hybride teams
In hybride teams zorgt een tijdregistratie app ervoor dat uren thuis net zo goed geregistreerd worden als op kantoor. Medewerkers zien hun eigen saldo en hoeven niet bij HR na te vragen. Leidinggevenden zien op tijd wanneer iemand structureel te veel overuren maakt.
Deeltijds werk en glijdende uren
Bij deeltijds werk en glijdende uren verandert de werktijd vaak per week. Een app vergelijkt de geregistreerde uren automatisch met de afgesproken werktijd, zodat je zonder rekenen ziet of iemand in de plus of de min staat.
Tijdregistratie app of urenbriefje: de vergelijking
Een tijdregistratie app is vooral sneller en nauwkeuriger dan urenbriefjes of Excel. Werk je nu nog met spreadsheets, lees dan hoe je uren bijhoudt in Excel en waar het misloopt.
Tijdregistratie app en urenbriefje vergeleken
| Criterium | Urenbriefje of Excel | Tijdregistratie app |
|---|---|---|
| Registreren onderweg | Op papier, later overtypen | Direct op de smartphone |
| Actuele stand | Pas na het verzamelen | Meteen zichtbaar |
| Overuren berekenen | Met de hand | Automatisch |
| Projecturen | Handmatig en foutgevoelig | Per registratie gekoppeld |
| Controleerbaarheid | Wijzigingen nauwelijks zichtbaar | Elke wijziging opgeslagen |
Wat zijn de voor- en nadelen van een tijdregistratie app?
Een tijdregistratie app bespaart tijd en zorgt voor overzicht, maar staat of valt met de acceptatie in je team.
Voordelen van een tijdregistratie app
- Medewerkers registreren hun tijd waar ze werken, zonder omweg via papier
- HR en leidinggevenden zien gewerkte uren en overuren dagelijks bijgewerkt
- Minder vragen, omdat iedereen zijn eigen saldo ziet
- Betrouwbare cijfers voor loonverwerking en facturatie
Nadelen van een tijdregistratie app
- Niet iedereen wil zijn privésmartphone gebruiken
- Vergeten registraties vragen duidelijke afspraken over aanvullen
- Een app zonder koppeling met verlof en loonadministratie zorgt voor dubbel werk
Leg bij de invoering vast wie welke urengegevens ziet en vertel je team waarom je uren registreert. Wie geen privésmartphone wil gebruiken, registreert in de browser of via een QR-code op locatie. De precieze regels rond registratie van arbeidstijd in België vind je bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO).
De tijdregistratie app van HoorayHR
HoorayHR is alles-in-één HR-software voor kmo’s, waarvan de self-service app voor iOS, Android en web ook tijdregistratie bevat. Medewerkers registreren hun uren met de timer in de app, op desktop of via een QR-code op locatie, per dag of per week, en koppelen ze aan projecten. In dezelfde app vragen ze verlof aan en melden ze zich ziek.
Leidinggevenden keuren ingediende uren met één klik goed, ook onderweg. Overuren berekenen we automatisch en HR exporteert de gegevens richting de loonadministratie. Omdat verlofregistratie in hetzelfde systeem zit, kloppen de urensaldi zonder extra controle.
Een tijdregistratie app is pas goed als je team ze graag opent: weinig klikken voor medewerkers, volledige gegevens voor HR en geen dubbel werk tussen verschillende tools.
Bestaat er een tijdregistratie app voor iPhone en Android?
Ja, de meeste tijdregistratie apps voor bedrijven werken op iPhone en Android en hebben daarnaast een webversie. Let erop dat alle functies op beide systemen gelijk zijn. De app van HoorayHR is er voor iOS, Android en in de browser.
Is een tijdregistratie app geschikt voor kleine teams?
Ja, juist kleine teams winnen er veel mee, omdat er vaak niemand voltijds met HR bezig is. Medewerkers registreren zelf, leidinggevenden keuren goed en de cijfers staan klaar voor de loonverwerking.
Moeten medewerkers hun eigen smartphone gebruiken?
Nee, dat kun je niet zomaar verwachten. Wie de app niet op een privétoestel wil, registreert via de browser of een QR-code op locatie. Maak daar vooraf duidelijke afspraken over.
Wat is het verschil tussen een tijdregistratie app en een prikklok?
Een prikklok staat op een vaste plek, een tijdregistratie app heb je overal bij je. Veel apps werken als een digitale prikklok met start-stoptimer en bieden daarnaast projecturen, overzichten en goedkeuring.
Kan een leidinggevende uren goedkeuren in de app?
Ja, in een goede tijdregistratie app dienen medewerkers hun uren in en keurt de leidinggevende ze rechtstreeks goed in de app of de browser. Zo zijn de gegevens aan het einde van de maand gecontroleerd en klaar voor de loonverwerking.
Geschreven door
Ramon Glebbeek
Expert op het gebied van HR
Ramon is een expert op het gebied van HR, mede door zijn jarenlange ervaring binnen HoorayHR. Met een passie voor het schrijven van relevante blogs en kennisartikelen omtrent HR, onboarding, performance management en meer, heeft hij een unieke kijk op uitdagingen en kansen in het werkveld. Als ervaren professional op het gebied van human resources en content schrijver deelt Ramon graag tips om tijd te besparen op HR en te bouwen aan een Great-Place-To-Work.