{"id":17051,"date":"2026-03-13T10:38:44","date_gmt":"2026-03-13T09:38:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/blog\/7-tipps-fuer-eine-dsgvo-konforme-personalverwaltung\/"},"modified":"2026-08-04T11:55:57","modified_gmt":"2026-08-04T09:55:57","slug":"7-tipps-fuer-eine-dsgvo-konforme-personalverwaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/blog\/7-tipps-fuer-eine-dsgvo-konforme-personalverwaltung\/","title":{"rendered":"7 Tipps f\u00fcr eine DSGVO-konforme Personalverwaltung"},"content":{"rendered":"

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich daf\u00fcr, ihre Personalverwaltung AVG-konform einzurichten. Trotzdem sehen wir noch immer Unternehmen, die ihre Personalverwaltung in einzelnen Ordnern und Excel-Dokumenten f\u00fchren. Was wir ebenfalls h\u00e4ufig sehen: Personen haben versehentlich Zugriff auf Dokumente, auf die sie keinen Anspruch haben, weil die Nutzerrechte f\u00fcr das Verwalten und Einsehen von Daten nicht korrekt eingestellt sind.<\/span><\/p>\n

Ein Sicherheitsrisiko \u2013 und diese Arbeitsweisen entsprechen nicht der AVG-Gesetzgebung. Neben dem Schaden durch unsichere Datenspeicherung kannst du als KMU auch ein Bu\u00dfgeld riskieren. Die Autoriteit Persoonsgegevens, auch bekannt als AP, pr\u00fcft stichprobenartig die Datensicherheit innerhalb von KMUs. Um zu verhindern, dass Daten falsch gespeichert werden, kannst du den Schritt-f\u00fcr-Schritt-Plan zur AVG f\u00fcr UnternehmerInnen der Autoriteit Persoonsgegevens pr\u00fcfen. In diesem Blog geben wir dir einige Tipps, damit du deine Daten in Ordnung bringst.\u00a0<\/span><\/p>\n

AVG und HR \u2013 wie genau funktioniert das?<\/span><\/h2>\n

Wenn von der AVG, also der Datenschutz-Grundverordnung, die Rede ist, denken viele zuerst an den Umgang mit personenbezogenen Daten von KundInnen. Was oft vergessen wird: Unternehmen m\u00fcssen sich auch damit besch\u00e4ftigen, wie sie personenbezogene Daten von Mitarbeitenden erfassen und speichern. Ein gutes und sicheres HR-Tool, in dem die Personalverwaltung sicher gespeichert ist und nur Mitarbeitende mit entsprechenden Nutzerrechten Zugriff haben, ist daher absolut empfehlenswert.\u00a0<\/span><\/p>\n

Tipps, um die Sicherheit deiner Personalverwaltung zu verbessern<\/span><\/h2>\n

Wie bereits beschrieben, ist es innerhalb deiner Personalverwaltung notwendig und \u00e4u\u00dferst wichtig, die AVG-Gesetzgebung einzuhalten. Doch worauf solltest du konkret achten? Um die AVG-Vorgaben zu erf\u00fcllen, haben wir einige Punkte f\u00fcr dich zusammengestellt, die du f\u00fcr eine sichere Personalverwaltung ber\u00fccksichtigen solltest. Hinweis! Jede Organisation ist anders, daher k\u00f6nnen Prozesse leicht abweichen. Nimm die Tipps aufmerksam durch und \u00fcberlege, welche Auswirkungen sie auf deine eigene Organisation haben.<\/span><\/p>\n

F\u00fcr AVG-konforme HR-Software entscheiden? <\/span><\/div>\n

Tipp 1: Nutze Multifaktor-Authentifizierung und\/oder Passkeys<\/span><\/h3>\n

Two-Factor Authentication (2FA) ist eine Sicherheitsmethode, bei der du neben einem Passwort eine zweite Form der Verifizierung durchf\u00fchren musst, um Zugriff auf ein Account zu erhalten. Die Idee dahinter: Selbst wenn jemand dein Passwort kennt, verhindert der zus\u00e4tzliche Verifizierungsschritt den unbefugten Zugriff auf deine Daten. Erzwinge 2FA f\u00fcr Mitarbeitende, sofern das m\u00f6glich ist.<\/span><\/p>\n

