Eine Reisekostenabrechnung ist die Aufstellung aller Kosten, die Besch\u00e4ftigten auf einer Dienstreise entstehen, damit der Arbeitgeber sie erstatten kann. Dazu geh\u00f6ren Fahrtkosten, \u00dcbernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. F\u00fcr jede Position braucht es Belege oder eine Pauschale. Eine saubere Reisekostenabrechnung sorgt daf\u00fcr, dass Mitarbeitende ihr Geld schnell zur\u00fcckbekommen und das Unternehmen die Kosten korrekt als Betriebsausgaben verbucht.<\/p>\n
Die Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, in dem Mitarbeitende alle beruflich veranlassten Ausgaben einer Gesch\u00e4ftsreise auflisten und mit Belegen nachweisen. Sie ist die Grundlage f\u00fcr die Erstattung durch den Arbeitgeber. Gleichzeitig dient die Abrechnung der Buchhaltung als Nachweis gegen\u00fcber dem Finanzamt.<\/p>\n
Reisekosten entstehen immer dann, wenn Besch\u00e4ftigte au\u00dferhalb ihrer ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte arbeiten. Das Steuerrecht spricht dabei von einer Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit. Typische Beispiele sind ein Kundentermin in einer anderen Stadt, eine Messe oder eine Schulung. Mehr zur Definition liest du in unserem Artikel zur Dienstreise<\/a>.<\/p>\n F\u00fcr HR und Buchhaltung ist die Reisekostenabrechnung Teil der Spesenabrechnung<\/a>. Je mehr Dienstreisen und Reisen dein Team macht, desto wichtiger ist ein klarer Prozess f\u00fcr die Erfassung und Erstattung der Reisekosten.<\/p>\n In die Reisekostenabrechnung geh\u00f6ren vier Kostenarten: Fahrtkosten, \u00dcbernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Alle vier m\u00fcssen beruflich veranlasst sein. Private Ausgaben w\u00e4hrend der Reise, etwa f\u00fcr einen Museumsbesuch am Abend, geh\u00f6ren nicht hinein.<\/p>\n<\/p>\n \n Fahrtkosten erstattet der Arbeitgeber in tats\u00e4chlicher H\u00f6he, wenn Besch\u00e4ftigte Bahn, Flugzeug oder Taxi nutzen. Daf\u00fcr reicht das Ticket oder die Quittung als Beleg. Fahren Mitarbeitende mit dem privaten Pkw, k\u00f6nnen sie stattdessen die Kilometerpauschale ansetzen. Die Kilometerpauschale gilt f\u00fcr jedes private Fahrzeug, das beruflich genutzt wird. Dabei multiplizierst du die gefahrenen Kilometer mit dem geltenden Kilometersatz pro Kilometer.<\/p>\n Wichtig ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Arbeitsweg. Die t\u00e4gliche Fahrt von der Wohnung zur ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte ist keine Dienstreise und geh\u00f6rt nicht in die Reisekostenabrechnung. F\u00fcr diese Fahrten gilt die Entfernungspauschale, die Besch\u00e4ftigte in der eigenen Steuererkl\u00e4rung angeben. Mehr dazu liest du im Beitrag zu den Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsst\u00e4tte<\/a>.<\/p>\n Nutzen Besch\u00e4ftigte einen Firmenwagen, entf\u00e4llt die Kilometerpauschale. Die Kosten f\u00fcr das Fahrzeug tr\u00e4gt dann ohnehin das Unternehmen. F\u00fcr eine genaue Abrechnung hilft ein Fahrtenbuch, in dem Datum, Ziel, Zweck und die gefahrenen Kilometer stehen.<\/p>\n \u00dcbernachtungskosten erstattet der Arbeitgeber in der Regel nach Beleg, also gegen die Hotelrechnung. Enth\u00e4lt die Rechnung ein Fr\u00fchst\u00fcck, muss das Fr\u00fchst\u00fcck getrennt ausgewiesen werden, weil es nicht zu den \u00dcbernachtungskosten z\u00e4hlt. Viele Unternehmen legen intern fest, bis zu welchem Betrag sie Hotels erstatten.<\/p>\n Ohne Beleg ist auch eine \u00dcbernachtungspauschale m\u00f6glich, die der Arbeitgeber steuerfrei zahlen kann. Wie das funktioniert, erkl\u00e4ren wir im Artikel zur \u00dcbernachtungspauschale<\/a>.<\/p>\n Der Verpflegungsmehraufwand deckt die h\u00f6heren Kosten f\u00fcr Verpflegung w\u00e4hrend einer Dienstreise ab. Statt einzelne Restaurantrechnungen einzureichen, gelten feste Verpflegungspauschalen. Ihre H\u00f6he h\u00e4ngt davon ab, wie lange die Person unterwegs ist und ob die Reise im Inland oder im Ausland stattfindet.