Eine Kollegin fragt, ob sie das Gespr\u00e4chsprotokoll schnell von ChatGPT zusammenfassen lassen darf. Ein Kollege hat schon drei Lebensl\u00e4ufe eingef\u00fcgt. Was darf HR beim Thema ChatGPT und Datenschutz wirklich eingeben? Die kurze Antwort: Allgemeine Texte ohne Personenbezug sind kein Problem. Personenbezogene Daten geh\u00f6ren nur in eine Business- oder Enterprise-Version mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und sensible HR-Daten wie Gesundheit oder Gehalt am besten gar nicht in ChatGPT.<\/p>\n
ChatGPT ist nicht automatisch DSGVO-konform, sondern h\u00e4ngt davon ab, welche Version ein Unternehmen nutzt und wie es sie einsetzt. Die DSGVO verlangt f\u00fcr jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage, Transparenz und Sicherheit. Gibt eine Person Daten von Mitarbeitenden, BewerberInnen oder KundInnen in ChatGPT ein, verarbeitet das Unternehmen diese Daten, und OpenAI wird zum Auftragsverarbeiter.<\/p>\n
F\u00fcr eine DSGVO-konforme Nutzung von ChatGPT braucht es deshalb drei Dinge: eine gesch\u00e4ftliche Version, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit OpenAI und klare interne Regeln, welche Daten in den Chat d\u00fcrfen. Fehlt einer dieser Bausteine, entsteht schnell ein Datenschutzversto\u00df.<\/p>\n
F\u00fcr den HR Bereich ist das besonders wichtig. Personalabteilungen arbeiten mit Daten, die die DSGVO besonders sch\u00fctzt, etwa Gesundheitsdaten aus Krankmeldungen. Wer KI-Tools wie ChatGPT im Personalwesen nutzen will, sollte die Spielregeln kennen, bevor die erste Eingabe passiert. Das gilt auch f\u00fcr KI-Funktionen, die in einer bestehenden HR-Software<\/a> stecken. Einen \u00dcberblick \u00fcber KI im HR gibt unser Beitrag KI im Personalwesen<\/a>.<\/p>\n OpenAI bietet ChatGPT in privaten Versionen und in Versionen f\u00fcr Unternehmen an, die sich beim Datenschutz deutlich unterscheiden. Der wichtigste Unterschied liegt darin, ob OpenAI Eingaben f\u00fcr das Training seiner KI-Modelle nutzt und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung m\u00f6glich ist.<\/p>\n<\/p>\n \n F\u00fcr den Einsatz von ChatGPT mit personenbezogenen Daten kommen deshalb nur Business, Enterprise oder die API in Frage. Private Konten eignen sich h\u00f6chstens f\u00fcr Aufgaben ohne jeden Personenbezug. Ein Opt-out aus dem Training in einer privaten Version reicht nicht, denn es ersetzt weder den Vertrag zur Auftragsverarbeitung noch die \u00fcbrigen Pflichten der DSGVO.<\/p>\n HR darf in ChatGPT vor allem Inhalte ohne Personenbezug eingeben, etwa allgemeine Texte, Vorlagen und Fragen. Je pers\u00f6nlicher und sensibler die Daten, desto strenger die Regeln. Diese \u00dcbersicht hilft bei der Einsch\u00e4tzung:<\/p>\n<\/p>\n \n Eine einfache Regel f\u00fcr den Arbeitsalltag lautet: W\u00fcrdest du die Information auch per E-Mail an einen externen Dienstleister schicken? Wenn nein, geh\u00f6rt sie auch nicht in ChatGPT. Pseudonymisierung hilft oft. Statt \u201eAnna Becker, 34, ist seit drei Wochen krank\u201c schreibst du \u201eEine Mitarbeiterin ist seit drei Wochen abwesend\u201c. Der Inhalt bleibt nutzbar, der Personenbezug verschwindet.<\/p>\n Bei der Nutzung von ChatGPT entstehen vor allem Datenschutzrisiken durch unkontrollierte Eingaben, fehlende Vertr\u00e4ge und Daten\u00fcbertragung in die USA. Die wichtigsten Risiken im \u00dcberblick:<\/p>\n<\/p>\n \n Datenschutzbeh\u00f6rden in Europa besch\u00e4ftigen sich seit Jahren mit ChatGPT. Auch die deutschen Datenschutzbeh\u00f6rden haben Hinweise f\u00fcr den Einsatz generativer KI ver\u00f6ffentlicht. Dort findest du die genauen und aktuellen Vorgaben. Die Folgen von Datenpannen tragen aber in erster Linie die Unternehmen, die ChatGPT einsetzen, nicht OpenAI.