Die Papierakten stapeln sich im Schrank, der Arbeitsvertrag liegt irgendwo im E-Mail-Postfach, und f\u00fcr jede Bescheinigung muss jemand ins B\u00fcro. Wer die digitale Personalakte einf\u00fchren will, braucht daf\u00fcr kein Gro\u00dfprojekt. Mit sechs klaren Schritten gelingt die Einf\u00fchrung der digitalen Personalakte auch in einem kleinen Unternehmen: Bestandsaufnahme, Anforderungen, Struktur, Software, Digitalisierung der Unterlagen und Start mit dem Team.<\/p>\n
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller Dokumente und Daten zu einer Person im Unternehmen, gespeichert in einer HR-Software statt in Papierakten. Sie enth\u00e4lt dieselben Inhalte wie die klassische Akte: Arbeitsvertrag, Personalfragebogen, Bescheinigungen, Gespr\u00e4chsnotizen und Zeugnisse. Der Unterschied liegt im Zugriff. Berechtigte Personen finden alles in Sekunden, von \u00fcberall und mit klaren Zugriffsrechten.<\/p>\n
Die digitale Personalakte<\/a> ist f\u00fcr viele Unternehmen der erste Schritt zur Digitalisierung im HR. Sie bildet die Grundlage f\u00fcr weitere HR-Prozessen wie Onboarding, Vertragsmanagement oder Abwesenheiten. Ohne zentrale Akte bleiben diese Prozesse St\u00fcckwerk, weil die Informationen an zu vielen Orten liegen.<\/p>\n Eine digitale Personalakte ist nicht dasselbe wie ein Ordner auf einem Netzlaufwerk. Netzlaufwerken fehlt meist die feine Steuerung der Zugriffsrechte, eine Suche \u00fcber alle Akten und eine Protokollierung, wer wann welche Unterlagen ge\u00f6ffnet hat. Genau diese Funktionen machen den Unterschied, wenn es um Datenschutz geht. Mehr zur Abgrenzung liest du unter elektronische Personalakte<\/a>.<\/p>\n Die digitale Personalakte spart HR Zeit, macht Personaldokumente sicherer und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Pflichten. Die wichtigsten Vorteile im \u00dcberblick:<\/p>\n<\/p>\n \n Hinzu kommt ein gesetzlicher Grund. Arbeitgeber m\u00fcssen Entgeltunterlagen f\u00fcr die Pr\u00fcfung durch die Deutsche Rentenversicherung grunds\u00e4tzlich elektronisch f\u00fchren. Die genauen und aktuellen Vorgaben findest du bei der Deutschen Rentenversicherung. Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es zwar nicht, aber der Weg dorthin ist vorgezeichnet. Mehr dazu liest du im Beitrag zur Pflicht zur digitalen Personalakte<\/a>, weitere Vorteile findest du unter Vorteile der digitalen Personalakte<\/a>.<\/p>\n Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Personalakten gibt es, wo liegen sie, und in welchem Zustand sind sie? In vielen Unternehmen verteilen sich die Unterlagen auf mehrere Orte. Ein Teil liegt in Papierakten im B\u00fcro, ein Teil auf Netzlaufwerken, ein Teil in E-Mails von Teamleitungen.<\/p>\n Kl\u00e4re in der Bestandsaufnahme diese Fragen:<\/p>\n<\/p>\n \n Die Bestandsaufnahme zeigt oft schon, wo der gr\u00f6\u00dfte Handlungsbedarf liegt. Notiere die Ergebnisse in einer einfachen \u00dcbersicht, denn sie sind sp\u00e4ter die Grundlage f\u00fcr die Planung der Implementierung und f\u00fcr die Kommunikation mit Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung und Team. H\u00e4ufig stellt sich heraus, dass Akten unvollst\u00e4ndig sind oder Unterlagen enthalten, die l\u00e4ngst gel\u00f6scht sein m\u00fcssten. Hinweise zu den Fristen findest du unter Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Personalakten<\/a>.<\/p>\n Im zweiten Schritt legst du fest, was die digitale Personalakte k\u00f6nnen muss und wer mit ihr arbeitet. Diese Anforderungen bilden sp\u00e4ter die Grundlage f\u00fcr die Auswahl der Software. Denke dabei nicht nur an HR, sondern an alle Personen, die mit Personaldokumenten zu tun haben.