<\/p>\n Bekommen Besch\u00e4ftigte w\u00e4hrend der Reise Mahlzeiten gestellt, etwa ein Fr\u00fchst\u00fcck im Hotel oder ein Mittag oder Abendessen bei einem Kunden, werden die Pauschalen gek\u00fcrzt. F\u00fcr Reisen ins Ausland gelten eigene Auslandspauschalen je nach Land. Die aktuellen Pauschbetr\u00e4ge f\u00fcr Inland und Ausland ver\u00f6ffentlicht das Bundesfinanzministerium jedes Jahr. Einen \u00dcberblick findest du in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand<\/a>.<\/p>\n Reisenebenkosten sind alle weiteren Kosten, die direkt mit der Dienstreise zusammenh\u00e4ngen. Dazu z\u00e4hlen Parkgeb\u00fchren, Geb\u00fchren f\u00fcr Gep\u00e4ck, Maut, beruflich n\u00f6tige Internet- oder Telefonkosten und Trinkgelder in angemessener H\u00f6he. Auch f\u00fcr Reisenebenkosten brauchst du in der Regel einen Beleg. Bewirtest du Gesch\u00e4ftspartner unterwegs, gelten eigene Regeln, die wir im Artikel zum Bewirtungsbeleg<\/a> erkl\u00e4ren.<\/p>\n Eine Reisekostenabrechnung braucht Angaben zur Person, zur Reise und zu jeder einzelnen Ausgabe. Nur so kann die Buchhaltung die Kosten pr\u00fcfen und gegen\u00fcber dem Finanzamt nachweisen. Fehlen Pflichtangaben, gibt es R\u00fcckfragen und die Erstattung verz\u00f6gert sich.<\/p>\n Diese Pflichtangaben geh\u00f6ren in jede Reisekostenabrechnung:<\/p>\n<\/p>\n \n Bewahre die Belege auf, auch wenn sie digital vorliegen. Die genauen und aktuellen Aufbewahrungsfristen findest du beim Bundesfinanzministerium.<\/p>\n Eine Reisekostenabrechnung erstellst du in f\u00fcnf Schritten: Daten der Reise erfassen, Belege sammeln, Pauschalen berechnen, alles zusammenrechnen und zur Freigabe einreichen. Mit einer guten Vorlage oder einer App dauert das wenige Minuten.<\/p>\n<\/p>\n \n Eine Mitarbeiterin aus dem Vertrieb f\u00e4hrt mit dem eigenen Auto von K\u00f6ln zu einem Kunden in Frankfurt. Sie ist von 7 bis 19 Uhr unterwegs und f\u00e4hrt insgesamt 380 Kilometer. Unterwegs zahlt sie 12 \u20ac Parkgeb\u00fchren. Der Kunde l\u00e4dt sie zum Mittagessen ein.<\/p>\n In ihre Reisekostenabrechnung tr\u00e4gt sie drei Positionen ein. Erstens die Fahrtkosten: 380 Kilometer mal Kilometersatz. Zweitens den Verpflegungsmehraufwand f\u00fcr eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden, gek\u00fcrzt um das gestellte Mittagessen. Drittens die 12 \u20ac Parkgeb\u00fchren als Reisenebenkosten, mit Beleg. Die aktuellen S\u00e4tze f\u00fcr Kilometerpauschale und Verpflegung nimmst du aus den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums.<\/p>\n Eine gute Vorlage f\u00fcr die Reisekostenabrechnung enth\u00e4lt feste Felder f\u00fcr alle Pflichtangaben und rechnet Pauschalen automatisch aus. So vergessen Mitarbeitende keine Angaben, und die Buchhaltung bekommt jede Abrechnung im gleichen Format. Viele KMU starten mit einer Excel-Vorlage.<\/p>\n Eine Vorlage in Excel funktioniert f\u00fcr wenige Reisen im Jahr. Bei vielen Dienstreisen st\u00f6\u00dft sie schnell an Grenzen. Belege liegen getrennt von der Tabelle, Pauschalen m\u00fcssen jedes Jahr angepasst werden und die Freigabe l\u00e4uft per E-Mail. Eine kostenlose Vorlage f\u00fcr die Reisekostenabrechnung<\/a> und eine Excel-Vorlage<\/a> findest du im HR-Lexikon.<\/p>\n Bei Dienstreisen ins Ausland gelten f\u00fcr die Reisekosten dieselben Grunds\u00e4tze wie im Inland, aber andere Pauschalen. F\u00fcr Verpflegungsmehraufwendungen und \u00dcbernachtung legt das Bundesfinanzministerium eigene S\u00e4tze pro Land fest, teilweise sogar f\u00fcr einzelne St\u00e4dte. Welcher Satz gilt, h\u00e4ngt davon ab, in welchem Land sich die reisende Person vor 24 Uhr zuletzt aufh\u00e4lt.<\/p>\n F\u00fcr Reisen mit mehreren L\u00e4ndern wird die Abrechnung deshalb schnell komplex. Ein Beispiel: Eine Gesch\u00e4ftsreise f\u00fchrt von M\u00fcnchen \u00fcber Wien nach Prag. F\u00fcr jeden Tag der Reise pr\u00fcfst du, welches Land f\u00fcr die Pauschale z\u00e4hlt. Achte au\u00dferdem auf Belege in fremder W\u00e4hrung. Halte in der Abrechnung fest, zu welchem Kurs du umgerechnet hast, und lege die Kreditkartenabrechnung als Nachweis bei.