Passkeys sind ein moderner Ersatz f\u00fcr Passw\u00f6rter und bieten eine sicherere sowie benutzerfreundlichere Alternative. Sie basieren auf kryptografischer Technologie und verhindern Phishing, Passwort-Wiederverwendung und schwache Passw\u00f6rter.<\/span><\/p>\n

Tipp 2: Automatisiere die Datenvernichtung<\/span><\/h3>\n

Laut AVG d\u00fcrfen personenbezogene Daten nicht l\u00e4nger als notwendig gespeichert werden. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten damit, veraltete Daten zu l\u00f6schen. Nutze HR-Software<\/a>, wie die von Hooray, die Daten nach einer bestimmten Aufbewahrungsfrist automatisch l\u00f6scht. Lege zum Beispiel fest, dass Daten ehemaliger Mitarbeitender nach zwei Jahren automatisch entfernt werden \u2013 es sei denn, es gibt rechtliche Gr\u00fcnde f\u00fcr eine l\u00e4ngere Aufbewahrung.<\/span><\/p>\n

Tipp 3: F\u00fchre regelm\u00e4\u00dfig Datensicherheitsaudits durch<\/span><\/h3>\n

Ein regelm\u00e4\u00dfiges Audit hilft dir, Risiken zu erkennen und Schwachstellen in deiner Datensicherheit zu verbessern. Zieh daf\u00fcr eine externe AVG-ExpertIn hinzu und lass deine gesamten HR-Prozesse \u00fcberpr\u00fcfen. Kombiniere das mit einer j\u00e4hrlichen Aktualisierung deiner HR-Richtlinien, um neue Entwicklungen zu ber\u00fccksichtigen.<\/span><\/p>\n

Tipp 4: Implementiere AI-Verantwortung<\/span><\/h3>\n

Heutzutage gibt es viele HR-Tools und andere Softwarel\u00f6sungen f\u00fcr Prozesse, die k\u00fcnstliche Intelligenz (AI) zur Datenanalyse einsetzen. Achte darauf, dass die AI-Systeme, die du nutzt, transparent und ethisch arbeiten. Dokumentiere, wie diese Systeme mit personenbezogenen Daten umgehen, und \u00fcberwache m\u00f6gliche Vorurteile Bias in AI-basierten Entscheidungen.<\/span><\/p>\n

Tipp 5: Organisiere ein Awareness-Training f\u00fcr deine Mitarbeitenden<\/span><\/h3>\n

In sichere Systeme zu investieren ist wichtig \u2013 noch wichtiger ist es, dass deine Mitarbeitenden dar\u00fcber Bescheid wissen. Das sicherste System bringt nichts, wenn Mitarbeitende die AVG-Vorgaben nicht kennen. Biete j\u00e4hrlich Schulungen zum Datenmanagement an und informiere deine Mitarbeitenden dar\u00fcber, was sie mit personenbezogenen und anderen sensiblen Daten tun d\u00fcrfen und was nicht. Nutze Praxisbeispiele und aktuelle Vorf\u00e4lle, um das Bewusstsein zu st\u00e4rken.<\/span><\/p>\n

Tipp 6: Verwalte den Zugang zu physischen Dokumenten<\/span><\/h3>\n

Auch wenn Digitalisierung der Standard ist, arbeiten manche Unternehmen weiterhin mit physischen Dokumenten. Sch\u00fctze Papierakten mit personenbezogenen Daten, indem du sie in abschlie\u00dfbaren Schr\u00e4nken aufbewahrst und den Zugang beschr\u00e4nkst. Erstelle au\u00dferdem eine Richtlinie zur Vernichtung alter physischer Dokumente.<\/span><\/p>\n

Tipp 7: Entscheide dich f\u00fcr ISO-zertifizierte Software<\/span><\/h3>\n

W\u00e4hle HR-Software, die relevante ISO-Normen wie ISO 27001 Informationssicherheit erf\u00fcllt. So stellst du sicher, dass die Plattform mit Datensicherheit als Priorit\u00e4t entwickelt wurde.<\/span><\/p>\n

