Onboarding tools: soorten, functies en hoe je de juiste kiest

Onboarding tools zijn softwareoplossingen waarmee je de onboarding van nieuwe medewerkers plant, taken verdeelt en documenten, accounts en afspraken op één plek bijhoudt. Voor kmo’s met 10 tot 500 medewerkers zijn er grofweg drie soorten: aparte onboardingsoftware, HR-software met ingebouwde onboarding en algemene tools zoals Excel of een projectbord. De beste keuze is meestal een tool die rechtstreeks verbonden is met je personeelsdossiers, zodat alles wat je tijdens de onboarding verzamelt meteen in het juiste dossier belandt. Hoe dat werkt, zie je bij onze onboarding tool voor nieuwe medewerkers.

Wat zijn onboarding tools?

Een onboarding tool is software die alles structureert tussen het getekende contract en het einde van de inwerkperiode. In plaats van checklists in Excel en herinneringen per mail leg je één keer vast welke taken bij elke nieuwe medewerker horen. De tool verdeelt ze over HR, de teamleider, IT en de nieuwe collega zelf. Iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer, ook als er in dezelfde week meerdere mensen starten.

De meeste onboarding tools dekken drie fases: de preboarding vóór de eerste werkdag, de eerste dag zelf en de eerste weken van het inwerken.

Welke soorten onboarding tools zijn er?

Er zijn drie soorten onboarding tools, en het grootste verschil is hoe goed ze aansluiten op de rest van je HR-processen. Welke soort past, hangt af van de grootte van je bedrijf, hoe vaak je aanwerft en welke systemen je al gebruikt.

Aparte onboardingsoftware

Aparte onboardingsoftware richt zich volledig op onboarding, vaak met leermodules, quizzen en een eigen portaal voor nieuwe medewerkers. Ze past bij bedrijven die veel mensen aanwerven en een eigen opleidingsteam hebben. Het nadeel: medewerkersgegevens moeten meestal via een koppeling of met de hand naar je HR-systeem.

HR-software met ingebouwde onboarding

HR-software met ingebouwde onboarding verbindt de onboarding met personeelsdossiers, contracten, verlof en bedrijfsmiddelen. Wat een nieuwe medewerker tijdens de onboarding invult, komt meteen in zijn dossier terecht. Voor de meeste kmo’s is dit de handigste optie, omdat HR één systeem beheert en teamleiders met hetzelfde account werken.

Algemene tools zoals Excel of een projectbord

Veel bedrijven beginnen met een checklist in Excel of een projectbord. Dat werkt bij één of twee nieuwe medewerkers per jaar. Zodra er meerdere mensen tegelijk starten, mis je herinneringen, duidelijke verantwoordelijken en overzicht over welke taken klaar zijn.

Onboarding tools vergeleken: de drie soorten

Welke functies moet een onboarding tool hebben?

Een goede onboarding tool neemt je de terugkerende organisatie uit handen en zorgt dat elke nieuwe medewerker dezelfde goede start krijgt. Voor kmo’s zijn deze functies het belangrijkst:

• Templates voor onboardingtrajecten die je per functie of vestiging aanpast
• Taken voor HR, teamleiders, IT en de nieuwe medewerker, elk met een deadline en automatische herinnering
• Contracten en documenten die je vanuit templates aanmaakt en digitaal laat ondertekenen
• Self-service, zodat nieuwe medewerkers zelf gegevens zoals adres en rekeningnummer invullen
• Een overzicht van uitgedeelde bedrijfsmiddelen, zoals laptops, telefoons of sleutels
• De voortgang per persoon in één oogopslag, zodat je ziet waar het vastloopt

Voorbeeld: drie nieuwe medewerkers in één maand

Neem een kmo met 45 medewerkers waar in maart drie nieuwe mensen starten in twee teams. Zonder tool stuurt HR drie keer dezelfde mails naar IT, zoekt het contracttemplates op en vraagt het teamleiders na over het inwerkplan. Met een onboarding tool start HR per persoon één traject vanuit een template: IT krijgt automatisch de taak voor laptop en accounts, de teamleider plant het eerste opvolgingsgesprek in en de nieuwe medewerker vult zelf zijn gegevens in. HR ziet in één overzicht welke taken nog openstaan.

Hoe kies je de juiste onboarding tool?

Je vindt de juiste onboarding tool door eerst je eigen proces te beschrijven en pas daarna tools te vergelijken. Doorloop deze stappen:

• Stap 1: Noteer hoeveel mensen er per jaar starten en wie bij de onboarding betrokken is
• Stap 2: Zet de taken op een rij die bij elke nieuwe medewerker horen, van contract tot inwerkplan
• Stap 3: Controleer of de tool verbonden is met je personeelsdossiers en loonverwerking, of dat je gegevens dubbel bijhoudt
• Stap 4: Let op gebruiksgemak voor teamleiders en nieuwe medewerkers, niet alleen voor HR
• Stap 5: Controleer gegevensbescherming en toegangsrechten, want bij onboarding gaat het om veel persoonsgegevens
• Stap 6: Test de tool met een echte nieuwe medewerker voordat je beslist

Wat zijn de voor- en nadelen van onboarding tools?

Onboarding tools besparen vooral tijd en zorgen voor een consistente start, maar vragen in het begin wat inrichting.

Voordelen van onboarding tools

• Elke nieuwe medewerker krijgt dezelfde gestructureerde start, ongeacht wie er toevallig tijd heeft
• Minder vragen en mails, omdat taken en deadlines voor iedereen zichtbaar zijn
• Gegevens en documenten staan centraal in plaats van verspreid over mailboxen en mappen
• Nieuwe medewerkers vullen gegevens in en lezen documenten al vóór hun eerste werkdag

Nadelen van onboarding tools

• Je moet je proces één keer duidelijk beschrijven voordat een tool het kan ondersteunen
• Een aparte tool naast je HR-software is nog een systeem met eigen logins
• Een tool vervangt geen persoonlijk welkom van het team en de teamleider

Onboarding met HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR-software voor kmo’s, waarin je onboarding regelt op dezelfde plek als personeelsdossiers, contracten en verlof. Met onze HR-workflows start je voor elke nieuwe medewerker een traject vanuit een template, verdeel je taken over HR, teamleiders en IT, en krijg je een herinnering voordat een deadline verstrijkt. Contracten maak je aan vanuit templates en laat je digitaal ondertekenen, en elk document komt in het digitaal personeelsdossier van de medewerker. Nieuwe medewerkers vullen hun gegevens zelf in via de app. Gebruik je HoorayHR als centraal personeelssysteem, dan lees je in ons artikel over een HRIS hoe onboarding daarin past.

Een onboarding tool levert het meest op als hij met je bedrijf meegroeit: begin met één eenvoudig template voor iedereen en verfijn het per functie zodra je ziet wat nieuwe medewerkers echt nodig hebben.