Declaraties indienen

Met HoorayHR richt je gemakkelijk het proces in voor het indienen én afhandelen van declaraties. Zo kan jouw werknemer via de app gemakkelijk een bonnetje inscannen, een teamleider kan deze beoordelen en binnen enkele stappen verwerk je het bonnetje in jouw boekhouding.

Declaraties indienen?
Ontdek HoorayHR!

Overzicht declaraties

Als beheerder en teamleider houdt je gemakkelijk overzicht welke declaraties zijn ingediend binnen een periode.
Het overzicht toont je de volgende informatie:

  1. Welke collega heeft de declaratie ingediend
  2. Datum van de declaratie
  3. Notitie
  4. Label
  5. Bedrag (inclusief BTW)
  6. Status (in aanvraag, goed- of afgekeurd, afgehandeld)

Labels aanmaken en beheren

Standaard staan er diverse labels voor je klaar om declaraties gemakkelijk in te delen. Denk aan ‘Parkeerkosten‘, ‘Kantoorkosten‘, ‘Eten en drinken‘ etc. Je kunt als beheerder gemakkelijk nieuwe labels aanmaken om zo declaraties in te delen naar jullie eigen wens.

Label aanmaken

Stap 1: Klik in het declaratie-overzicht op ‘toevoegen nieuwe label’
Stap 2: Vul een naam in
Stap 3: Opslaan! De label is nu aangemaakt.

Label beheren

Stap 1: In het declaratie-overzichtoverzicht, zie je achter elke label een bewerk-knop (de drie stippen).
Stap 2: Kies voor ‘Bewerk label’.
Stap 3: Kies een nieuwe naam.
Stap 4: Opslaan! De label is nu bijgewerkt.

Label verwijderen

Stap 1: In het declaratie-overzicht, zie je achter elke label een bewerk-knop (de drie stippen).
Stap 2: Kies voor ‘Verwijder label’.
Stap 3: Lees de bijsluiter en bevestig door de naam van de label in te vullen.
Stap 4: Opslaan! De label, inclusief alle bijhorende declaraties is nu verwijderd.

Let op: Het verwijderen van een label inclusief de declaraties is niet terug te draaien.

Declaratie indienen

Stap 1: In het declaratie-overzicht, klik op de knop ‘Declaratie indienen’.
Stap 2: Selecteer om welke ‘collega’ het gaat.
Stap 3: Kies een ‘label’.
Stap 4: Vul de ‘aanschafdatum’ in.
Stap 5: Omschrijf eventuele opmerkingen.
Stap 6: Vul de bedragen in (dit is inclusief BTW).
Stap 7: Kies de juiste BTW.
Stap 8: Upload het bonnetje (pdf, jpg, png).
Stap 9: Teamleiders en beheerders kunnen direct een status meegeven.

Done! De declaratie is nu ingediend.

Declaratie goed- of afkeuren als teamleider

Na het indienen van een declaratie, kunnen teamleiders/beheerders deze goed- of afkeuren.

Stap 1: In het declaratie-overzicht, of vanaf het dashboard, open de declaratie.
Stap 2: Controleer de declaratie (staan de bedragen goed, is de juiste BTW gekozen).
Stap 3: Keur de declaratie goed- of af.

Done! De declaratie is nu aangepast.

Declaratie afhandelen

Wanneer een declaratie is goedgekeurd, kan een beheerder deze afhandelen. Wanneer de UBL integratie is geactiveerd, worden declaraties automatisch ingeschoten in jullie boekhouding.

Stap 1: In het declaratie-overzicht, of vanaf het dashboard, open de declaratie.
Stap 2: Controleer de declaratie (staan de bedragen goed, is de juiste BTW gekozen).
Stap 3: Pas de status aan naar afgehandeld.

Done! De declaratie is nu afgehandeld en wordt ingeschoten in jullie boekhouding wanneer de UBL integratie is geactiveerd.

Declaratie verwijderen

Stap 1: In het declaratie-overzicht, of vanaf het dashboard, open de declaratie.
Stap 2: Klik op ‘verwijderen’.

Done! De declaratie is verwijderd.

Let op: Het verwijderen van declaratie is niet terug te draaien. Als de UBL integratie actief is, zul je handmatig de declaratie moeten verwerken in jullie boekhouding.

Bas SponseleeCTO
Alle categorieën

Personeelsdossier