Een inkloksysteem is een toestel of software waarmee medewerkers het begin en einde van hun werk en hun pauzes registreren, vroeger met een prikkaart, vandaag meestal via een terminal, app of QR-code. Een digitaal inkloksysteem bewaart elke registratie meteen centraal en berekent daaruit urensaldi en overuren. Voor kmo’s is het meestal onderdeel van digitale urenregistratie, zodat je geen aparte hardware nodig hebt.
Wat is een inkloksysteem?
Een inkloksysteem is een vorm van tijdregistratie waarbij medewerkers zich bij het begin en einde van hun werk actief aan- en afmelden. Bij de klassieke prikklok steek je een kaart in een toestel dat de tijd erop stempelt. Moderne inkloksystemen werken met een badge, smartphone of browser en sturen elke registratie direct naar de software. Het principe blijft hetzelfde: inklokken, uitklokken, klaar.
Inkloksysteem, prikklok en tijdsregistratieterminal: de begrippen
Prikklok is de bekende benaming voor het klassieke toestel met prikkaarten. Een tijdsregistratieterminal is de elektronische opvolger, meestal een toestel aan de muur met kaartlezer of badge. Een digitaal inkloksysteem is software die in de browser en als app werkt, zonder vast toestel.
Welke soorten inkloksystemen zijn er?
Er zijn vier soorten inkloksystemen, en ze verschillen vooral in waar medewerkers klokken en hoe de gegevens verder verwerkt worden.
Soorten inkloksystemen op een rij
| Soort | Zo wordt er geklokt | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Mechanische prikklok | Prikkaart, de tijd wordt erop gedrukt | Nog nauwelijks in gebruik, gegevens moeten worden overgetypt |
| Elektronische terminal | Badge, kaart of pincode aan het toestel | Bedrijven met een vaste ingang en ploegen |
| Inklok-app | Start-stoptimer op de smartphone | Buitendienst, thuiswerk en wisselende werkplekken |
| Web en QR-code | Browser op de werkplek of scan op locatie | Kantoren en filialen zonder eigen hardware |
Werkt je team in ploegendienst, dan helpt een inkloksysteem om per ploeg te zien wie aanwezig is en hoeveel uren er gewerkt zijn.
Hoe werkt een digitaal inkloksysteem?
Een digitaal inkloksysteem werkt zoals de klassieke prikklok, maar zonder kaart en zonder overtypen. Een gewone werkdag ziet er zo uit:
- Stap 1: Medewerkers starten ’s ochtends de timer in de app of scannen de QR-code op locatie.
- Stap 2: Voor de pauze stoppen ze de timer en daarna starten ze hem opnieuw.
- Stap 3: Bij het einde van de dag klokken ze uit en de software berekent de gewerkte tijd.
- Stap 4: De leidinggevende controleert en keurt de uren goed.
- Stap 5: HR exporteert de goedgekeurde uren naar de loonadministratie.
Pauzes, overuren en urensaldo
Een digitaal inkloksysteem vergelijkt de geklokte tijd automatisch met de afgesproken werktijd. Plus- en minuren komen in het urensaldo, dat medewerkers zelf kunnen inkijken. Zo voorkom je discussies aan het einde van de maand.
Vergeten in of uit te klokken
Bij elk inkloksysteem vergeet iemand weleens uit te klokken. In een digitaal systeem past de medewerker de registratie zelf aan en keurt de leidinggevende de wijziging goed. Zo blijft elke correctie zichtbaar.
Wat zijn de voor- en nadelen van een digitaal inkloksysteem?
Een digitaal inkloksysteem is nauwkeuriger en flexibeler dan een klassieke prikklok, maar vraagt duidelijke afspraken in je team.
Voordelen van een digitaal inkloksysteem
- Geen hardware nodig: klokken gaat via app, browser of QR-code
- Gewerkte uren staan meteen centraal, zonder prikkaarten of lijsten over te typen
- Overuren en urensaldi worden automatisch berekend
- Elke correctie is controleerbaar vastgelegd
Nadelen van een digitaal inkloksysteem
- Medewerkers zonder werktelefoon hebben een alternatief nodig, zoals browser of QR-code
- Vergeten registraties moeten achteraf worden aangepast en goedgekeurd
- Zonder open communicatie voelt klokken al snel als controle
Waar let je op bij het kiezen van een inkloksysteem?
