{"id":16932,"date":"2026-06-09T09:00:00","date_gmt":"2026-06-09T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/?p=16932"},"modified":"2026-11-11T22:10:46","modified_gmt":"2026-11-11T21:10:46","slug":"beste-urlaubsverwaltungssoftware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/blog\/beste-urlaubsverwaltungssoftware\/","title":{"rendered":"Beste Urlaubsverwaltungssoftware: Worauf KMU achten sollten"},"content":{"rendered":"<p>Drei Urlaubsantr\u00e4ge per E-Mail, eine Excel-Liste mit Resturlaub und eine Teamleitung, die nicht wei\u00df, wer im August \u00fcberhaupt da ist: So sieht Urlaubsplanung in vielen KMU noch aus. Die beste Urlaubsverwaltungssoftware f\u00fcr ein KMU berechnet Urlaubsanspr\u00fcche und Resturlaub automatisch, l\u00e4sst Mitarbeitende Urlaub per App beantragen und zeigt der Teamleitung in einem Kalender, wer wann fehlt. Am meisten Zeit sparst du, wenn die Urlaubsverwaltung Teil einer HR-Software mit <a href=\"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/abwesenheiten\/\">Abwesenheitsmanagement<\/a> ist, sodass Urlaub, Krankheit und Arbeitszeiten zusammenpassen. Hier liest du, welche Funktionen z\u00e4hlen, welche L\u00f6sungstypen es gibt und wie du f\u00fcr dein Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitenden die richtige Wahl triffst.<\/p>\n<h2>Was ist eine Urlaubsverwaltungssoftware?<\/h2>\n<p>Eine Urlaubsverwaltungssoftware ist ein System, mit dem Mitarbeitende Urlaub digital beantragen, die Teamleitung Antr\u00e4ge genehmigt und HR alle Anspr\u00fcche und Salden zentral verwaltet. Statt Formularen, E-Mails und Tabellen gibt es einen festen Ablauf: Antrag, Pr\u00fcfung, Genehmigung und automatische Aktualisierung des Urlaubskontos. Gute L\u00f6sungen verwalten neben dem Erholungsurlaub auch andere Abwesenheiten wie Sonderurlaub, Elternzeit oder eine Krankmeldung.<\/p>\n<h2>Woran erkennst du eine gute Urlaubsverwaltungssoftware?<\/h2>\n<p>Eine gute Urlaubsverwaltungssoftware erkennst du daran, dass sie Rechenarbeit und R\u00fcckfragen wegnimmt, statt neue zu schaffen. Diese Funktionen solltest du beim Vergleich pr\u00fcfen:<\/p>\n<\/p>\n<ul class='-checklist -compact '>\n<li>Urlaubsantr\u00e4ge per App oder im Browser, mit Genehmigung durch die Teamleitung per Klick<\/li>\n<li>Automatische <a href=\"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/hr-lexikon\/berechnung-von-urlaubstagen\/\">Berechnung von Urlaubstagen<\/a>, auch bei Ein- und Austritt im laufenden Jahr<\/li>\n<li>Aktueller Resturlaub f\u00fcr Mitarbeitende, Teamleitung und HR<\/li>\n<li>Feiertage je Bundesland, die automatisch ber\u00fccksichtigt werden<\/li>\n<li>Eigene Abwesenheitsarten wie Sonderurlaub, Elternzeit oder Fortbildung<\/li>\n<li>Ein Team- oder Urlaubskalender, der \u00dcberschneidungen sichtbar macht<\/li>\n<li>Reports zu Urlaub und Fehlzeiten pro Team oder Zeitraum<\/li>\n<li>DSGVO-konforme Speicherung und klare Zugriffsrechte<\/li>\n<\/ul class='-checklist -compact '>\n<p>\n<h3>Urlaubsanspr\u00fcche korrekt berechnen<\/h3>\n<p>Die Berechnung von Urlaubsanspr\u00fcchen ist der Teil, an dem Excel am h\u00e4ufigsten scheitert. Teilzeitkr\u00e4fte, unterj\u00e4hrige Ein- und Austritte und \u00fcbertragener Resturlaub machen jede Tabelle fehleranf\u00e4llig. Wie der <a href=\"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/hr-lexikon\/urlaubsanspruch-bei-teilzeit\/\">Urlaubsanspruch bei Teilzeit<\/a> funktioniert, erkl\u00e4ren wir in einem eigenen Artikel. Die genauen gesetzlichen Regelungen findest du beim Bundesministerium f\u00fcr Arbeit und Soziales (BMAS).