<\/p>\n Typische Rollen bei der Einf\u00fchrung der digitalen Personalakte:<\/p>\n<\/p>\n \n Gibt es einen Betriebsrat, bindest du ihn fr\u00fchzeitig ein, am besten schon bei der Formulierung der Anforderungen. Die Einf\u00fchrung einer digitalen Personalakte unterliegt in der Regel der Mitbestimmung, weil die Software Daten zu Leistung und Verhalten verarbeiten kann. Eine Betriebsvereinbarung schafft hier Klarheit f\u00fcr alle Seiten.<\/p>\n Im dritten Schritt legst du eine einheitliche Struktur fest, die f\u00fcr alle Personalakten gleich ist. Das ist der wichtigste Schritt f\u00fcr eine gute digitale Personalakte, denn eine schlechte Struktur l\u00e4sst sich sp\u00e4ter nur m\u00fchsam \u00e4ndern. Bew\u00e4hrt hat sich eine Gliederung entlang des Arbeitsverh\u00e4ltnisses:<\/p>\n<\/p>\n \n Achte darauf, dass jede Kategorie eindeutig ist und alle Beteiligten dieselben Begriffe nutzen. Erg\u00e4nzend kannst du eigene Felder festlegen, zum Beispiel f\u00fcr F\u00fchrerscheinkontrollen oder Zertifikate. Eine Vorlage f\u00fcr die Inhalte findest du unter Personalakte Muster<\/a>, f\u00fcr Stammdaten hilft eine Personalbogen Vorlage<\/a>.<\/p>\n Im vierten Schritt w\u00e4hlst du die Software aus, die zu deinen Anforderungen passt. Die wichtigste Entscheidung: Nutzt du ein allgemeines Dokumentenmanagement oder eine HR-Software mit integrierter Personalakte? F\u00fcr die meisten KMU ist die HR-Software die bessere L\u00f6sung, weil sie Dokumente direkt mit Vertr\u00e4gen, Abwesenheiten und Gespr\u00e4chen verkn\u00fcpft.<\/p>\n Diese Kriterien helfen bei der Auswahl:<\/p>\n<\/p>\n \n Teste die Software vor der Entscheidung mit echten F\u00e4llen und beziehe dabei mindestens eine Teamleitung ein, denn sie arbeitet sp\u00e4ter ebenfalls mit dem System. Lade einige Dokumente hoch, lege Rollen an und pr\u00fcfe, ob Teamleitungen genau das sehen, was sie sehen sollen. Mehr zur Abgrenzung zum allgemeinen Dokumentenmanagement<\/a> findest du in unserem \u00dcberblick.<\/p>\n Im f\u00fcnften Schritt \u00fcbertr\u00e4gst du bestehende Unterlagen in die digitale Personalakte. Hier liegt der gr\u00f6\u00dfte Aufwand, deshalb lohnt sich ein pragmatischer Ansatz. Nicht jede Akte muss sofort vollst\u00e4ndig digitalisiert werden.<\/p>\n Bew\u00e4hrt hat sich diese Reihenfolge:<\/p>\n<\/p>\n \n F\u00fcr das Scannen gibt es zwei Wege: selbst einscannen oder einen Scan-Dienstleister beauftragen. Beide Wege funktionieren, wenn die Zuordnung zur richtigen Person und Kategorie stimmt. Bei vielen Akten lohnt sich der Dienstleister, bei kleinen Unternehmen reicht oft ein guter Scanner. Pr\u00fcfe nach dem Scan, ob alle Dokumente lesbar und richtig zugeordnet sind. Originale wie Arbeitszeugnisse bewahrst du weiter im Original auf, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt.<\/p>\n Im sechsten Schritt bindest du das Team ein und startest den Alltag mit der digitalen Personalakte. Eine Software ist nur so gut wie ihre Nutzung. Wenn Teamleitungen weiter Dokumente per E-Mail schicken, entsteht schnell wieder eine Schattenablage.<\/p>\n Diese Punkte helfen beim Start:<\/p>\n<\/p>\n \n Die Umstellung ist auch ein St\u00fcck Change Management. Manche KollegInnen sind Papier gewohnt und brauchen etwas Zeit. Kommuniziere den Nutzen klar: weniger Suchen, schnellere Antworten, mehr Datenschutz. Zeige an einem konkreten Beispiel, wie lange die Suche nach einem Vertrag bisher gedauert hat und wie schnell es jetzt geht. Solche Beispiele \u00fcberzeugen mehr als jede Pr\u00e4sentation. Tipps daf\u00fcr findest du unter Change Management<\/a>.