Een declaratie, in België vaak onkostennota genoemd, is de manier waarop medewerkers kosten die ze voor hun werk zelf hebben voorgeschoten bij het bedrijf indienen en terugbetaald krijgen. Denk aan verplaatsingen, een etentje met een klant, kantoormateriaal of parkeerkosten. De medewerker dient het bonnetje in, de leidinggevende of HR keurt goed en de boekhouding betaalt uit. Met een declaratie-app duurt dat minuten in plaats van weken.
Wat is een declaratie?
Een declaratie is een overzicht van beroepskosten die een medewerker uit eigen zak heeft betaald en van de werkgever terugkrijgt. Je hoort ook de termen onkostennota, onkostenvergoeding of terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Bij elke uitgave hoort een bewijsstuk, zoals een kasticket of factuur, zodat de boekhouding de kosten correct kan verwerken.
Declaratie, verplaatsingskosten en onkostenvergoeding: het verschil
De drie begrippen overlappen sterk, maar verschillen in reikwijdte.
Declaratie, verplaatsingskosten en onkostenvergoeding vergeleken
| Begrip | Wat valt eronder? | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Declaratie of onkostennota | Alle beroepskosten die een medewerker voorschiet | Lunch met een klant, kantoormateriaal, parkeerkosten |
| Verplaatsingskosten | Kosten van dienstverplaatsingen, soms met overnachting en maaltijden | Treinticket, hotel, maaltijd op een beurs |
| Onkostenvergoeding | De vergoeding die de werkgever voor die kosten betaalt | Terugbetaling van een zelf betaalde softwarelicentie |
Welke kosten kunnen medewerkers declareren?
Medewerkers kunnen kosten declareren die ze voor hun werk maken en die het bedrijf wil vergoeden. Welke dat precies zijn, leg je het best vast in een interne declaratieregeling. Veelvoorkomende voorbeelden:
- Verplaatsingskosten met de eigen wagen, trein, taxi of huurwagen
- Overnachtingen en maaltijden tijdens dienstreizen
- Een lunch of diner met klanten of zakenpartners
- Kantoormateriaal, vakliteratuur of klein werkmateriaal
- Parkeerkosten, tol en inschrijvingen voor beurzen of opleidingen
Hoe deze kosten fiscaal behandeld worden, hangt af van het soort kosten en je situatie. De precieze en actuele regels vind je bij de FOD Financiën; voor jouw specifieke situatie helpt je boekhouder of sociaal secretariaat.
Hoe verloopt een declaratie?
Een declaratie verloopt in vier stappen: bonnetje bewaren, indienen, goedkeuren en uitbetalen. Hoe minder papier en mails ertussen zitten, hoe sneller medewerkers hun geld terugkrijgen.
- Stap 1: De medewerker betaalt de uitgave en bewaart het bonnetje
- Stap 2: Hij of zij dient het bonnetje in met datum, bedrag en reden
- Stap 3: De leidinggevende of HR controleert of de uitgave binnen de regeling valt en keurt goed
- Stap 4: De boekhouding verwerkt de uitgave en betaalt uit, vaak samen met het volgende loon
Wat staat er in een declaratieregeling?
Een declaratieregeling legt vast welke kosten vergoed worden, tot welk bedrag, welke bewijsstukken nodig zijn en tegen wanneer medewerkers moeten indienen. Zo vermijd je discussies achteraf en behandel je iedereen gelijk. Houd de regeling kort en duidelijk en zorg dat elke medewerker ze makkelijk terugvindt, bijvoorbeeld in het personeelsdossier of bij de gedeelde documenten.
Voorbeeld: onkosten na een klantenbezoek
Een accountmanager rijdt naar een klant, betaalt de parking en nodigt de klant uit voor een lunch. Op papier verzamelt ze de kastickets, vult ze op het einde van de maand een Excel-lijst in en mailt ze alles naar HR, waar de lijst wordt overgetypt. Digitaal neemt ze meteen na het bezoek een foto van beide bonnetjes in de app, de leidinggevende keurt dezelfde dag goed en de boekhouding ziet de uitgave meteen in het maandoverzicht.
Wat zijn de voor- en nadelen van digitaal declareren?