<\/p>\n<h3>\u00dcbersicht f\u00fcr die Teamleitung<\/h3>\n<p>Ein gemeinsamer Kalender verhindert, dass das halbe Team gleichzeitig Urlaub hat. Die Teamleitung sieht beim Genehmigen direkt, wer im gew\u00fcnschten Zeitraum schon fehlt. Wie du einen <a href=\"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/blog\/urlaubskalender-fuer-mitarbeiter\/\">Urlaubskalender f\u00fcr Mitarbeitende<\/a> aufbaust, zeigt unser Beitrag dazu.<\/p>\n<p><!-- afbeelding nodig: Screenshot Urlaubsantrag und Teamkalender in der HoorayHR-App | alt: Urlaubsverwaltungssoftware HoorayHR mit Urlaubsantrag per App und Teamkalender --><\/p>\n<h2>Welche Arten von Urlaubsverwaltungssoftware gibt es?<\/h2>\n<p>Es gibt drei Arten von Urlaubsverwaltungssoftware: HR-Software mit integriertem Abwesenheitsmanagement, reine Urlaubsplaner und Urlaubsmodule in Zeiterfassungs- oder Schichtplanungstools. Welche Art die beste ist, h\u00e4ngt davon ab, wie viele andere HR-Aufgaben du digital erledigen willst.<\/p>\n<p>Bekannte Anbieter von HR-Software im deutschsprachigen Markt sind etwa Personio, Factorial, HRworks und HoorayHR. Funktionsumfang, Pakete und Preise \u00e4ndern sich regelm\u00e4\u00dfig: Vergleiche deshalb immer den aktuellen Stand direkt beim Anbieter.<\/p>\n<p><strong>Urlaubsverwaltungssoftware im Vergleich: drei L\u00f6sungstypen<\/strong><\/p>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Typ<\/th>\n<th>Passt zu<\/th>\n<th>St\u00e4rke<\/th>\n<th>Worauf du achten solltest<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>HR-Software mit Abwesenheitsmanagement<\/td>\n<td>KMU, die HR zentral organisieren wollen<\/td>\n<td>Urlaub, Krankheit, Personalakte und Zeiterfassung in einem System<\/td>\n<td>Ob die Bedienung f\u00fcr alle Mitarbeitenden einfach genug ist<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Reiner Urlaubsplaner<\/td>\n<td>Kleine Teams mit einfachen Regeln<\/td>\n<td>Schnell eingerichtet<\/td>\n<td>Krankheit und Mitarbeiterdaten liegen weiter in anderen Systemen<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Urlaubsmodul in Zeiterfassung oder Schichtplanung<\/td>\n<td>Betriebe mit Schicht- und Einsatzplanung<\/td>\n<td>Urlaub direkt im Dienstplan sichtbar<\/td>\n<td>Wie gut Anspr\u00fcche und Abwesenheitsarten abgebildet sind<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<div class=\"cta -small  background-blue-light\"><span class=\"cta__text\">Schluss mit Urlaubslisten in Excel?<span class=\"cta__description\">Erstelle einen kostenlosen Testaccount und lege die Urlaubskonten deines Teams an.<\/span><\/span><a class=\"button -primary -small\" href=\"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/anmelden\/\">Kostenlos testen<\/a><\/div>\n<h2>Was sind die Vor- und Nachteile einer Urlaubsverwaltungssoftware?<\/h2>\n<p>Eine Urlaubsverwaltungssoftware spart HR und Teamleitung vor allem Rechenarbeit und Abstimmung, setzt aber saubere Ausgangsdaten voraus.