<\/p>\n ChatGPT hat im HR viele Einsatzm\u00f6glichkeiten, vor allem bei Texten und Routineaufgaben. Die gr\u00f6\u00dfte Chance liegt dort, wo HR viel schreibt und wenig sensible Daten verarbeitet. Typische Beispiele aus dem Personalmanagement:<\/p>\n<\/p>\n \n Bei all diesen Einsatzm\u00f6glichkeiten bleibt ein Mensch f\u00fcr das Ergebnis verantwortlich. ChatGPT liefert einen Entwurf, HR pr\u00fcft, passt an und entscheidet. Besonders bei rechtlichen Inhalten ist eine Pr\u00fcfung an der Originalquelle wichtig, weil KI-Systeme sich irren k\u00f6nnen. F\u00fcr das Recruiting gilt zus\u00e4tzlich: Entscheidungen \u00fcber BewerberInnen trifft nie die KI. Mehr dazu liest du unter Recruiting-Prozess<\/a>.<\/p>\n Der AI Act erlaubt die Nutzung von ChatGPT im Unternehmen, stellt aber Anforderungen an Unternehmen als Betreiber. Pflichten f\u00fcr das Modell selbst, etwa zu technischer Dokumentation und Transparenz, treffen vor allem OpenAI als Anbieter. Unternehmen, die ChatGPT nutzen, m\u00fcssen vor allem Ma\u00dfnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden ergreifen.<\/p>\n Kritisch wird es, wenn ChatGPT f\u00fcr Zwecke eingesetzt wird, die der AI Act als Hochrisiko einstuft oder ganz verbietet. Wer ChatGPT Bewerbungen bewerten und vorsortieren l\u00e4sst, bewegt sich in Richtung Hochrisiko-KI mit strengen Pflichten zu menschlicher Aufsicht und Transparenz. Wer ChatGPT die Emotionen von Mitarbeitenden aus Gespr\u00e4chen analysieren l\u00e4sst, betreibt eine verbotene KI-Praxis.<\/p>\n KI-VO und DSGVO gelten nebeneinander. Die DSGVO regelt die Daten, die KI-VO den Umgang mit dem KI-System. F\u00fcr HR hei\u00dft das: Beide Regelwerke pr\u00fcfen, bevor ChatGPT in einem Prozess fest eingeplant wird. Grundlagen zur DSGVO findest du unter DSGVO<\/a>.<\/p>\n ChatGPT nutzt du im Unternehmen datenschutzkonform, wenn Version, Vertrag, Einstellungen und Regeln zusammenpassen. Diese Schritte haben sich bew\u00e4hrt:<\/p>\n<\/p>\n \n Binde au\u00dferdem die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten fr\u00fch ein. Gibt es einen Betriebsrat, hat er beim Einsatz von KI-Tools in der Regel ein Mitbestimmungsrecht. Eine klare Abstimmung vorab verhindert, dass ein sinnvolles Tool sp\u00e4ter wieder abgeschaltet werden muss. Weitere Tipps f\u00fcr eine datenschutzkonforme Personalverwaltung findest du unter 7 Tipps f\u00fcr eine DSGVO-konforme Personalverwaltung<\/a>.<\/p>\n Die typischen Probleme beim Einsatz von ChatGPT im HR entstehen nicht aus b\u00f6ser Absicht, sondern aus Zeitdruck und Unwissen. Diese Situationen sehen Datensch\u00fctzer immer wieder:<\/p>\n<\/p>\n \n Fast alle diese Probleme lassen sich mit zwei Ma\u00dfnahmen vermeiden: einer freigegebenen Unternehmensl\u00f6sung und einer kurzen Schulung. Wer Mitarbeitenden eine sichere Alternative anbietet, reduziert Schatten-KI deutlich. Wer erkl\u00e4rt, warum bestimmte Daten nicht in ChatGPT geh\u00f6ren, ver\u00e4ndert das Verhalten nachhaltiger als jedes Verbot.<\/p>\n Mitarbeitende und BewerberInnen informierst du \u00fcber den Einsatz von ChatGPT in deinen Datenschutzhinweisen und, wo es relevant ist, direkt im Prozess. Die DSGVO verlangt, dass Betroffene wissen, wer ihre Daten zu welchem Zweck verarbeitet und an wen sie \u00fcbermittelt werden. Das gilt auch, wenn ein KI-Tool beteiligt ist.<\/p>\n F\u00fcr Besch\u00e4ftigte geh\u00f6rt der Hinweis in die Datenschutzinformation f\u00fcr Mitarbeitende und in die KI-Richtlinie. Beschreibe kurz, wof\u00fcr das Unternehmen ChatGPT nutzt, welche Daten dabei verarbeitet werden und welche Regeln gelten. Viele Unternehmen nehmen diese Informationen zus\u00e4tzlich in das Mitarbeiterhandbuch<\/a> auf, damit neue KollegInnen sie von Anfang an kennen.