Digitaal declareren bespaart iedereen tijd en maakt uitgaven transparant, maar vraagt duidelijke afspraken en een korte omschakeling.
Voordelen van digitaal declareren
- Medewerkers dienen bonnetjes meteen in, in plaats van ze wekenlang te verzamelen
- Leidinggevenden keuren onderweg goed, zonder stapel papier op hun bureau
- Minder tikfouten, omdat niemand bedragen uit Excel overtypt
- De boekhouding krijgt alle uitgaven overzichtelijk per maand
- Snellere terugbetaling, wat medewerkers tevredener maakt
Nadelen van digitaal declareren
- Je hebt een duidelijke declaratieregeling en korte uitleg voor iedereen nodig
- Zonder koppeling met je boekhoudpakket blijft een deel van het werk handmatig
- Wie toch alleen papieren bonnetjes indient, vertraagt het proces
Zo werken declaraties in HoorayHR
HoorayHR is alles-in-één HR-software voor de kmo, waarmee medewerkers hun declaraties rechtstreeks via de app indienen. In de app nemen ze een foto van het bonnetje, vullen ze bedrag en reden aan en dienen ze de declaratie in. Jij bepaalt wie declaraties mag inzien en goedkeuren, bijvoorbeeld de leidinggevende of HR.
Goedgekeurde declaraties komen in een maandoverzicht, en via onze koppelingen met boekhoudpakketten gaan ze zonder dubbel werk naar de boekhouding. Ook reiskosten berekenen we automatisch. Zo blijft HR het papierwerk bespaard en krijgen medewerkers hun geld sneller terug. Meer over hoe je de rest van je HR-administratie digitaliseert, lees je in ons artikel over digitalisering van de HR-administratie, of bekijk onze HR-software.
Een eenvoudige declaratie is een klein proces met een groot effect: wie snel terugbetaald wordt, dient bonnetjes liever op tijd in, en de boekhouding sluit elke maand netjes af.
Hoe lang hebben medewerkers om een declaratie in te dienen?
De deadline voor interne declaraties leg je het best zelf vast in je declaratieregeling, bijvoorbeeld tot de vijfde werkdag van de volgende maand. Veel bedrijven laten declaraties maandelijks indienen, zodat de boekhouding de maand netjes kan afsluiten.
Wat als een bonnetje ontbreekt?
Zonder bewijsstuk kan de boekhouding een uitgave meestal niet correct verwerken. Leg in je declaratieregeling vast hoe medewerkers omgaan met een verloren bonnetje. Of een vervangend bewijsstuk fiscaal aanvaard wordt, bespreek je het best met je boekhouder.
Moet een onkostennota op papier ingediend worden?
Nee, veel bedrijven werken met digitale bonnetjes die medewerkers via een app fotograferen. Belangrijk is dat de bewijsstukken volledig, leesbaar en terug te vinden zijn. De precieze bewaarregels vind je bij de FOD Financiën.
Wie keurt declaraties van medewerkers goed?
Meestal keurt de directe leidinggevende declaraties goed, omdat die weet of de uitgave voor het werk nodig was. In kleinere bedrijven doet HR of de zaakvoerder dat vaak. Daarna gaat de declaratie naar de boekhouding voor uitbetaling.
Wordt een onkostenvergoeding samen met het loon uitbetaald?
Veel bedrijven betalen goedgekeurde declaraties samen met het volgende loon uit, andere storten ze apart. Belangrijk is dat de vergoeding correct als terugbetaling van kosten verwerkt wordt. Hoe je dat in de loonverwerking doet, bespreek je met je sociaal secretariaat of boekhouder.
Geschreven door
Ramon Glebbeek
Expert op het gebied van HR
Ramon is een expert op het gebied van HR, mede door zijn jarenlange ervaring binnen HoorayHR. Met een passie voor het schrijven van relevante blogs en kennisartikelen omtrent HR, onboarding, performance management en meer, heeft hij een unieke kijk op uitdagingen en kansen in het werkveld. Als ervaren professional op het gebied van human resources en content schrijver deelt Ramon graag tips om tijd te besparen op HR en te bouwen aan een Great-Place-To-Work.