<\/p>\n<h3>Vorteile einer Urlaubsverwaltungssoftware<\/h3>\n<\/p>\n<ul class='-checklist -compact '>\n<li>Urlaubskonten und Resturlaub sind immer aktuell, ohne Nachrechnen<\/li>\n<li>Antr\u00e4ge und Genehmigungen sind dokumentiert und nachvollziehbar<\/li>\n<li>Mitarbeitende sehen ihr Guthaben selbst, HR beantwortet weniger Fragen<\/li>\n<li>Die Teamleitung erkennt Engp\u00e4sse, bevor sie entstehen<\/li>\n<\/ul class='-checklist -compact '>\n<p>\n<h3>Nachteile einer Urlaubsverwaltungssoftware<\/h3>\n<\/p>\n<ul class='-checklist -compact '>\n<li>Bestehende Urlaubskonten m\u00fcssen zu Beginn einmal sauber \u00fcbernommen werden<\/li>\n<li>Sonderregeln aus Arbeitsvertr\u00e4gen m\u00fcssen richtig eingerichtet sein<\/li>\n<li>Ein reiner Urlaubsplaner ohne Verbindung zu anderen HR-Daten schafft doppelte Pflege<\/li>\n<\/ul class='-checklist -compact '>\n<p>\n<h2>So w\u00e4hlst du die beste Urlaubsverwaltungssoftware aus<\/h2>\n<p>Die beste Urlaubsverwaltungssoftware w\u00e4hlst du, indem du deine Urlaubsregeln und Abl\u00e4ufe vorab festh\u00e4ltst und die Kandidaten damit im Alltag testest.<\/p>\n<\/p>\n<ul class='-checklist -compact '>\n<li>Schritt 1: Sammle alle Urlaubsregeln, die bei dir gelten, auch Sonderurlaub und vertraglichen Zusatzurlaub<\/li>\n<li>Schritt 2: Lege fest, wer Urlaub genehmigt und wer im Vertretungsfall entscheidet<\/li>\n<li>Schritt 3: Pr\u00fcfe, ob Krankmeldungen und Arbeitszeiten im selben System laufen sollen<\/li>\n<li>Schritt 4: Teste den Urlaubsantrag aus Sicht von Mitarbeitenden und Teamleitung<\/li>\n<li>Schritt 5: \u00dcbernimm die aktuellen Urlaubskonten und vergleiche sie einmal mit deiner alten Liste<\/li>\n<\/ul class='-checklist -compact '>\n<p>\n<p>Ein Beispiel: Eine Agentur mit 25 Mitarbeitenden, darunter sechs in Teilzeit und zwei Neuzug\u00e4nge im Mai. In Excel rechnet HR jeden Anspruch einzeln aus und gleicht ihn mit den Antr\u00e4gen aus dem Postfach ab. In einer Urlaubsverwaltungssoftware tr\u00e4gt HR Vertragsbeginn und Arbeitstage einmal ein, und das System berechnet den anteiligen Anspruch selbst. Stellt eine Kollegin einen Antrag, sieht sie sofort ihren neuen Resturlaub, und die Teamleitung erkennt im Kalender, ob sich der Urlaub mit anderen \u00fcberschneidet.<\/p>\n<h2>Urlaubsverwaltung mit HoorayHR: einfach f\u00fcr Mitarbeitende und HR<\/h2>\n<p>HoorayHR ist eine All-in-One HR-Software f\u00fcr KMU, mit der du Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten an einem Ort verwaltest. Mitarbeitende beantragen Urlaub per App oder im Browser und sehen sofort ihren Resturlaub. Die Teamleitung genehmigt mit einem Klick, und jede Anfrage wird automatisch dokumentiert.<\/p>\n<p>Den Urlaubsanspruch berechnen wir automatisch, auch bei Ein- und Austritt im laufenden Jahr, und Feiertage je Bundesland rechnen wir direkt mit ein. Abwesenheiten synchronisieren wir mit Google Calendar oder Outlook, und in den Reports siehst du Urlaub und Fehlzeiten pro Team. Weil die Urlaubsverwaltung mit unserer <a href=\"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/zeiterfassung\/\">Zeiterfassung<\/a> und der digitalen Personalakte verbunden ist, pflegst du Mitarbeiterdaten nur einmal.<\/p>\n<div class=\"cta -small  background-blue\"><span class=\"cta__text\">Willst du sehen, wie Urlaubsverwaltung in HoorayHR l\u00e4uft?<span class=\"cta__description\">Finde in 30 Minuten heraus, ob unsere Urlaubsverwaltung zu deinem Team passt.<\/span><\/span><a class=\"button -primary -small\" href=\"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/demo-buchen\/\">Demo buchen<\/a><\/div>\n<p>Eine Urlaubsverwaltungssoftware lohnt sich nicht erst bei gro\u00dfen Teams. Sobald Urlaubsantr\u00e4ge \u00fcber mehrere Postf\u00e4cher laufen und jemand Salden nachrechnet, gewinnst du mit einer digitalen L\u00f6sung Zeit und \u00dcbersicht. Wenn du auch Krankmeldungen und Fehlzeiten vergleichen willst, lies unseren Vergleich zur <a href=\"https:\/\/www.hoorayhr.io\/de\/blog\/beste-fehlzeitenmanagement-software\/\">Fehlzeitenmanagement Software<\/a>.