<\/p>\n F\u00fcr BewerberInnen ist Transparenz besonders wichtig. Nutzt dein Unternehmen KI im Recruiting, etwa zur Vorsortierung, geh\u00f6rt ein Hinweis in die Stellenanzeige oder die Datenschutzhinweise f\u00fcr BewerberInnen. Erkl\u00e4re, dass am Ende immer ein Mensch entscheidet. BewerberInnen sollten au\u00dferdem die M\u00f6glichkeit haben, sich mit Fragen an eine Ansprechperson zu wenden. Mehr zu den Grundlagen liest du im Beitrag zum Datenschutz<\/a>.<\/p>\n F\u00fcr HR-Daten sind KI-Funktionen innerhalb einer HR-Software oft die sicherere Alternative zu ChatGPT. Der Grund: Die Daten bleiben in dem System, in dem sie ohnehin gespeichert sind, mit den bestehenden Zugriffsrechten und Vertr\u00e4gen. Niemand muss Personaldaten kopieren und in ein anderes Tool einf\u00fcgen.<\/p>\n Eine weitere M\u00f6glichkeit sind Verbindungen zwischen KI-Assistenten und HR-Software \u00fcber standardisierte Schnittstellen. Dabei greift der KI-Assistent auf die Daten zu, die die fragende Person ohnehin sehen darf. Das reduziert das Risiko, dass sensible Informationen ungesch\u00fctzt in einem Chatverlauf landen.<\/p>\n Wichtig bleibt in jedem Fall die Pr\u00fcfung der Anbieter. Frage nach Datenspeicherung, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Zertifizierungen und der Nutzung von Daten f\u00fcr das Training. Eine HR-Software mit Datenspeicherung in der EU und ISO-27001-Zertifizierung bietet f\u00fcr Personaldaten meist die besseren Voraussetzungen als ein allgemeines KI-Tool.<\/p>\n HoorayHR ist HR-Software f\u00fcr KMU, die KI einsetzt, um HR-Administration zu reduzieren, damit mehr Zeit f\u00fcr Menschen bleibt. Statt Personaldaten in ChatGPT zu kopieren, arbeitest du mit KI direkt dort, wo die Daten liegen.<\/p>\n Mit unserem Chat stellst du eine HR-Frage und bekommst eine Antwort auf Basis deiner eigenen HoorayHR-Daten. Mit unserer MCP sprichst du mit deinen HR-Daten \u00fcber den KI-Assistenten, den du schon nutzt, zum Beispiel Claude, ChatGPT oder Copilot. Dabei arbeitet jede Person innerhalb ihrer eigenen Nutzerrechte in HoorayHR. Unser Meeting-Agent nimmt Gespr\u00e4che auf, erstellt ein Transkript und macht daraus eine Zusammenfassung mit Aufgaben, die direkt an der richtigen Stelle landet.<\/p>\n Alle Daten speichern wir DSGVO-konform und ISO-27001-zertifiziert innerhalb der EU. Die KI-Richtlinie deines Unternehmens teilst du \u00fcber unser Dokumentenmanagement<\/a>, und mit unseren HR-Workflows<\/a> planst du Schulungen zur KI-Kompetenz als feste Aufgabe.<\/p>\nWelche ChatGPT-Versionen gibt es und was bedeuten sie f\u00fcr den Datenschutz?<\/h2>\n
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Was darf HR in ChatGPT eingeben?<\/h2>\n
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Welche Datenschutzrisiken entstehen bei der Nutzung von ChatGPT?<\/h2>\n
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Welche Einsatzm\u00f6glichkeiten hat ChatGPT im HR?<\/h2>\n
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Was sagt die KI-Verordnung zur Nutzung von ChatGPT?<\/h2>\n
Wie nutzt du ChatGPT im Unternehmen datenschutzkonform?<\/h2>\n
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Was l\u00e4uft beim Einsatz von ChatGPT im HR am h\u00e4ufigsten schief?<\/h2>\n
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Wie informierst du Mitarbeitende und BewerberInnen \u00fcber den Einsatz von ChatGPT?<\/h2>\n
Welche Alternativen zu ChatGPT gibt es f\u00fcr HR-Daten?<\/h2>\n
So nutzt du KI mit deinen HR-Daten in HoorayHR<\/h2>\n