<\/p>\n Die h\u00e4ufigsten Fehler bei der Einf\u00fchrung der digitalen Personalakte betreffen Struktur, Zugriffsrechte und Kommunikation. Wer sie kennt, spart sich viel Nacharbeit:<\/p>\n<\/p>\n \n Ein weiterer Fehler ist die Wahl einer L\u00f6sung, die nur Dokumente speichert. Die wichtigsten Effekte entstehen erst, wenn die Personalakte mit anderen Prozessen verbunden ist, etwa mit Vertr\u00e4gen, Fristen und Workflows. Mehr Tipps aus der Praxis liest du unter Best Practices f\u00fcr digitale Personalakten<\/a>.<\/p>\n F\u00fcr die digitale Personalakte gelten die Regeln der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes. Der Arbeitgeber darf nur Daten speichern, die f\u00fcr das Arbeitsverh\u00e4ltnis erforderlich sind, und muss sie vor unbefugtem Zugriff sch\u00fctzen. Mitarbeitende haben ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte und auf Auskunft \u00fcber ihre gespeicherten Daten.<\/p>\n F\u00fcr die Praxis hei\u00dft das: Lege fest, wer welche Unterlagen sehen darf, und dokumentiere das. Speichere Gesundheitsdaten nur, wenn es wirklich n\u00f6tig ist, und getrennt von anderen Informationen. L\u00f6sche Daten nach Ablauf der Fristen. Achte bei der Software auf Datenspeicherung in der EU und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mehr dazu findest du im Beitrag zum Datenschutz bei der digitalen Personalakte<\/a>.<\/p>\n HoorayHR ist HR-Software f\u00fcr KMU, mit der du die digitale Personalakte in wenigen Tagen einf\u00fchrst und direkt mit allen HR-Prozessen verbindest. Pro Person gibt es eine Akte mit allen Dokumenten und Daten, eigenen Feldern und einer Zeitleiste aller Aktionen. Teams und Abteilungen bildest du direkt ab, und \u00dcbersichten zu Geburtstagen und Jubil\u00e4en entstehen automatisch.<\/p>\n Mit unseren Nutzerrechten bestimmst du genau, wer welche Unterlagen sieht. In unserem Dokumentenmanagement speicherst du unbegrenzt Dokumente in deiner eigenen Ordnerstruktur, teilst sie gezielt und erstellst neue Dokumente aus Templates. Mitarbeitende rufen eigene Dokumente per App ab und pflegen ihre pers\u00f6nlichen Daten selbst.<\/p>\n Die Personalakte ist mit unserem Vertragsmanagement<\/a>, den Abwesenheiten und den HR-Workflows verbunden. \u00dcber unsere Schnittstellen<\/a> flie\u00dfen \u00c4nderungen an die Lohnabrechnung, zum Beispiel an DATEV<\/a>. Alle Daten speichern wir DSGVO-konform und ISO-27001-zertifiziert innerhalb der EU.<\/p>\nWarum solltest du die digitale Personalakte einf\u00fchren?<\/h2>\n
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Schritt 1: Bestandsaufnahme der bestehenden Akten<\/h2>\n
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Schritt 2: Anforderungen und Rollen festlegen<\/h2>\n
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Schritt 3: Eine einheitliche Aktenstruktur festlegen<\/h2>\n
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Schritt 4: Die passende Software ausw\u00e4hlen<\/h2>\n
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Schritt 5: Bestehende Unterlagen digitalisieren<\/h2>\n
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Schritt 6: Team einbinden und mit der Arbeit starten<\/h2>\n
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Welche Fehler solltest du bei der Einf\u00fchrung vermeiden?<\/h2>\n
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Was gilt beim Datenschutz f\u00fcr die digitale Personalakte?<\/h2>\n
So f\u00fchrst du die digitale Personalakte mit HoorayHR ein<\/h2>\n