<\/p>\n<div itemscope itemtype=\"https:\/\/schema.org\/FAQPage\"><div itemscope itemprop=\"mainEntity\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/Question\"><h3 itemprop=\"name\">Was ist die beste Urlaubsverwaltungssoftware f\u00fcr KMU?<\/h3><div itemscope itemprop=\"acceptedAnswer\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/Answer\"><div itemprop=\"text\"><p>F\u00fcr die meisten KMU ist eine Urlaubsverwaltungssoftware am besten, die Teil einer HR-Software mit Abwesenheitsmanagement ist. Dann passen Urlaub, Krankheit und Arbeitszeiten zusammen, und du pflegst Mitarbeiterdaten nur einmal. Entscheidend sind eine einfache App, automatische Berechnung der Anspr\u00fcche und ein Teamkalender.<\/p><\/div><\/div><\/div><div itemscope itemprop=\"mainEntity\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/Question\"><h3 itemprop=\"name\">K\u00f6nnen Mitarbeitende Urlaub per Smartphone beantragen?<\/h3><div itemscope itemprop=\"acceptedAnswer\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/Answer\"><div itemprop=\"text\"><p>Ja, mit einer Urlaubsverwaltungssoftware beantragen Mitarbeitende Urlaub per App, sehen den Status ihres Antrags und ihren Resturlaub. Die Teamleitung genehmigt den Antrag ebenfalls mobil.<\/p><\/div><\/div><\/div><div itemscope itemprop=\"mainEntity\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/Question\"><h3 itemprop=\"name\">Berechnet eine Urlaubsverwaltungssoftware den Urlaubsanspruch automatisch?<\/h3><div itemscope itemprop=\"acceptedAnswer\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/Answer\"><div itemprop=\"text\"><p>Gute L\u00f6sungen berechnen den Urlaubsanspruch automatisch auf Basis von Vertragsdaten, Arbeitstagen und Eintrittsdatum. Pr\u00fcfe beim Vergleich, wie Teilzeit, unterj\u00e4hrige Ein- und Austritte und \u00fcbertragener Resturlaub abgebildet werden.<\/p><\/div><\/div><\/div><div itemscope itemprop=\"mainEntity\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/Question\"><h3 itemprop=\"name\">Ersetzt eine Urlaubsverwaltungssoftware die Excel-Liste?<\/h3><div itemscope itemprop=\"acceptedAnswer\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/Answer\"><div itemprop=\"text\"><p>Ja, eine Urlaubsverwaltungssoftware ersetzt die Excel-Liste vollst\u00e4ndig. Anders als eine Tabelle zeigt sie immer den aktuellen Stand, dokumentiert jede Genehmigung und regelt, wer welche Daten sehen darf.<\/p><\/div><\/div><\/div><div itemscope itemprop=\"mainEntity\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/Question\"><h3 itemprop=\"name\">Was kostet eine Urlaubsverwaltungssoftware?<\/h3><div itemscope itemprop=\"acceptedAnswer\" itemtype=\"https:\/\/schema.org\/Answer\"><div itemprop=\"text\"><p>Die meisten Anbieter rechnen pro Mitarbeitenden und Monat ab, oft als Teil eines gr\u00f6\u00dferen HR-Pakets. Rechne neben der Lizenz auch die Einrichtung mit ein.<br>\n<\/p><\/div><\/div><\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Drei Urlaubsantr\u00e4ge per E-Mail, eine Excel-Liste mit Resturlaub und eine Teamleitung, die nicht wei\u00df, wer im August \u00fcberhaupt da ist: So sieht Urlaubsplanung in vielen KMU noch aus. 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