Gehe sorgf\u00e4ltig mit deinen Daten um<\/span><\/h2>\n

Wir hoffen, dass dich diese Tipps inspirieren, deine Personalverwaltung und weitere Daten deiner Mitarbeitenden besser zu sch\u00fctzen. Setze am besten direkt einige Ma\u00dfnahmen um, zum Beispiel Multifaktor-Authentifizierung oder Passkeys, um deine Daten sicherer zu speichern.<\/span><\/p>\n

Brauchst du Unterst\u00fctzung beim sicheren Verwalten deiner Personalverwaltung? Wir denken gerne mit dir mit! Buche direkt eine pers\u00f6nliche Demo oder teste HoorayHR 14 Tage lang in einer kostenlosen Testversion.<\/span><\/p>\n

FAQ: DSGVO konforme Personalverwaltung<\/h2>\n

Was bedeutet DSGVO konforme Personalverwaltung konkret f\u00fcr Unternehmen?<\/h3>

DSGVO konforme Personalverwaltung<\/strong> bedeutet, dass alle Mitarbeiterdaten nur auf einer klaren Rechtsgrundlage erhoben, zweckgebunden gespeichert, vor unbefugtem Zugriff gesch\u00fctzt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gel\u00f6scht werden. F\u00fcr HR Verantwortliche hei\u00dft das: Zugriffsrechte klar regeln, \u00c4nderungen dokumentieren und sicherstellen, dass nur wirklich notwendige Daten verarbeitet werden.<\/p><\/div><\/div><\/div>

Welche Personaldaten d\u00fcrfen Unternehmen speichern und welche nicht?<\/h3>

Erlaubt sind Daten, die f\u00fcr das Arbeitsverh\u00e4ltnis direkt notwendig sind, also zum Beispiel Name, Adresse, Bankverbindung, Vertragsdaten, Arbeitszeiten und Qualifikationsnachweise. Besonders sensible Daten wie Gesundheitsinformationen, politische \u00dcberzeugungen oder Religionszugeh\u00f6rigkeit d\u00fcrfen nur in eng definierten Ausnahmef\u00e4llen verarbeitet werden. Grundsatz: So wenig Daten wie m\u00f6glich, so viele wie n\u00f6tig.<\/p><\/div><\/div><\/div>

Wie helfen rollenbasierte Zugriffsrechte beim Datenschutz?<\/h3>

Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen daf\u00fcr, dass nicht jede Person im Unternehmen alle Personaldaten<\/strong> einsehen kann. Die F\u00fchrungskraft sieht zum Beispiel nur die f\u00fcr ihre Mitarbeitenden relevanten Informationen, w\u00e4hrend sensible Vertragsdaten ausschlie\u00dflich f\u00fcr HR zug\u00e4nglich sind. Eine HR Software<\/strong> <\/a>wie HoorayHR<\/span><\/strong> bildet diese Berechtigungskonzepte direkt im System ab und protokolliert \u00c4nderungen automatisch.<\/p><\/div><\/div><\/div>

Was sind die h\u00e4ufigsten DSGVO Fehler in der Personalverwaltung?<\/h3>

Typische Fehler sind das Speichern von Daten ohne klare Rechtsgrundlage, fehlende oder unklare Aufbewahrungsfristen, zu breite Zugriffsrechte ohne Rollenkonzept, keine dokumentierten Prozesse bei Datenschutzvorf\u00e4llen und die Nutzung von Tools ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. Viele dieser Risiken lassen sich durch eine strukturierte digitale Personalakte<\/strong> in einer zertifizierten HR Software<\/strong> deutlich reduzieren.<\/p><\/div><\/div><\/div>

Wie unterst\u00fctzt HoorayHR bei der DSGVO konformen Personalverwaltung?<\/h3>

Die HR-Software von HoorayHR<\/a> speichert alle Personaldaten<\/strong> verschl\u00fcsselt in EU Rechenzentren, ist ISO 27001<\/strong>zertifiziert und bietet rollenbasierte Zugriffsrechte sowie automatische \u00c4nderungsprotokolle. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardm\u00e4\u00dfig Teil der Vereinbarung, sodass du als Unternehmen rechtssicher aufgestellt bist, ohne selbst aufwendige technische Ma\u00dfnahmen umsetzen zu m\u00fcssen.<\/p>\n

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