<\/p>\n Die L\u00e4nder-Pauschalen \u00e4ndern sich regelm\u00e4\u00dfig. Pr\u00fcfe vor jeder Gesch\u00e4ftsreise ins Ausland den aktuellen Stand der Auslandspauschalen beim Bundesfinanzministerium. So stimmt die Erstattung von Anfang an, und du ersparst dir Korrekturen in der Buchhaltung.<\/p>\n Der Arbeitgeber kann Reisekosten in der Regel steuerfrei erstatten, solange er sich an die steuerlichen H\u00f6chstbetr\u00e4ge h\u00e4lt. F\u00fcr Besch\u00e4ftigte f\u00e4llt auf diese Erstattung dann keine Lohnsteuer an. F\u00fcr das Unternehmen sind die Reisekosten Betriebsausgaben. Die Vorsteuer aus Rechnungen kann das Unternehmen unter bestimmten Bedingungen abziehen, wenn die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist.<\/p>\n Zahlt der Arbeitgeber mehr als die steuerlichen Pauschalen, ist der \u00fcbersteigende Betrag in der Regel steuerpflichtig. Erstattet er weniger oder gar nichts, k\u00f6nnen Besch\u00e4ftigte die Differenz als Werbungskosten in ihrer Steuererkl\u00e4rung angeben. Mehr zu steuerfreien Leistungen liest du im Artikel zu den steuerfreien Arbeitgeberzusch\u00fcssen<\/a>. Die genauen Regeln zum Reisekostenrecht findest du beim Bundesfinanzministerium.<\/p>\n Selbstst\u00e4ndige und Freiberufler erstellen ihre Reisekostenabrechnung f\u00fcr sich selbst. Sie setzen die Kosten direkt als Betriebsausgaben an und brauchen daf\u00fcr dieselben Belege und Angaben wie Angestellte. Die Pauschalen f\u00fcr Verpflegung und Kilometer gelten f\u00fcr sie in gleicher Weise.<\/p>\n Die meisten Fehler bei der Reisekostenabrechnung entstehen durch fehlende Belege und vergessene Angaben. Ein verlorener Taxibeleg oder eine fehlende Uhrzeit f\u00fchrt zu R\u00fcckfragen, und die Erstattung zieht sich \u00fcber Wochen. F\u00fcr Mitarbeitende ist das frustrierend, f\u00fcr die Buchhaltung aufwendig.<\/p>\n<\/p>\n \n Eine schriftliche Reisekostenrichtlinie hilft gegen viele dieser Fehler. Sie regelt, welche Verkehrsmittel erlaubt sind, welche Hotelkategorie erstattet wird und bis wann die Abrechnung eingereicht sein muss.<\/p>\n HoorayHR ist eine All-in-one-HR-Software f\u00fcr KMU, mit der Mitarbeitende Reisekosten und andere Spesen per App einreichen und du sie mit einem Klick freigibst. Belege scannen Besch\u00e4ftigte direkt unterwegs mit der mobilen App. So geht kein Beleg mehr verloren.<\/p>\n Reisekosten berechnen wir automatisch. Du legst fest, wer Abrechnungen einsehen und genehmigen darf, und beh\u00e4ltst \u00fcber die Monats\u00fcbersicht alle Ausgaben im Blick. \u00dcber unsere Schnittstellen<\/a>, zum Beispiel zu DATEV<\/a>, landen die Daten anschlie\u00dfend in der Buchhaltung, ohne dass jemand sie abtippen muss.<\/p>\nWelche Kosten geh\u00f6ren in die Reisekostenabrechnung?<\/h2>\n
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Fahrtkosten und Kilometerpauschale<\/h3>\n
\u00dcbernachtungskosten<\/h3>\n
Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschalen<\/h3>\n
Reisenebenkosten<\/h3>\n
Welche Pflichtangaben braucht eine Reisekostenabrechnung?<\/h2>\n
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Wie erstellst du eine Reisekostenabrechnung Schritt f\u00fcr Schritt?<\/h2>\n
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Beispiel: Reisekostenabrechnung f\u00fcr eine eint\u00e4gige Dienstreise<\/h3>\n
Was geh\u00f6rt in eine Vorlage f\u00fcr die Reisekostenabrechnung?<\/h2>\n
Was ist bei Dienstreisen ins Ausland anders?<\/h2>\n
Wie ist die Reisekostenabrechnung steuerlich geregelt?<\/h2>\n
Was gilt f\u00fcr Selbstst\u00e4ndige und Freiberufler?<\/h3>\n
Welche Fehler passieren bei der Reisekostenabrechnung in der Praxis?<\/h2>\n
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So funktioniert die Reisekostenabrechnung mit HoorayHR<\/h2>\n