Het juiste inkloksysteem past bij de plekken waar je team werkt en geeft de gegevens zonder omweg door aan HR en de loonadministratie. Controleer vooral deze punten:
- Waar klokken je medewerkers: aan de ingang, aan het bureau, onderweg of in meerdere filialen?
- Heb je hardware nodig, of volstaan app, browser en QR-code?
- Kent het systeem ook verlof en ziekteverzuim, zodat urensaldi kloppen?
- Is er een goedkeuring door de leidinggevende en een export voor de loonverwerking?
- Wie ziet welke gegevens, en is de opslag GDPR-proof?
Een voorbeeld: een bakkerij met drie filialen en 30 medewerkers overweegt in elk filiaal een terminal te hangen. Met een QR-code per filiaal en een app voor de chauffeurs klokt het team even betrouwbaar, zonder toestellen te kopen of te onderhouden. De precieze regels rond registratie van arbeidstijd in België vind je bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO).
Digitaal inklokken met HoorayHR
HoorayHR is alles-in-één HR-software voor kmo’s, waarin urenregistratie werkt als digitaal inkloksysteem. Medewerkers starten en stoppen hun werktijd met de timer in de mobiele app, op desktop of via een QR-code op locatie. Vergeten uren vullen ze per dag of per week aan, en uren koppelen ze waar nodig aan projecten.
Overuren berekenen we automatisch en toeslagen stel je zelf in. De leidinggevende keurt de ingediende uren goed, HR bekijkt ze per medewerker, team of periode en exporteert ze naar de loonadministratie. Omdat verlof en ziekte in hetzelfde systeem zitten, is het urensaldo altijd volledig.
Het inkloksysteem is geëvolueerd van een toestel aan de poort naar een app op zak. Wat telt, is dat inklokken voor je team zo eenvoudig is dat niemand het vergeet.
Wat is het verschil tussen een inkloksysteem en een prikklok?
Een prikklok is de klassieke vorm van een inkloksysteem, met prikkaarten en een toestel op een vaste plek. Een inkloksysteem is de bredere term en omvat ook terminals met badge, apps en klokken via QR-code.
Wat kost een digitaal inkloksysteem?
Een digitaal inkloksysteem als software kost meestal een bedrag per medewerker per maand, zonder hardwarekosten. Een terminal met badgelezers brengt daarnaast aankoop- en onderhoudskosten mee. De actuele prijzen van HoorayHR vind je op onze prijzenpagina.
Kun je inklokken met je smartphone?
Ja, met een inklok-app starten en stoppen medewerkers hun werktijd rechtstreeks op hun smartphone. Wie geen smartphone wil gebruiken, klokt in via de browser of een QR-code op locatie.
Wat gebeurt er als iemand vergeet uit te klokken?
In een digitaal inkloksysteem past de medewerker de registratie achteraf aan en keurt de leidinggevende de wijziging goed. Zo blijft de registratie volledig en is elke correctie zichtbaar.
Is een inkloksysteem GDPR-proof?
Een inkloksysteem verwerkt persoonsgegevens, dus de leverancier moet die veilig opslaan en je moet bepalen wie welke gegevens ziet. Kies een systeem met duidelijke toegangsrechten en leg je medewerkers uit waarvoor je de gegevens gebruikt.
Geschreven door
Ramon Glebbeek
Expert op het gebied van HR
Ramon is een expert op het gebied van HR, mede door zijn jarenlange ervaring binnen HoorayHR. Met een passie voor het schrijven van relevante blogs en kennisartikelen omtrent HR, onboarding, performance management en meer, heeft hij een unieke kijk op uitdagingen en kansen in het werkveld. Als ervaren professional op het gebied van human resources en content schrijver deelt Ramon graag tips om tijd te besparen op HR en te bouwen aan een Great-Place-To-Work.