Hoe Ubuntu Sport 150 sportprofessionals beheert vanuit één app met HoorayHR
Valentijn Zegwaart is Manager HR, Recruitment & Operations bij Ubuntu Sport, actief in sportopleidingen, evenementen en het uitzenden van sportprofessionals. Naast 30 interne medewerkers werken er dagelijks meer dan 150 externe professionals bij scholen, kinderopvang en gemeenten.
We spraken Valentijn over hoe Ubuntu Sport met HoorayHR binnen een week live ging, en hoe het goedkeuren van declaraties veranderde van een halve dag werk naar een kwartier.
Over Ubuntu Sport
Ubuntu Sport is actief in sportopleidingen, evenementen en het uitzenden van sportprofessionals. Met 30 interne medewerkers en meer dan 150 externe professionals die dagelijks actief zijn bij scholen, kinderopvang en gemeenten, is een goed georganiseerde HR-administratie essentieel. De combinatie van vaste teams en een grote groep externen vraagt om overzicht, snelheid en centrale aansturing.
De uitdaging: verspreide data en handmatig werk
Voordat Ubuntu Sport met HoorayHR werkte, stond personeelsdata op verschillende plekken en waren contracten en documenten niet centraal beschikbaar. Contracten werden handmatig opgesteld in Word, declaraties liepen via e-mail, en verlofadministratie verliep volledig handmatig. HR moest alles zelf bijhouden, zonder duidelijk beeld van medewerkers en contracten. Omdat veel medewerkers zonder laptop werken, was informatie ook niet goed via mobiel beschikbaar.
Met Hooray zijn we echt wel van een middag naar een kwartier gegaan in het goedkeuren of afkeuren van reiskosten.
De overstap naar HoorayHR
De implementatie moest snel en eenvoudig kunnen, zonder een langdurig traject. Valentijn zette zelf in twee middagen alle contracten, arbeidsduren, personeelsgegevens en lonen in Excel, leverde dat aan, en was binnen een week live in HoorayHR. Daarnaast moest de tool geschikt zijn voor zowel de 30 interne medewerkers als de meer dan 150 externe professionals, en werken voor HR, teamleiders en uitvoerend personeel tegelijk.
Ik heb in twee middagen alle contracten, arbeidsduren, personeelsgegevens en lonen in Excel gezet. Die heb ik aangeleverd en binnen een week was ik live in HoorayHR.
Van een middag naar een kwartier: declaraties goedkeuren
Declaraties en reiskosten liepen voorheen via mail, wat veel tijd kostte. Met HoorayHR verloopt goedkeuren via een vast en duidelijk proces. Wat eerst een halve dag werk was, kost nu 15 minuten. Medewerkers krijgen via de app inzicht in hun eigen gegevens en aanvragen, ook zonder laptop.
Alles op één plek, ook voor 150 externe professionals
Personeelsdata en contracten staan nu centraal opgeslagen, zonder losse bestanden of Excel-lijsten. Contracten die vroeger 30 minuten handmatig werk kostten, staan nu in 5 minuten digitaal klaar. Ubuntu Sport beheert daarnaast twee BV’s vanuit één overzichtelijk systeem, met realtime inzicht voor HR en teamleiders en minder fouten dankzij automatische notificaties.
Tot slot
Voor Ubuntu Sport betekent HoorayHR vooral overzicht en snelheid, ook met 150 externe sportprofessionals erbij. Contracten, declaraties en verlof lopen niet langer via losse bestanden en e-mails, maar vanuit één centrale plek. Valentijn zet de belangrijkste voordelen op een rij:
- Declaraties goedkeuren in 15 minuten in plaats van een halve dag
- Contracten opstellen in 5 minuten in plaats van 30 minuten handmatig werk
- Binnen één week live, zonder complex implementatietraject
- Geschikt voor 30 interne medewerkers én 150+ externe professionals
- Twee BV’s beheren vanuit één overzichtelijk systeem
- Inzicht via de app, ook voor medewerkers zonder laptop
Werk jij ook met een grote groep externe professionals naast een vast team? Ontdek wat HoorayHR voor jouw HR-processen kan betekenen.
