Hoe werkt digitaal ondertekenen van een document?

Met HoorayHR kun je eenvoudig digitaal signeren door gebruik te maken van één van onze integratiepartners. Door een koppeling te maken met een digitaal onderteken tool kun je vanuit HoorayHR direct documenten laten ondertekenen door collega’s. Handig voor bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten of geheimhoudingsverklaringen.

Volg de volgende stappen om aan de slag te gaan met het ondertekenen van documenten.

Stap 1. Koppelen met integratiepartner

Voordat je kunt starten met ondertekenen van documenten, dien je te koppelen met jouw digitale onderteken tool. Wil je weten met welke partijen we koppelen op het gebied van digitaal ondertekenen, check dan even onze integratiepagina ‘Digitaal ondertekenen’.

Heb je hulp nodig bij het activeren van de integratie met bijvoorbeeld CM.com, check dan even het kennisartikel ‘Activeren integratie Sign van CM.com met HoorayHR’.

Stap 2. Upload je document

Het begint bij het uploaden van je document. Je kunt documenten eenvoudig uploaden binnen HoorayHR. Wil je meer informatie over uploaden, lees dan het kennisartikel ‘Documentenbeheer & uploaden’. Heb je al een document geüpload wat ondertekend moet worden? Ga dan direct naar stap 3.

Stap 3 – Document ondertekenen

Simpel! Kies welk document je wilt ondertekenen uit de lijst. Zodra je in het document bent selecteer je rechtsboven ‘delen met’ en kies je de optie ‘ondertekenen’.

Digitaal signeren

Stap 4 – selecteer collega’s

Vervolgens opent er een venster. Zijn er nog andere collega’s die moeten tekenen? Selecteer deze dan en kies vervolgens de optie ‘document voorbereiden’

Digitaal ondertekenen

Stap 5 – settings instellen binnen onderteken tool

Je bent nu in de omgeving van je onderteken tool. Binnen je onderteken tool kun je eenvoudig aangeven waar handtekeningen moeten worden gezet en kun je vervolgens het document ter ondertekening aanbieden bij de collega’s die het document moeten ondertekenen.

Stap 6 – ondertekening door collega’s

Jouw onderteken tool stuurt zelf de uitnodigingen naar je collega’s om het document te ondertekenen. Je collega’s klikken op de link in de e-mail en ondertekenen (of weigeren) het document.

Stap 7 – bevestiging

Zodra het document is ondertekend ontvang je een bevestiging van je onderteken tool. Vervolgens kun je binnen HoorayHR simpel zien of iedereen het document getekend heeft en hou je grip op het proces.

Stap 8 – klaar!

Het ondertekende document is nu te downloaden via HoorayHR. Ga naar het desbetreffende document en selecteer het download icoon. Vervolgens kun je kiezen welk document je wilt downloaden:

  • Het originele document downloaden
  • Het ondertekende document
  • Het certificaat (dit is het rechtsgeldige document)

Digitaal ondertekenen

Meer weten over hoe je de integratie activeert? Check dan even dit kennisbankartikel 

Bas SponseleeCTO
Alle categorieën

Hulp bij Hooray